行政事务业务知识培训材料

行政事务业务知识培训材料
一、办公室所处地位和作用
办公室是一个单位的综合办事机构，处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，是领导的参谋助手部门。

它对一个单位的政令畅通、运转有序以及工作效率和工作质量的提高，起着重要的作用。

办公室的作用：
（一）沟通协调作用
1、对领导者之间的沟通协调
在一些决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员对同一方案的意见不可能完全一致，办公室应很好地发挥中介作用，沟通信息，并尽可能地做好解释工作。

2、与上下左右部门的沟通协调
办公室所处的地位和工作性质，决定了其必须承担起沟通上下左右部门之间关系的重任。

（二）参谋助手作用
1、协助领导制定好工作计划，安排好工作布局；
2、协助领导制定决策；
3、在为领导提供和加工信息的同时，把好文件筛选、质量关。

（三）信息咨询作用
1、通过信息咨询，能够帮助领导及RYB内啮合齿轮泵时发现问题，并为这些问题的解决提供可以借鉴的参考方案；
2、通过信息沟通、情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领
导部署工作起启迪作用；
3、通过信息传递，使下情上达、上情下达，为密切干部员工关系起桥梁作用。

二、办公室人员的素质要求
办公室作为一个单位沟通四面八方的桥梁和纽带，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。

这样重要的位置和职责，决定了一个称职的办公室工作人员，应具备以下YHB轴头油泵素质：
（一）要有扎实的参与政务的理论水平
办公室工作人员每天都在领导身边工作，接触大量文件和各种复杂具体的政务工作，因此必须具备过硬的政治素质。

这就要求办公室工作人员要认真学习党的路线、方针、政策，学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，不断提高思想理论水平，打牢参与政务的理论基础。

（二）要有较高的语言文字技能
语言文字是沟道与协调的基本手段，准确、熟练的使用语言文字，才能增进人们的相互了解，保持人们思想、行动的协调一致。

办公室是一个单位负责内外沟通、协调的部门，它的一个主要职能就是文字综合。

撰写材料是秘书的基本职责，因而，有一定点火油泵的文字功底，是秘书人员必须具备的基本素质。

（三）要有高效的工作能力和认真的工作态度
办公室是个综合性很强的部门，平时工作头绪多、事务杂，这就要求办公室工作人员在工作中，能分清轻重缓急，办事讲究高效率，及时地办理各
种事务，做到每日事每日清，不能拖拖拉拉，更不能对重大事情麻木不仁、无动于衷。

办公室的工作虽然比较繁杂、琐碎，但办公室无小事，决不能有丝毫的懈怠和大意。

因此，办公室人员在工作中不仅要迅速及时，而是要努力做到事事认真，时时仔细，办事条NYP高粘度保温泵理化、程序化。

只有严谨细致，才能保证工作的准确无误，才能保证工作的质量。

细致认真、准确无误是办公室工作人员必须具备的工作态度，切忌马马虎虎，漫不经心。

（四）要有敏锐的信息意识
我国正处于改革、发展的新阶段，社会变化快，知识更新快，无论哪一级决策都不能单凭以往经验，必须借助新的数据、材料和知识。

办公室人员必须要注意研究和掌握领导需求的规律，及时捕捉信息并及时分析整理，有针对性地提供信息，当好领导的参谋和助手。

（五）要有强烈的保密意识
办公室人员是直接为领导同内环式高粘度泵志的工作服务的，其岗位的重要性和工作环境的特殊性，决定了他们接触单位秘密的机会多、早，如不能把好保密关，会影响全局工作。

因此，办公室人员必须具备强烈的保密意识，不该讲的不讲、不该看的不看、不该听的不听、不该问的不问。

（六）要有改革创新的意识
办公室人员要有前瞻的头脑，敏锐的嗅觉，顺应时代变化，了解国家的方针、政策，并根据本职工作的要求，强化改革创新的意识，提高创新能力，要努力做到三个转变，即思维方式的转变、思想观念的转变、行为模式的转变。

在转变中求创新NYP转子泵，在创新中求发展。

（七）要有很好的协调能力
办公室作为综合职能部门，与单位内部各部门之间关系密切，这就需要办公室人员具有掌握平衡，协调各部门之间关系以及人际关系的能力，营造一种和谐的人事环境。

