如何做好新形势下办公室工作

如何做好新形势下办公室工作

孙浩江苏油田新闻中心

【摘要】本文探析在新形势下如何发挥办公室职能，做好办公室工作，主要策略有：加强全局意识，发挥智囊职能；利用团队优势，发挥协调职能；增强服务意识，提高服务保障；鼓励创新意识，提高工作效率等。

【关键词】办公室工作全局意识服务意识

随着科学技术的迅速发展，市场竞争日益激烈，在社会、经济各方面都处于一个转型时期。新形势对基础的办公室工作提出了新的要求与挑战。办公室工作是企业或机关工作的重要枢纽，没有这一枢纽的协调、服务与配合，那么各项工作便难以及时、高效地开展。因此，办公室工作是一个必不可少的工作协调站与加油站，那么如何在新形势下更加充分地发挥办公室工作的职能，有效地推动工作的进行？这就需要办公室工作人员，明确办公室工作的价值与意义，培养并加强自身的工作意识，促进办公室各种职能的发挥。

一、加强全局意识，发挥智囊职能办公室工作具有其事务性的层面，包括文稿写作、收文发文、上传下达以及迎来送往等工作，事务性工作偏繁琐、细小，但是这并不意味着做办公室工作只停留于这一层面。在一个企业或机关之中，各项工作的顺利完成离不开办公室的配合。办公室能否有效地做好配合工作，在很大程度上影响着工作的质量与效率。要做好办公室工作，要求办公室工作人员加强全局意识，发挥智囊智能。办公室工作要有全局意识，以工作中心为重点，为工

作大局服务。工作重点应放在能影响大局的事情上面，优先解决矛盾尖锐、关系重大的紧急事件。办公室工作应该着眼于全局，谋大局，抓重点，有主有次，条理清晰，才能将繁多的办公室工作做得有条不紊、高效快捷。办公室工作人员应发挥其智囊智能，想办法处理各种工作中的难题，及时解决各部门之间的矛盾冲突；应及时把握方针政策及上级精神，做到对上级要求、下级需求的准确了解。对于具体工作，一定要在调查的基础上认真地思考问题，充分做好各种工作准备，力求做到想在前面，想领导之所未想，才能在关键时候，为领导出谋划策，提出好建议好点子，提高服务的质量与水平。

在文案工作方面，要站在全局的角度谋篇构局，使重要文件既具有思想性与指导性，又详尽细致，方便操作，以达到以文辅政的目的。文案工作既要扎实，又要有亮点，这离不开实际工作的经验及文字材料的掌握，离不开平时办公室工作的文稿练习。文字工作在办公室工作中起到很重要的作用，很多时候有的事情想到了并不一定能做到，而适当的文字记录则能将我们要做的事情脉络进行梳理、总结、加工与提炼。

经常性的总结与提炼能够让我们的思路更加清晰，从而具有很强的指导性与实践性，有利于整体工作顺利有序地展开。办公室工作还要注意进行信息调研工作，拓宽信息的来源、增加信息渠道，并从中筛选出有效的信息，才能积累更多的信息储备，为各项工作提供信息支持。

二、利用团队优势，发挥协调职能办公室工作务必要立足全局，

充分发挥团队优势，发掘个人优势。

取长补短，做到分工协作，人尽其才。如何能使团队优势得到最大程度的发挥？这就需要发挥办公室的综合协调职能，对有关人员及时沟通。

做好团队的分工协作，协调各方面人员从容有序地展开各项工作。协调与沟通职能是新形势下办公室工作的重要职能之一。办公室要及时适应不断变化的新形势，充分发挥每个成员的优势力量，切实做好综合协调工作。

一是对于重点工作，一定要做好综合协调与统筹工作。办公室科员应建立相应的工作动态记录，并进行定期通报，尤其是重点工作，应及时建立报告机制，保证上下信息交流渠道的畅通。二是对于那些重大的活动，比如高层次人物的来访，一定要做好综合协调与接待工作。

做到认真筹划各项工作，认真考虑到每一个细节，精心组织接待流程。

对接待细节及接待人员要精细管理、严格执行，有效组织各种资源，协调各个方面的力量，出色地完成对重要人物的来访接待工作。三是对于突发事件，办公室务必要能够提供应急预案，及时进行应急管理。这就要求办公室事先要建立起应急管理的方案与机制，当突发事件来临之际，首先要稳住阵脚，沉着冷静地应对，按照应急预案的措施进行处理，确保在第一时间做出反应，及时上报并争取第一时间处理，如此才能更好地避免突发事件给工作带来的不利影响，保证现

场的安全、秩序，促进各项工作的稳定发展。

三、增强服务意识，提高服务保障办公室工作人员应对办公室工作有一个比较充分的认识，办公室就是为了大局而服务的，其工作的核心就是做好服务工作。办公室工作质量评定的一个重要标准是服务工作的质量及水平。所以，办公室工作人员要树立并加强服务意识，认真做好服务工作，并时刻做好提供优质服务的准备。办公室工作需要认真对待每一件事，不论是大事还是小事都应该认真办妥当。事情是有轻重缓急，有重点有层次，但一旦具体到每一件事，处理起来都应该认真对待。办公室工作的一个特殊性就是平时事务的繁杂，很可能连续很多天都在做一些看上去无关紧要的所谓小事，这种时候就应该抱着“办公室工作无小事”的态度，认真做好每一个细节。服务在大局，同时服务到细节，这是办公室工作所要保持的服务态度与服务精神。办公室工作系统要坚持服务理念，增强服务意识，通过服务方式的不断改进，提高服务的品质与水准。服务意识具体到个人，便要求工作人员在服务工作中努力做到：办公室的任务不能在我手中出现任何差错；上级交办的工作不能在我这里出现拖延与失误；出自我手中的文稿不能有大错误；文件的办理不能拖延，积压在我手中；我不能冷落每一个来办事的同志；注意个人行为及个人形象，不能对办公室形象有所损害，服务工作做到让领导、同事及来访人员都满意。

服务保障职能是办公室的重要职能之一。办公室要从根本上培养其工作人员的服务意识，切实提高服务的质量与水平，为各项工作的展开做好服务工作与各种防范准备，促进团队的和谐稳定发展，推动

各项工作的顺利开展。服务保障工作还要做到加强公文管理的工作，以提供相应的公文服务。做好办公室工作，要对公文进行规范管理，改进公文管理的程序，提升公文处理效率，提高公文质量水平；同时加强档案管理工作，不断提高现代化办公的条件与水平；完善后勤服务保障机制，严格按照规章制度办事，充分利用各种资源提供优质服务。

四、鼓励创新意识，提高工作效率办公室工作偏重于事务性，任务繁重、事情繁杂，具有一定的挑战性。特别是在新形势下，随着各种体制体系的创新，办公室工作面临着各种变化，在机遇增多的同时也面临着各种挑战。因此，这就要求做工作人员培养创新意识，以创新的思维面对问题，解决问题，迎接挑战。

五、结语全局意识、服务意识、创新意识是新形势下办公室工作人员所应具备的素质。办公室人员应自觉培养先进的工作意识与优秀的工作素质，充分利用团队优势，协调安排各种工作或活动，提高工作效率，提供高效优质的服务，推动企业或机关各项工作的有序进行与稳健发展。

参考文献：

周红梅．浅谈新形势下如何做好办公室工作［Ｊ］．经营学管理。

２０１１，（１８）．

赵月东．新形势下办公室工作刍议［Ｊ］．职业，２００９，（２４）．２２８经济论丛