办公平台信息管理办法

办公平台信息管理办法

1 目的

为保证公司办公平台的正常运行，发挥平台的信息传递与宣传作用，使公司信息管理更加规范化、科学化，特制定本办法。

2 职责

2.1 企业管理部

企管部做为《办公平台信息管理办法》的主控部门。负责信息管理平台上栏目的创建、用户的建立；负责检查机关各部室、各基层单位信息平台的使用情况，定期公布检查结果；负责发布公司综合信息及公司新闻；负责提供技术支持。

2．2 经理办公室

负责公司红头文件的发布工作,按时提供公司机关综合信息。

2．3 机关各部室

负责制定基层单位上报各项报表的样式和时间；负责将本部门工作中发生的公司新闻及相关信息及时报企管部汇总发布。

2．4 基层各单位

负责按公司相关要求及时组织报送相关信息和报表，及时更新本单位的工作动态与公告信息。

2．5 各部门、各基层单位信息员

机关各部室、各基层单位要指定专门信息管理员，负责本部门、本单位在办公平台上相关信息的录入与接收及各业务系统相关表格的上报。

3 工作程序

3．1 公司红头文件的发布程序

公司红头文件由经理办公室按照流程发布在信息平台的相关栏目上。各部门、各基层单位信息员接收到公司文件后，及时将文件分类保存到本地硬盘的相关文件夹中，并将文件传达给本部门、本单位的文件管理员，由文件管理员按照公司贯标要求做好文件的登记及传阅工作。

3．2 公司的综合信息和公司新闻的发布程序

3．2．1 公司综合信息的发布程序

公司信息管理员（设在企管部）根据公司动态及时更新“公司信息”栏目中的相关内容。

3．2．2 公司新闻的发布程序

宣传部、经理办公室、工程部、市场营销部为公司新闻的主要提供部门，宣传部负责提供公司动态、企业文化方面的新闻；工程部负责提供工程动态方面的新闻；市场部负责提供最新的中标信息；经理办负责提供公司综合信息以及集团公司等上级单位的新闻，要求以上四部门信息员每周将相关新闻报公司信息管

理员。其他部室信息员将本部门所负责业务工作中发生的重要新闻及时报公司信息管理员。公司信息管理员将各部门所报的新闻汇总后发布在“公司新闻”栏目中。

3．3 各部门通知通报的发布程序

各部门信息员将本部门的通知通报发布在“通知通报”栏目中，并及时维护所发通知通报。各部门、各基层单位信息员接收到通知通报后，及时保存到本地硬盘的相关文件夹中，并根据公司贯标要求及时传达给有关人员。

3．4 机关各部室、各基层单位日常信息的录入程序

机关各部室、各基层单位信息员及时将本部门、本单位的基本信息和工作动态发布在“部门信息”、“分公司信息”、“北京项目部信息”或“外埠项目部信息”栏目中的本部门、本单位相关内容中。

3．4．1机关各部室信息的录入

机关各部室要录入的信息为：部门基本信息（包括：部门的人员信息、部门的职能）、部门工作动态、部门公告板。工作动态中要求录入的内容为：本部门主控工作的进展情况；公告板中要求录入的内容为本部门业务范围内的公司政策、法律法规的通报和业务分析类材料等需要公司相关人员知晓的各种数据、文档、图片等信息。要求每周至少更新一次，基本信息做到随改变随更新。

3．4．2各基层单位信息的录入

各基层单位要录入的信息为：单位基本信息（包括：单位的人员信息、单位职能、工程概况）、单位工作动态、单位公告板。

要求工作动态每周至少更新一次，基本信息做到随改变随更新。

3.4.2.1基层单位工作动态中要录入的内容

工程概况、施工进度、阶段目标完成情况、生产经营情况、材料采购情况、设备租赁情况、施工现场可能出现危险因素及对各种危险因素所采取的措施、合同主要任务量和变更量、需要公司提供的技术支持。

3.4.2.2基层单位公告板中要录入的内容

①项目管理实施规划

②项目月报及采购信息

③施工生产过程中所发生的对生产经营工作有重大影响的事件

要求:各基层单位信息员根据以上要求每周汇总一次本单位各业务口的相关信息，并及时录入到信息平台上。

3．5 各基层单位上报各项报表程序

机关各部室根据业务流程制定各基层单位对口人员要上报的表格内容及报表时间。各基层单位工作人员根据本岗位所对应部室的要求将要上报的各项表格以电子版形式报给本单位信息员，信息员将报表及时以电子邮件形式报送相关部门。各部室将基层单位所报表格及时分类保存到本地硬盘，并根据业务流程处理。

4 使用规则及处罚措施

4．1 使用规则

机关全体职工、各基层单位信息员每天至少登陆办公平台一次，及时接收、处理相关信息。机关各部室、各基层单位信息员按照各项工作程序规定及时录入相关信息。公司员工有责任、有义务对所掌握的信息平台的用户名及密码进行保密，不得随意让公司以外人员登陆我公司办公平台，确保公司相关信息的保密性。

4．2 处罚措施

对于没有按照各项工作程序及使用规则中相关规定应用办公平台对工作造成损失的，直接追究相关责任人，酌情扣发当月绩效工资。

本办法自发布之日起实施，由企业管理部负责解释。

二00四年十月二十日