说话办事能做到谦虚谨慎、平等待人、公道正派。

（八）要有勤奋好学的精神
办公室工作涉及面广，办公室人员必须具有较全面的知识和与工作特点相适应的多种能力，这就要不断学习、不断积累。

学习要立足于政治性、业务性、时代性和全面性，在学习中，要nyp内环式高粘度泵注意针对性与系统性相结合，理论联系实际。

要做到这一点，最主要的是一个“勤”字，平时要多听、多看、多记、多思、多实践。

不懂的业务要问，做好各种记录，并注意积累资料；上级和下级来的文件材料要看，掌握上下左右各方面的新情况；要勤思考、勤实践，着力提高认识问题、分析问题、解决问题的能力和水平，增强工作ZYB系列增压燃油泵的预见性和创造性。

（九）要有不计名利、吃苦耐劳的精神
办公室工作繁杂、辛苦而又默默无闻，有时可能还会受一些委屈。

因此，办公室人员必须要有较高的思想境界，具有不为名、不为利、埋头苦干、任劳任怨的精神，要有良好的心理素质和心理承受能力，自觉努力为领导和其他职能部门做好服务工作。

三、办公室主任和工作人员的职责
（一）办公室主任岗位职责：
1、主持本部门全面CYB稠油泵工作。

2、组织起草、审核各种文稿，审核拟发出的公文，把好文字关及政策
关。

3、协助领导协调各部门、各单位工作。

4、组织做好生产经营的调研，为领导决策提供参考材料。

5、为基层、部室做好上传下达等服务工作。

6、安排好公务接待、会议筹备等工作。

7、组织、参与年度（月度）工作总结、领导会议讲话、有关汇报材料等的撰写。

8、传递下级请示、报告，督查燃烧器油泵领导交办事项完成情况。

9、负责公务车及驾驶员的管理。

10、维护本单位正常办公秩序。

（二）内勤秘书岗位职责：
1、负责公司、上级部门文件的收发及传阅工作。

2、登记、归档各种文件、材料。

3、来电来函的上传下达。

4、协助主任做好公务用车管理工作。

5、负责会务及来人接待工作。

6、做好印章的使用和保管。

7、做好办公室办公设备渣油泵ZYB-7.5/2.0的使用维护和管理工作。

8、健全收发台帐，负责信件、报刊的订阅与收发以及外发的公文、公务信件的邮寄工作。

9、负责公司文件材料的打印，发文的登记、移交、归档工作。

10、完成领导交办的其他工作。

（三）文字秘书岗位职责
1、负责本单位生产经营总结报告、综合性文稿或其他文字材料的起草工作。

2、协助主任审核文件，保夹套保温泵证发文质量。

3、深入基层单位，开展调研工作，收集生产经营相关材料，并向领导反馈。

4、大型会议的会务筹备工作（签到、记录、纪要、决议反馈等）。

5、负责信访件登记、送签、办理情况督查等工作，协助办公室主任督查会议决议、领导交办事项的落实情况。

6、单位外勤事务。

7、完成领导交办的其他工作。

（四）公务车驾驶员岗位职责
1、服从安排，遵守公司统一派车制度。

2、完成公务出车任务，确保保温齿轮泵行车安全。

3、做好车辆日常维护、保养和行车记录，保证车辆内外整洁、车况好。

以上为公司本部办公室人员岗位职责，各单位可根据本单位办公室的具体情况制定有关人员的岗位职责。

四、办公室工作的主要内容
办公室工作千头万绪、琐碎繁杂，每天都有大量的事务要处理。

从行文、信息、信访的处理到行政事务、车辆管理、会务安排及来人接待等，这些工作往往事关全局，不容有丝毫的懈怠闪失。

企业办公室日常工作的ZYB高温齿轮油泵主要内容：
（一）电话处理工作
电话是信息传递中使用的最普遍的通信工具，它使用方便快捷而且不受限制，通话时，由于通话双方只通话不见面，所以通话的态度、语气往往是容易被对方注意的，又由于受到通话时间、通话声音的限制，所以通话人的反应要快，办事能力要强，这样，就2CY系列齿轮油泵要求通话人双方都应当做到以下几项要求：
1、态度和蔼。

