会议组织及公务接待

一、重要会议组织

（一）概述

学院、部门组织（主办、承办、协办）的重要会议需履行报告程序；需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请，学校办公室统一安排；并请提供会议有关背景材料、会议议程，初拟讲话稿。

大型会议环节众多，涉及到方方面面，不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注，不能有丝毫懈怠心理，密切关注场上需求和情况变化，迅速作出反应，解决问题。

对上主席台的领导同志能否出席会议，在开会之前务必逐一落实。如临时有变，应及时调整桌签，防止主席台出现桌签差错或领导空缺，谨防错别字出现。

（二）流程

重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段，细化量化20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。

1、会前筹备

（1）拟订会议方案

会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。

（2）起草、下发会议通知

会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，是参会人员反馈信息的前提条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二十准确，防止重发、错发、漏发。

（3）落实与会人员

按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人员名单，并及时向有关领导报告。

（4）协调出席领导

根据会议性质拟请领导出席的，应报请办公室领导同意后，逐一通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，

确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒。

（5）预定会议室

会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。

（6）编辑会议须知

与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、注意事项等。

（7）制作会议证件

有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。

（8）布置主席台

主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

（9）检查音响和灯光

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。确定法定会议播放《国歌》、《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影仪演示时需及时调节灯光。

（10）编制座区图，摆放桌签

根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。

（11）组织调度会议用车

大型会议活动，要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。同时做好交通疏导，大型会议由于到会车辆较多，要安排保卫处等相关部门在会场附近进行交通疏导，必要时进行校内交通管制。

（12）安排新闻报道

需要新闻报道的会议，要提前联系学校宣传部及有关新闻媒体，并做好媒体接待工作。

（13）电力保障

会前与后勤等部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需要安排专人值班，以便应对突发情况。

2、会中服务

（14）组织会议报到

会议报到时与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

（15）与音响师对接

准备一套会议材料，包括会议的主持词给音响师一份，以方便其把握议程安排与音响的调配。

（16）会议值班

会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络通畅。值班人员要时时将会议议程进行对比。掌握会议进程。

（17）会场服务

提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。

（18）维持会场秩序

会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门外安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。

3、会后总结

（19）送站清场

会议结束后，根据客人的行程安排及时调度车辆，组织送站，特别是重要客人要做好一对一服务。

（20）总结归档

会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册。有些会议还要做好录音、录像资料的收集和整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。

分析总结会务工作中的经验和教训，注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。

（三）流程图