高效会议管理PPT
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•① 日期
•2020/8/1
2 会议召开时间
•② 时间
•2020/8/1
如果午餐时间开会？
2 会议召开地点
• 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
•对抗
•有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
高效会议管理PPT
2020年8月1日星期六
•2020/8/1
会议的意义
关键词：
我存在，故我开 会
•帮助群体沟通
•2020/8/1
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
•2020/8/1
会议效率不高的原因及预防性管理
•2020/8/1
1.会议召开频率
•头儿，我们每天开会， 许多实际工作都没时间做
•2020/8/1
5 参会者的技能
•参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退 ，将致使会议失败。
•2020/8/1
5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
•2020/8/1
5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
•2020/8/1
5 参会者的技能
主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
•借 口
• 当谈及一项为完成的 工作时，与会者会找借口 ，如“我忘了”、“这不是我 的责任”。
• 作为主持人，你可以 在这位与会者的同事们面 前提醒他，希望他以后完 成此项工作，或者将任务 转给其他人做。
•是啊，这样下去怎么 得了，得开个会研究一 下
•2020/8/1
1.会议召开频率
•① 固定的公司会议、部门会议
•2020/8/1
1.会议召开频率
•② 全体会议
•2020/8/1
1.会议召开频率
•③ 处理突发事件的会议
•2020/8/1
1.会议召开频率
•④ 一对一会议
•2020/8/1
2 会议召开时间
•2020/8/1
2 会议召开地点
•① 在办公室召开会议
•优点： •你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强 •缺点： 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
•2020/8/1
2 会议召开地点
•② 在会议室召开会议
•优点： •干扰相对较小 •缺点： 会务准备负担大
•2020/8/1
2 会议召开地点
•2020/8/1
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
•2020/8/1
Leabharlann Baidu
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会者
•2020/8/1
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
•③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
•2020/8/1
5 参会者的技能
④ 记录与总结
•2020/8/1
6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间， 降低会议效率；
•2020/8/1
6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
•2020/8/1
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题
•2020/8/1
•4 主持者的技 能② 对参会者的表情准确辨别
•2020/8/1
•4 主持者的技 能② 对参会者的表情准确辨别
•2020/8/1
③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
•2020/8/1
主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
• 如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
•主持人
•2020/8/1
•4 主持者的技 能 ① 责任
营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
•③ 在咖啡屋召开会议
•优点： •气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 •缺点： 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
•2020/8/1
2 会议召开地点
•座位安排的艺术
•2020/8/1
3 开会对象的选择
•2020/8/1
3 开会对象的选择
•哪些人必须来开会？
•2020/8/1
4 主持者的技能
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
•设伏
• 有的与会者会试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议 ，就休会。在极端的情况 下，你还可以将发难者逐 出会议。
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
• 若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
•严重混乱
• 与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。
•2020/8/1
2 会议召开时间
•② 时间
•2020/8/1
如果午餐时间开会？
2 会议召开地点
• 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
•对抗
•有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
高效会议管理PPT
2020年8月1日星期六
•2020/8/1
会议的意义
关键词：
我存在，故我开 会
•帮助群体沟通
•2020/8/1
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
•2020/8/1
会议效率不高的原因及预防性管理
•2020/8/1
1.会议召开频率
•头儿，我们每天开会， 许多实际工作都没时间做
•2020/8/1
5 参会者的技能
•参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退 ，将致使会议失败。
•2020/8/1
5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
•2020/8/1
5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
•2020/8/1
5 参会者的技能
主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
•借 口
• 当谈及一项为完成的 工作时，与会者会找借口 ，如“我忘了”、“这不是我 的责任”。
• 作为主持人，你可以 在这位与会者的同事们面 前提醒他，希望他以后完 成此项工作，或者将任务 转给其他人做。
•是啊，这样下去怎么 得了，得开个会研究一 下
•2020/8/1
1.会议召开频率
•① 固定的公司会议、部门会议
•2020/8/1
1.会议召开频率
•② 全体会议
•2020/8/1
1.会议召开频率
•③ 处理突发事件的会议
•2020/8/1
1.会议召开频率
•④ 一对一会议
•2020/8/1
2 会议召开时间
•2020/8/1
2 会议召开地点
•① 在办公室召开会议
•优点： •你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强 •缺点： 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
•2020/8/1
2 会议召开地点
•② 在会议室召开会议
•优点： •干扰相对较小 •缺点： 会务准备负担大
•2020/8/1
2 会议召开地点
•2020/8/1
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
•2020/8/1
Leabharlann Baidu
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会者
•2020/8/1
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
•③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
•2020/8/1
5 参会者的技能
④ 记录与总结
•2020/8/1
6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间， 降低会议效率；
•2020/8/1
6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
•2020/8/1
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题
•2020/8/1
•4 主持者的技 能② 对参会者的表情准确辨别
•2020/8/1
•4 主持者的技 能② 对参会者的表情准确辨别
•2020/8/1
③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
•2020/8/1
主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
• 如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
•主持人
•2020/8/1
•4 主持者的技 能 ① 责任
营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
•③ 在咖啡屋召开会议
•优点： •气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 •缺点： 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
•2020/8/1
2 会议召开地点
•座位安排的艺术
•2020/8/1
3 开会对象的选择
•2020/8/1
3 开会对象的选择
•哪些人必须来开会？
•2020/8/1
4 主持者的技能
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
•设伏
• 有的与会者会试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议 ，就休会。在极端的情况 下，你还可以将发难者逐 出会议。
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
• 若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
•2020/8/1
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
•严重混乱
• 与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。