所谓“态度和蔼”是指对人和气，谦虚，耐心和有礼貌，这一点十分重要。

因为通话的目的是办事，而态度不好往往事倍功半，甚至于办不成事，不仅自已给别人印象不好，而且给单位造成坏的影响，所以，不管是接、打电话，开口第一句都应用和蔼可亲的口气说一声“您好”。

2、头脑敏捷。

所谓“头脑敏捷”是指通话时应反应迅速，头脑清楚。

这是因为在电话上听话，不比当面听话来得清楚，通话时间又不能过长，如果头脑不灵活一点，势必问来问去KCB不锈钢齿轮泵还是弄不清楚，到最后，可能是电话听了，可是事情办错了。

3、动作敏捷、态度认真。

听到电话机响，动作一定要迅速，马上去接。

一般而言，在铃响四遍之前，就应摘机接听，否则就是失礼。

接听过程中，记录速度也要跟上，不得漏记关键内容。

接打电话不仅动作要敏捷，而且态度要认真，否则粗枝大叶，莽撞行事，通话的效果就难以保证。

4、语言要简洁。

冗长、缠夹不清是通话的大忌，其直接后果就是冲淡主要内容，把需要传递的信息搞得含混不清，通话要讲究效率，除了必须的礼貌用语以外，通话双方应尽快进入正题，交流关键内容。

语言是否简洁，关系到口语表达能力，而且齿轮泵KCB-200提倡使用普通话，可以避免因地
方口音造成的麻烦，办公室工作人员平时应加强这方面的训练。

此外，办公室工作人员在联系工作的电话中不应夹带私事，否则就很容易主次颠倒，耽误公事。

5、准备充分。

一般来说，接打电话之前应作好一些准备工作，比方说电话机附近应备好电话记录薄、记录笔、新版电话号码簿及常用电话号码表，要养成一听铃声便一手执笔一手摘ZYB-33.3A机的习惯。

6、电话后续处理。

接、打电话结束后，应将重要的电话内容及处理情况记录在电话记录本上，记录本应包括来电单位、时间、内容、领导批示和处理情况、记录人等，需要报给领导的，应及时汇报。

对电话内容的落实情况要搞好信息反馈，凡上级电话指示中明确指出要有落实措施、结果并限定日期报告的，要按期报告。

对下级的请示、报告的处理，一定要有时效观念，及时给予答复。

涉及有关专业部门处理的事项，应在转达后，检查和督促这些部门ZYB系列渣油泵及时答复。

（二）印章管理工作
单位公章具有权威、信誉和证明作用，印章的使用一定要慎重。

1、印章的效用。

印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理不同环节中，其作用也各不相同，主要分为以下几种：（1）落款章。

盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。

（2）更正章。

对文书书写中有误的地方进行改正后，要加盖更正章以作为法定作者自行更正的凭信。

（3）证见章。

对以他人名义出现的文书盖章作证。

如两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印ZYB煤焦油泵证见。

（4）骑缝章。

介绍信和存根相联接处必须加盖印章，以便必要时核查、对同。

（5）骑边章。

重要事件的调
查、旁证、座谈记录等材料，很多是由调查人员作笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在机关盖证见章以外，还必须将材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。

（6）弥封章。

在公文封套的封口处加盖公章，以确保在ZYB-B可调式渣油泵传递中无私拆之弊，调查档案时，于封口处以盖有印章的纸条加以弥缝密封。

（7）封存章。

在封条上加盖印章，以封存帐册、文件橱、财物、仓库、住房等，常在节假日或特殊情况下使用。

2、印章的使用。

使用印章前，应当审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖章。

对于一般性党政事务和一些不涉及重要问题的事项使用印章时，经办公室主任许可后方可使用；对于一些涉及重要问题的事项使用印章时，特别是一些对外的合同、协议等重要的证明材料，应做好登记并请单位负责人批准签字后高温导热油泵才能用印。

材料经过审查、登记后，即可按要求加盖印章，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印章文字不能盖歪或盖得颠倒。

以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色；带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函的边接线上。

