信息技术在档案管理中的应用 赵赟

信息技术在档案管理中的应用赵赟

发表时间：2018-05-10T10:51:54.260Z 来源：《电力设备》2017年第36期作者：赵赟[导读] 摘要：在这个信息技术不断优化的时代，我们的生活、工作、学习很多方面都和信息技术息息相关，密不可分。

（国网江苏省电力有限公司扬州供电分公司江苏扬州 225009）

摘要：在这个信息技术不断优化的时代，我们的生活、工作、学习很多方面都和信息技术息息相关，密不可分。人们的生活方式、行为习惯和思想层面都相应的有很大的变化，信息技术已经潜移默化的融入到我们生活的方方面面。鉴于此，本文就信息技术在档案管理中的应用展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：档案管理；信息技术；应用研究

1、企业档案管理信息化的内容

1.1、规范档案管理工作标准、推进档案数字化

现在企业档案管理应用信息技术的主要现状是信息技术软件多，而且复杂，造成档案管理混乱局面，同时企业档案管理工作缺少规范化进程，这些原因都已经影响了信息技术整体水平的发挥。档案管理在使用信息技术以后，这对于企业管理工作来说是一次质的飞跃，我们不仅仅使用计算机来代替工作，更主要是对整个企业管理都应用信息技术，在每一个工作的环节都采用数字化改变，这也是为规范企业档案管理的工作标准，加强企业档案管理数字化的建设，为企业工作的发展提供帮助。

1.2、企业档案管理信息化可以提高整体的系统工作水平

企业档案管理应用信息技术不是单纯是应用在某一环节或者在工作中运用某一个软件，而是要上升到整个档案管理的系统，全方位无死角的来使用信息技术，通过网络的铺垫，发挥出整体的信息化给档案管理带来的优势，提高整个系统的综合能力。一个系统的整体就要保证任何环节都不出错，一点小小的失误可能会造成整体的失败，因此要时刻关注小问题的出现，及时处理，避免造成阻碍，影响到整个信息化的系统。

1.3、对数据进行整理，保证数据的真实性

自从信息技术在档案管理中应用以后，管理工作已经从最开的处理文件到数字管理来过渡，要想完成这一阶段的过渡，就要对所有数据进行归类整理，建设数据库，保证数据的真实性，这也是企业档案管理工作的重点。我们要采用先进的信息技术和科学的方法来对企业档案管理进行规范，而这中间需要的很多的时间，不是着急的事情，需要循序渐进，同时还要有领导的重视，人员的配合，和工作协同关系，才能够系统的组建成数据库，一旦建成综合数据库，那么就可以通过网络来间接档案管理工作，大大提高了信息化工作效率。

2、档案信息化过程

2.1、基础环节

①档案管理信息化的基础就是档案信息的收集和整理。②将采集到的档案信息归纳分类，这是档案信息化的关键步骤，做好信息的分门别类，才能在录入计算机的时候省时省力。③要设置方便的查询功能，这是实现企业档案信息化最初动力，就是在有需要的时候能够快速地找到我们需要的档案信息。

2.2、多媒体技术的运用

多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。①建立档案的全文检索:我们经常用到的数据检索是基于题目的关键词检索，当把纸质版的档案进行信息转化后，应该建立能够搜索全文的数据库，这样我们在检索的时候更加便捷和准确。②建立影音信息的检索:在传统的企业档案中，有一部分档案资料是以视频或者音频文件为储存形式的，在传统的档案管理中要查阅这些资料还需要借助其他的设备来进行播放，而实现了档案管理的数字化建设就完全可以通过计算机来播放这些档案，解决了传统档案管理的一个问题。③建立档案信息的电子版:对于企业当中一些可以公开的档案，可以利用多媒体技术进行某一专题系列的编排，编制一些图文并茂的档案书籍或册子，供员工们浏览，还可以进行出版发行，传播的工具可以利用网络等媒介，发展和弘扬我们的档案管理规模和成效。

2.3、档案管理的信息存储技术

现代信息存储技术包括磁管理方式不多，造成档案管理质量差，对所需数据资料查找效率低，在使用效率方面也较低。目前，虽然一些企业运用能够归档的软件，在登记及查询方面给予帮助，但是真正能采用信息化管理功能，运用于档案工作的跟踪管理及档案分析的企业还较少。

3、计算机技术在档案信息管理中的应用

3.1、建设财务档案信息化

在互联网发展的大背景下，传统的会计档案终会被可以适应时代的计算机技术支持下的会计档案管理所代替，这就要求我们必须对财务会计档案进行创新和发展，要把计算机技术作为会计档案创新的目标中心，对档案资源和信息技术两方面的优势进行充分的发挥，从而使企业的会计档案管理效率及整体表现都进行一个全面的提高。所以，对企业会计工作中的信息资源要进行合理的整合，从根本上对不适应时代发展的会计档案处理方式进行改变，积极的使用使用计算机技术，从而有效推动现代企业档案信息管理模式的健康发展。腾讯公司的财务档案整合堪称是企业的典范，它的发展更多时候有着浓浓的传奇色彩，它通过“免费社交服务+有偿网络游戏”的商业运行模式，在很短时间内就确立了自己在网络游戏行业中的领头地位，作为我国国内最受推崇的网络游戏平台，腾讯公司仅在网络游戏方面，在2014年的收入就高达450亿元。

3.2、规范对档案数据库的建设和管理

在对档案信息建立了相应的档案数据库之后，对其进行规范的管理和建设是重点。当前，档案信息数据库的管理上还是存在漏洞和缺失，并因此导致某些档案的泄露。所以在现在的基础上，应该加强对档案的管理建立健全的管理规范。一方面，在原有管理机制的层次上，提高档案管理方面的安全机制，防止泄露，另一方面，在档案信息数据库数据不断扩大发展的情况下，通过建立新的档案管理软件和程序来扩大数据库的信息，让数据库随着时代的发展需要而发展。总之，通过加强对数据库的管理和开发来做好做好档案的规范化，标准化，发展化的建设。

3.3、通过成熟的计算机技术来加强对档案信息相关软件的研发工作

对于档案信息的管理离不开相关软件的应用，因此加大档案管理软件的研发力度是十分重要的。在当前已有的档案管理软件上，根据档案信息的发展以及计算机技术的成熟，通过对相关软件总体的结构和模块进行重新设计，编程以及调试和测试来编写，开发新的数据库软件和管理软件，并以此来开发出适合时代发展以及广大客户需求的档案管理程序和相关软件。通过相关的软件的开发来使日渐成熟的计算机管理技术应用在档案管理之中，来以此确保档案的管理和数据库内数据的有效和准确。

结束语

总之，随着我国科学技术的进步和发展，信息技术得到了大力的发展，应用信息技术，可以对档案文件进行规范、动态的管理，提高档案管理水平。但是，在实际的应用过程中，由于还存在认识不足、存储安全性不高、工作人员专业能力较低、归档管理欠规范等问题影响了档案管理的工作效率。因此，保障信息技术的有效运用，要多管齐下，采取有效的措施予以应对，促进单位档案管理工作的信息化水平。

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