浅谈医院工程建设档案管理

浅谈医院工程建设档案管理

摘要:作为医院工程建设管理，无论从分类、特点、具体内容等方面，都有其自身的特点，可以说既有普遍性也有特殊性，管理好医院工程档案，有助于工程本身的顺利进行，有助于工程竣工后后续工作的开展，有助于为今后的工作提供经验。

关键词:医院工程建设管理，医院工程档案，分类，准确性，及时性，安全性，完整性，管理办法。

引言:工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分，建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，作为医院工程建设管理，无论从分类、特点、具体内容等方面，都有其自身的特点，可以说既有普遍性也有特殊性，管理好医院工程档案，有助于工程本身的顺利进行，有助于工程竣工后后续工作的开展，有助于为今后的工作提供经验，因此，医院建设工程档案管理工作的重要性不言而喻，如何做好医院建设工程档案管理就成了现阶段比较重要的任务。

本文结合工作中的实际经验，理顺思路，总结方法，以期更好地指导今后的工作。

近些年，为了适应广大患者的就医需求，各大医院都进行了较大规模的基本建设和改造，新建项目如雨后春笋般不断出现，医院作为业主单位，在监管工程建设的过程中，需要处理大量的工程资料和档案，国务院颁发的《建设工程质量管理条例》第十七条明确规定，“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案”。国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/50328—2001）详细规定，建设工程档案的质量必须满足从设计到施工再到竣工验收的6个方面的要求。这些都集中说明建设工程档案资料在建设过程中的重要地位，也说明医院档案管理既要执行工程建设档案管理，亦要兼顾医院作为业主单位的自身特点。

医院工程建设包含前期论证、设计招标、各类招投标工作、等方面，考虑到医院工程建设档案的信息量非常巨大，按照时间大致可以分为下面几大类别：

前期资料，主要包括项目立项时，相关的论证材料，初步设计的确认文件，

上报材料等，还包括项目、经费批复文件等；另外，项目实施之前的一些准备工作，如办理规划审批手续、申领规证、建委立项组织招投标等，都会涉及大量的资料，这些，都应该统称为前期资料。

工程建设过程中的资料，这一部分资料主要是施工资料，包括各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料及其他需要存档的文件等。除此之外，还有相关的院内决议、科室申请等文件，这些都是将来组织签审工程洽商的依据。

竣工后资料，包括工程竣工文件及竣工技术资料，竣工验收申请及批复，竣工验收会议文件及有关资料，声像资料及图片，建设项目各种竣工图及有关说明，项目决算资料等等。

除了按照时间来划分，还可以按照资料的性质来划分，大致包括行政文件和技术文件两大部分。行政文件可以对项目实施的可行性提供政策上的指导和帮助，是工程管理的依据，技术文件包括各类施工方案、技术措施、质量管理体系等等，能够对工程质量、工期、安全加以控制和反映。

了解了工程资料的特点后，我们就可以有针对性的加以调控和管理，确保资料的准确性、及时性、安全性、完整性。

首先，从档案本身入手，应当进行合理的分类，在日常工作中，制定完善的工作管理办法，理顺流程，要注意及时收集和整理档案，包括纸质资料和电子文档，确保时效性，造册整理，编制目录，方便今后的查阅。在这一问题上，我们要结合自身特点，进行分类整理，如果有条件，我们还会将纸质资料进行扫描，确保资料的安全，便于更好地进行管理。

其次，注重管理的连贯性，应当定期进行工程档案的整理，经常进行检查，做好备份工作，这一点尤为重要。由于随着工程的进行，档案会逐步累加，因此更要时常进行整理，确保档案的完整，避免遗漏，而且也可以将重复的档案进行归类，将无用的档案进行及时销毁。

最后，以人为本，还应制定完备的档案管理制度，建立健全档案收集制度，保障单位档案收集完整、健全，制定档案管理员职责，明确档案管理员，一个好的档案管理员，能够及时整理资料，配合工程各种验收，提高管理决策的效率，处理工程款拨付（财政拨款的工程），确保工程质量，还可以加强工程资料的规范化管理，提高办公室工程管理水平，保证工程资料的完整。

在日常的管理过程中，结合工作特点和经验，我们还应该特别注意准确性和及时性，这两个方面也是非常容易出现问题的。

举个简单的实例，由于医院建设的特殊性，既需要考虑工程建设的安全、质

量和工期，又要充分考虑患者和医务工作者的需求，因此在前期论证的过程中，我们会充分考虑使用单位的需求，及时整理收集档案，与设计单位、施工单位进行沟通，落实施工方案，那么，在验收阶段，就需要核对前期的资料，确保施工是否达到使用科室的标准，这时，就体现出了工程建设档案的准确性，我们可以想见，如果资料不能准确反映需求，在验收阶段就很难对成果进行准确的评估，因此这类资料的收集、保存和整理，是十分重要的。

另外，在及时性上，由于工程建设每天都会产生大量的资料，因此，结合资料特点，进行及时的整理分类，并登记造册，才能保证查阅使用资料时做到“有的放矢”。否则，很容易出现资料遗失、混乱等情况，一旦资料丢失无法找回，势必影响工作的效率。

在工程建设的过程中，我们认识到工程档案本身的重要性，也认识到了管理工程档案的重要性，前期项目手续、施工过程中的控制、国拨资金的使用、竣工验收、后期维保，每一个步骤都涉及到工程档案的使用，因此，我们不难看出管理好工程档案是何等的重要。

总结起来，大致可以从以下几个管理方面入手：

1、制定完备的工程档案管理流程和规章制度，明确专人负责。

2、充分发挥档案管理的多元性，包括文字资料、图纸资料、表格资料、数据资料、音像材料、图片资料以及电子文档资料。

3、根据合同、行政文档、技术文件等不同特点和种类，明确档案组成，分类管理，分类存储，分类查询。对产生的档案资料严格按照管理制度执行和落实。

4、管理过程中注意及时整理、收集，随时编制、补充目录，方便查询，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，确保万无一失。

5、做好工程档案的备份工作，避免遗失。

6、建立一套比较完整的档案网络管理系统，便于提高档案的利用价值和使用效率及安全性，很好的共享相关资源。

结论

建设工程档案是建设工程的有机组成部分，也是医院管理工程建设的有机组成部分，在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累，并将对今后的工作产生重要影响。因此，建立一套完整、科学的管理办法，使我们的工作有条不紊的展开，能够使我们轻松应对庞大的信息群，一旦需要查询，我们便能够快