如何提高时间管理的能力

议如何提高时间管理的能力

张晓旭

议如何提高时间管理的能力

【摘要】:时间管理的就学会如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力的方向，而好好地把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的学习或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。时间管理的目的在于提高工作效率、学习效率、时间利用，既要抓紧时间，合理利用，取得工作成果和学习成果。

【关键词】：时间利用，工作效率，合理利用

第一章时间管理相关理论

时间难管，因为它是由个人支配的。正如情绪、脑子、注意力、动机一样，时间运用的主导权在个人。组织无法把它由个人身上取走，集中再分配。组织可以通过手段强迫一个人的身体，但无法强迫一个人的时间运用。时间是可度量的，每个人的一小时都是60分钟；每个人的一分钟都是60秒。所以，要有效地进行时间管理，必先有一套明确的远期、中期、近期目标。并且根据此目标制定你的长期计划和短期计划，然后细分为年计划、月计划、周计划、日计划。所以我们不论做何种事情，必先有工作计划、目标，并且配合行动计划，按照指定时限，甚至争取在有限时间内完成有关工作，从而减少时间资源的浪费。这是我们进行时间管理目的。

一、时间管理概述

（一）时间管理概念

时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引，简单讲，就是用时间的绝对可度量性作杠杆，管理一切其他的事务。

个人认为“时间管理”就是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自我管理”。自我管理即是改变个人习惯，以令自己更富绩效，更富效能。

（二）时间管理理论的历史演变

人们从认识时间的重要性开始，到时间管理大致经历四个发展历程：

第一阶段：利用便条和备忘录管理时间。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录便于随身携带。如果完成了一天的事情，就可以在备忘录上划掉。

这种管理时间的优点是：重要的事情变化时的应变力强，是顺应了事实。同时没有压力或压力较小。但是这个阶段是没有“优先”的观念。虽然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。可能比较随意，往往会漏掉一些事情。因此，所完成的只是必要而非重要的事。它是积极的，但却是被动的；它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。

第二阶段：强调计划与日程表管理时间。特色是记事薄，特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明日期等等。反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这种管理阶段使人的自制力和效率都有所提高，通过制定目标和规划完成的事情比率较高。能够未雨绸缪，不只是随波逐流。但是凡是的

都要安排的习惯，找不到思考的空间。同时，对事情仍没有轻重缓急之分。

第三阶段：规划、制定优先顺序。操之在我管理时间。这一阶段强调价值，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，且忽视了自然法则，过分的强调了效率，把时间绷得死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要以及计划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，降低生活品质。

第四阶段：在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。做到兼收并蓄，推陈出新。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；注重生命因素的均衡发展；始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。

二、当代时间管理的三大观念

时间管理有三大观念。对于三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。

（一）时间观念：1小时与3年的关系

建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的实践，才能把点点滴滴的实践珍惜起来。在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，人生70年的岁月中，就可以节省出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。

（二）效率观念

提高速度，在一定的时间内快速完成任务，达到预期目的过程。

（三）效能观念

效能观念不仅要衡量速度的快慢。而且要考虑其他因素，人们习惯夸奖人做事效率高，很少夸人效能高。效能代表“多、快、好、省”即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说仅有速度不行，还要有方向，结果良好，效果明显，成本又低。在时间管理中，时间的效能和人生奋斗方向与企业的终极目标要相吻合。

效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率好比价格，而效能好比性价比，效率是指“快”，效能是指“多、快、好、省”，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。

五、时间管理的原则

（一）20比80定律

20%的工作占整个工作80%的价值；集中的精力要做20%的工作；投入20%精力做另外80%的工作。

80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。

掌握重点可以让你的计划不致偏差。一旦一项计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

（二）明确目标原则

人的一生要做的事情很多，应该分清必须做的事；应该做的事；不值得做事。