电子文件归档与管理应用

3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电 子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。
4、用视频设备获得的动态图像文件，同时收 集非通用格式的压缩算法和相关软件。
5、用音频设备获得的文件，同时收集其属性 标识、参数和非通用格式的相关软件。
6、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包 含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保 证参数准确、数据完整。
4、归档电子文件的检测工作分两次进 行，第一次是在归档前的技术鉴定工作，由 电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归 档电子文件移交检验表》；第二次是在归档 时的检查验收，主要内容除了检测技术状况 外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子 文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果 填入《电子档案接收检验登记表》。
第三章 电子文件的归档
一、电子文件的归档的概念
电子文件归档是通过电子计算机将整理好的电子 文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或 光盘上保存。
二wk.baidu.com电子文件的整理
是指按照一定原则和方法，将电子文件分门 别类组成电子档案的一项工作。
（一）、分类、排序
分类、排序是将存储载体传递的零散的、 杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子 文件存储格式处于一致有序状态。
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件 转换文件
(四)按文件的性质分类。 草稿性电子文件（R） 非正式电子文件（U） 正式电子文件（O）
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
7、通用软件产生的电子文件，应同时收集其
软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明 资料等。
(二)真实有效 (三)格式规范 (四)一式三套 (五)经过整理
整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文 件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件 环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时 间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。
内容 背景 结构
二、电子文件的种类
(一)按电子文件的信息存在形式分类。 可分为以下9种文件：
1、文本文件(Text)
2、图形文件(Graphic) 3、图像文件(Image) 4、视频(影像)文件(Video) 5、音频(声音)文件(Audio) 6、数据文件(Data) 7、命令文件，亦称计算机程序(Program) 8、多媒体文件(Multimedia) 9、超媒体链接文件（Hypermedia）
3、电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信 息一起向档案部门移交。
四、电子文件的归档方式
1、逻辑归档
是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置 而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
2、物理归档
是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的 或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
保管 期限
备注
七、归档手续
1、采用逻辑归档方式的电子文件，首先 由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统 自动将归档信息提示给档案部门，档案部门 给归档文件加上相应的档案管理信息，如分 类号、档号等，归档文件及相关信息进入数 据库，文件便进入档案管理状态。这个过程 应记录在系统日志中，以便审查。然后由系 统自动生成一份《归档电子文件登记表》， 打印后双方签字作为归档凭证保存。
电子文件归档与管理 及
在科怡档案管理系统中的应用
第一章 电子文件概述
一、电子文件的概念
电子文件(Electronic Records)是指在数字 设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在 通信网络上传送的文件。（也称数字式文件）
构成完整电子文件的三要素:
文件 特征
设备 环境 特征
文件 记录 特征
文件 交接
形成部门 完成日期 载体编号 通讯地址
电话 硬件环境 (主机、网络服务器 型号、制造厂商等)
软件环境 (型号、版本等)
记录结构 (物理、逻辑)
记录字符及图形、 音频、视频文件
格式
文件载体
形成部门 通讯地址
电话 送交人(签名)
接收部门 通讯地址
电话 接收人(签名)
电子文件环境下的三种角色：
形成者
文件管理系统
管理者
利用者
五、电子文件管理目标与原则
(一)电子文件管理目标
1、保障电子文件的真实性
保证电子文件真实性的三大支柱：立法— —管理——技术
立法：有计划、有步骤地通过立法确立 电子文件的凭证和法律地位。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
3、可读性鉴定
主要包括四方面的工作：
1、检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件(如 数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库)、文字材料 是否齐全、完整。对于加密文件，保存时如果由于特殊 需要未予解密，还需检查其记录密码是否保存下来。