各级办公室应备有用印登记簿，登记簿应包含用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数等内容。

使用印章要在办公室内，如无特殊情况，不能BWCB沥青泵将印章携带出单位以外使用，不允许出现盖有印章的空白凭证。

印章一旦盖出，批准人或
经办人便要对其可能带来的后果承担责任。

3、印章的停用
在发生单位名称变更、机构撤销、式样改变等情况时，印章必须停止使用。

应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。

正式停用或作废、并启用新的印章时，要发旧章作废、启用新章的通知。

旧印章停用以后，应当YHB润滑齿轮泵清查全部印章，收缴交公司办公室，公司办公室请示领导审定旧印章处理办法后办理销毁或归档手续。

4、印章的保管
印章一般放在办公室里存取方便且安全可靠的地方，并指定专人负责印章保管。

管理印章的人员应具备较强的责任意识和保密观念，敢于坚持原则，不该盖的章坚决不盖。

（二）
一、文件收发管理工作
文件收发是办公室一项重要的日常工作，负责文件收发的人员必须及时、准确地完成收文办理和发文办理任务。

1、收文办理程序
收文办理指对收到公文的办沥青拌合站增压泵理过程，其一般程序包括：签收、登记、组织传阅、批办、承办、催办等。

签收。

来文有不同方向，有上级下达的，本机关拟制的，平行单位送来的，下级机关报来的等，不论是从哪个渠道来的，都应确认、清点、核对后签收。

登记、传阅。

来文应由办公室主任先过目把关，不需传阅的
文件由其提出拟办意见送交有关领导和部门，然后由文件收发人员进行登记、分类，在传阅文件上贴上“文件批阅单”，按规定分送领导阅读、批示。

批办、承办、催办。

办公室内勤秘书应根据领导的阅文批示，及时将文件送达承办部门。

承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。

对交办的公文，办公室要负责做好催办工作。

归档。

文件办理完毕后，应及时收回、整理、归档。

归档前应再检查一下，应该阅读的人是否都ZYB点火增压燃油泵阅签了，领导的批示是否按要求办理了，文件中要求该上报、该落实的是否都落实了。

次年初，根据公司下发的《关于加强档案管理的通知》和《关于做好档案收集、移交工作的通知》，将单位一年来的各类档案收集、整理，移交给公司档案室统一保管。

2、发文办理程序
发文办理指以本单位名义制发公文的过程。

关于发文办理的程序，将在第五大段专门详述。

公文制好之后，要按照主送单位或部门名单，及时通知取文，并做好发文登记；报送上级部门的文件，有关部门要主动送文上门。

所有制发的公文及3GR三螺杆油泵原稿办公室都要留存，次年初，统一交档案室保存和管理。

二、信访工作
信访工作是一件关系到社会稳定，关系到改革和发展的大事，及时处理好信访工作，有利于密切干群关系，有利于加强群众监督，保持干部清正廉洁，有利于化解社会矛盾，维护社会稳定，促进经济和社会发
展。

根据公司下发的《关于加强信访工作的通知》，各单位、部门要从维护稳定的大局出发，高度重视信访工作。

1、来信（电）处理程序
（1）所有来信（电），一律由公司办公室负责登记，然后根据来信（电）内容送公司分管领导签署批办意见。

（2）办公室根据公司分YCB齿轮泵管领导签署的意见，负责交公司相关单位、部门办理，并督促其及时调查处理，及撰写回复件报办公室，回复件内容的把关由办公室负责。

（3）回复件经公司分管领导审阅同意后，交办公室盖章并发送至相关部门。

（4）来信（电）处理完毕后，所有材料应留存、编号、归档。

2、来访处理程序
（1）所有涉及公司相关单位、部门的来访、投诉，在各单位、部门本职范围内的，应立即予以解释、帮助、处理；不属本职责范围内的，将来访人向责任部门引见；责任部门KCB不锈钢齿轮泵超职责范围无法处理的，立即向直接上级请示处理办法。

（2）各单位、部门在接待来访时，必须态度诚恳、言语文明、处理及时、方法得当。

三、来人接待工作
办公室作为一个单位的“窗口”，来人接待工作做的好坏直接影响到企业的形象，所以，办公室应按不同的情况作好妥善安排。

办公室所接待的来访者中有个人来宾，也有团体来宾，有来联系
工作事项、交流工作经验的，也有来反映情况的，还有来要求解决问题的，无论来宾是哪一类的，办公室人员都要2CY不锈钢齿轮泵做好接待工作。

