Office2010高级应用—样式、目录和邮件合并

Office高级应用—样式、目录和邮件合并

一、样式

我们日常运用Word工作时，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上，样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性，从而减少许多重复的操作，并且不需要重新设置文本格式，就可快速更新一个文档的设计，在短时间内排出高质量的文档。

1、样式的概念

所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说，样式是指一组已命名的格式组合，或者说，样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，每种样式都有唯一确定的名称。

如：我们在某个报告文档中，要设置所有说明

性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”

等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋

予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修

饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说

明样式”就可以了。

2、样式类型

样式根据应用对象不同，可分为段落样式、字

符样式、链接段落和字符样式、表格样式和列表样

式。

3、修改和创建样式

打开Word，在【开始】功能区的【样式】选项组

单击箭头按钮，调出“样式”窗口，如左图，

可以在左图窗口方便的修改和创建样式。

二、创建目录

1、目录的概念：

目录就是文档中各级标题以及页码的列表，通常放在文章之前。Word目录分为文档目录、图目录、表格目录等多种类型。

2、如何创建目录

首先编辑一个文档。如果你要建立自动目录很重要的一步也是很关键的一部就是设置格式。word是根据格式生成目录的（具体指各级标题）。

（1）首先在word的“开始”——“样式”。为文档的各种标题，应用标题样式。如下图。

（2）执行“引用”——“目录”——手动目录/ 自动目录

如插入手动目录，则需要手动输入每章节的标题，自动目录则可以自动添加目录（前提是你已经设置好标题等级和样式）。

注意：如果添加完目录之后，你又对文档进行了修改，则可以再修改完成之后，再点击上方功能菜单或直接选中整个目录，点击右键，在菜单中选中更新域-更新整个目录，如下图。

例：利用现有文档创建自动目录

（1）分别对本文档的内容设置相应的标题样式

（2）创建如下图所示的目录

目录样图

三、邮件合并

1、邮件合并的概念

什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。

具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单、信件、通知书等等。

这是一项非常实用且强大的功能。

2、操作步骤

具体说来，邮件合并就只有三步：

（1）第一步：准备模板：模板文件就是即将输出的界面模板，我们考察的是Word文档制作的界面模板。

（2）第二步：选择数据源：这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件。我们考察的是excel工作表。

（3）第三步：邮件合并：打开“邮件”选项卡，如下图。依次执行“开始邮件合并”、“选择收件人”、“插入合并域”、“完成并合并”四个步骤即可。

如果你没有创建模板文件，还要进行第一步“创建”。