毕业生档案转递说明

毕业生档案转递说明

1.毕业生档案转出的五种主要情况：

（1）升学读研。

对于升学读研的毕业生，要求其在7月1日前将所升入学校所开具的调档函原件交送至档案馆。未交调档函的考研学生，其档案一律留校不发。根据就业办的要求，调档函在交到档案馆之前要先到就业办进行登记盖章。

（2）参军。

此类毕业生往往需提前调档，学生应提前办理好成绩单、审核表、报到证等材料转交给档案馆归档，并持部队调档函原件及个人身份证至档案馆进行办理档案转出手续。

（3）就业（签订就业协议）。

学生所签单位是具有人事档案保管权限的县级以上党政军政府机构、事业单位、国有企业的，档案邮至该单位人事部门。如派遣单位对毕业生档案接收地址有特殊要求，则按派遣单位要求的档案接收地址邮寄。

工作单位不具有人事档案保管权限的，如民营、外资、合资、私人等性质的单位，档案应邮至工作单位所在地的人事局、人才中心等档案托管机构。对于工作单位在京、津、沪、广、深等不能办理落档手续的地区，其档案可以邮回生源地人事局等档案托管机构。

（4）未就业或已办理就业代理。

毕业生档案发至与该生派遣证名头一致的落档单位。

（5）置换协议。

可以按派遣证名头地址进行档案邮寄，也可以选择将档案在校保留一年。若选择档案留校，待留校期满时，必须及时凭新派遣证办理转档。对于超期仍不办理档案转递手续的，将收取相应保管费，且如果出现无法转档等情况后果由学生本人负责。

2. 毕业生档案的邮寄方式

按照国家相关规定，人事档案的转递一律以机要文件方式邮寄，不采用挂号信、快件，甚至本人自带的方式。

3. 毕业生档案转出后的查询

应届毕业生档案于当年7月中旬集中邮寄。档案寄出两个月后，学生可向落档单位查询是否已收到档案。如果档案未到，可到档案馆网站“毕业生档案”专栏中查询相关邮寄信息或致电校档案馆咨询。

邮局保存机要文件邮寄凭证期限为一年，学生务必抓紧查档，避免超期无法追踪档案下落。如因学生本人查档不及时造成档案丢失，后果由学生负责，学校不承担责任。

4. 档案邮寄信息的填写

（1）单位名称的填写要完整，不得使用简称。例如：

（2）单位名称与地址对应一致，填写规范。例如：

5. 其他需特别强调的情况

（1）大连市人力资源和社会保障局除本部外，还设有多个分区机构，如大连市甘井子区人力资源和社会保障局、大连市西岗区人力资源和社会保障局、大连市金州区人力资源和社会保障局委员会等，档案落在大连地区人社局的学生，要事先确认好其档案究竟应具体落在哪级单位，准确填写机构名称。

（2）各学院务必于6月25日前上交电子版邮寄信息统计表，档案邮寄信息登记要由学生本人亲自完成，学院上交电子表格后由档案馆打印出来返回学院交学生本人签字确认。对于因档案转递信息填写原因造成的退档、延期、遗失、私自拆封等情况，学生本人将承担由此产生的一切后果。

（3）表格样式。（以Excel表格形式报送至档案馆）

注：①班级内所有学生都要填写此表，包括延长学时、置换留校、公益岗位等档案不邮的学生。如档案不邮，则需将原因填写在备注栏内。

②联系电话要填写毕业后也能找到学生本人的电话号码，用于后期一旦档案邮寄出现问题联络所用。

（4）相同专业重名学生需额外再报一份统计表。