接待工作的原则和要求：
1、热情接待，文明礼貌。

2、接待中迎、送、会见、陪同、住宿、宴请等项工作，都要体现礼仪对等原则，简朴大方，不铺张浪费，不搞形式主义，并注意尊重被接待者的生活习惯。

3、对事先有约的来宾，办公室要拟定好简要的接待程序。

4、对一些不太了解企业KCB不锈钢齿轮泵的单位或个人来办公室联系工作事项的，应尽告知义务，告诉其正确的联系方式和部门。

5、接待来宾时，应在指定地点或会议室内洽谈，不要在办公区的公共场所（如走廊等），也不要大声喧哗，以免影响其他部门办公。

四、公务车辆管理工作
1、各级办公室负责本级公务车辆的管理，公务车辆由办公室统一调度安排，并严格执行请示报告制度，要保障领导正常用车，满足工作需要。

2、公务车辆一般不准外借。

若因特殊原因需借给外单位使用的，必须经单位主要负责人批准，RYB内啮合齿轮泵并按规定收取费用。

3、公务车辆原则上不准私用。

特殊情况需要用车的，在不影响单位工作用车的情况下，公司本部经总经理批准，二级单位经行政主要负责人批准后，由办公室安排，按规定收取费用。

4、公务车驾驶员要严守交通法规，按规定参加安全会，确保
行车安全；平时要爱护自己驾驶的车辆，加强车辆的维护保养。

车辆维修或购买零部件、车上用品等一律实行预算控制，车辆出差在外地出现故障且必须修理时，驾驶员要用电话向办公室主任汇报，经同意后可就地维修，修理发票上要有证明人签字。

车辆正常维修时，驾驶员要做到车进厂人进厂，掌握修理情况，保证修理质量。

车辆修好后，驾驶员要在修理单上签字。

5、严禁公务车驾驶员私自点火油泵出车，严禁擅自将车辆交给他人驾驶，严禁执行公务时私自带人。

五、办文、办会等事务性工作的程序和应注意的问题
（一）办文程序和应注意的问题
办文程序：
根据《淮汽集团发文管理办法（试行）》的规定，办公室负责行政公文的制发。

一份正式文件的制发要经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1、草拟。

公文一般由熟悉该项工作和业务的人起草，草拟的公文要符合公文处理办法的有关规定。

拟文要用公司印制的发文稿纸，拟稿人用黑色水笔将文稿内容写在发文ZYB增压燃油泵稿纸上，并填好撰稿人姓名、主送单位、抄报单位、部门，送撰稿部门负责人签字。

拟稿部门所拟文稿中有涉及其他部门职权范围内的事项时，主办部门应主动协调，征得有关部门同意，并请有关部门的领导人签字。

2、审核。

公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是符妥当，是否符合行文规则和拟
制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

3、签发。

经办公室审核过的文稿应及时送单位主要负责人签发，发文日期以签发日期为准。

4、复核。

公文正式印制前，办公室文秘人员应当进行复核，重点是：审核、签发手续是否完备，附件内环式高粘度泵材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

5、登记、编号、印制。

办公室内勤秘书在收到复核过的发文稿纸后，应先在文号登记薄上做好登记，内容包括日期、文件编号、文件名称、份数、拟稿部门等。

给文件编号时，根据拟文部门的不同分别编为：淮汽办、淮汽财、淮汽安、淮汽保、淮汽人【××××】××号。

【】里表示当年的年份，××号是当年整个行政公文一个顺序的排号。

编号之后应先打印一份清样，和发文稿纸一起交拟稿人校对。

6、印制、分发。

文件缮印、用印后，就可发送，发送要及时并做好登记，以备核查。

注意事项：
1、鉴于公司已是民CYB系列稠油齿轮泵营化企业，本着节约成本的原则，除重要外送公文外，公司的各类公文一律用小号字排版、双面印刷，尽量节约纸张。

能不发文的，尽量不发文；能不用眉首纸（文头纸）的，尽量不用眉首纸（文头纸），能一纸同文的，一律同文排、印，以节约经费，减少发文量，减轻基层单位阅文、办理负担。

2、各负责公文制发工作的部门、组织，要妥善保管好经领导审核签发的公文底稿及存档件，不得遗失和涂改。

次年1月中旬前，须将公文底稿和存档件交办公室核查，然后统一交公司档案室存档。

各分公司所。