2、检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。
3、核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、 版本号是否正确。
(二)电子文件管理原则
1、前端控制原则
前端控制是现代文件、档案管理理念的 重要内容，它以文件生命周期理论为基础， 把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段 看作一个完整的过程。
前端控制原则的必要性主要体现在以下 两方面:
前端控制是确保电子文件真实可靠、完整 安全、长期可读的有效策略
前端控制是优化管理功能，提高管理效率 的科学理念
⑴ 网络传输方式归档
是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加 工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载 体的过程，也称在线式归档(On-line Filing)。
⑵ 介质传递方式归档
是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门， 也称卸载式归档(Off-line Filing)。
4、检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。
4、无病毒鉴定 5、介质状况检测
(1)介质物理性能的检测 (2)介质规格的检查
四、电子文件的处置
(一)销毁
(二)保存
1、保存在文件管理系统中 2、脱机保存 3、缩微 4、迁移
五、对电子文件鉴定过程的记录
记录电子文件鉴定工作的文件包括文 件管理系统中的跟踪记录(日志)、鉴定报 告、销毁记录、迁移记录、缩微记录等。 这些文件是鉴定工作的证据，应由机构统 一保管。
五、电子文件的归档时间
(一)实时归档
指电子文件形成后即刻归档。
(二)定期归档
是指按照机构有关规定，在电子文件形成 一段时间之后再向档案部门移交。
六、电子文件归档的质量要求
(一)齐全完整
具体要求如下：
l、用文字处理技术形成的电子文件，同时收 集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材 料。
2、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如 果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格 式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
八、电子文件积累归档程序
3、保障电子文件的长期可读性原则
电子文件的长期可读性是指文件经 过存储、传输、压缩、加密、媒体转换 、迁移等处理后能够以人可以识读、可 以理解的方式输出，并保持其内容的真 实性。
4、促进业务效率的提高
支持业务活动高效运转 降低业务活动成本
5、方便查询和利用 广泛——拓宽利用范围； 高质——提高信息相关度、提高查全率、查准率； 及时——实时提供； 合理——保护信息安全，管理科学。
载体类型
联系人
操作系统
数据库系统
相关软件(文字 处理工具、文字 浏览器、压缩或 解密软件等)
记录 类型
口定长 口可变长 口其他
记录总数 总字节数
型号 数量 备份数
口一件一盘口多件一盘 口一件多盘口多件多盘
联系人 年月日
联系人 年月日
文件 编号
题
第页
名
形成 时间
文件性 质代码
文件类 别代码
载体 编号
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
提前归档、提前鉴定、提前著录； 著录将贯穿于电子文件的编制、处理、 归档、迁移、利用等整个生命周期。
(2)流程内容：
a)简化：实体整理仅为对脱机保存的磁盘、磁带、光 盘的简单归类。
b)复杂化：信息整理、鉴定、著录。
c)集成化：归档与检索的集成、逻辑归档工作与检索 工作的集成、归档与鉴定的集成、保护与其他流程之间的 集成。
3、对于某些文件可将该文件转换成非数字形式 ，如缩微等；
4、对文件的迁移进行记录，这是文件著录中的 重要内容。
2、完整性鉴定
分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方 面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模 型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的 和不可视的部分。后者是指分析联系一份文件各个 要素的手段是否有效，这些手段包括超级链接、置 标语言等。
2、采用介质归档方式的电子文件，移交 双方按照《归档电子文件登记表》清点归档 材料，对归档文件进行全面的检查验收，在 确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐 全后，双方在一式两份的《归档电子文件登 记表》、《归档电子文件移交检验表》、《 电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各 留一份，保存备查。
3、与电子文件同时归档的配套纸质文 件，以及双轨归档的纸质拷贝，应履行纸质 文件的归档手续，即填制一式两份的移交清 单，交接双方按清单清点后签字，各留一份 ，以备查考。
归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件 是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方 面考虑收集相关材料：
1、电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支 持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式 及有关元数据都应属于归档范围。
2、确保同一活动中形成的电子文件、纸质文件、缩微 胶片等一同归档，即“多维归档”。
第二章 电子文件的鉴定
一、电子文件的鉴别工作
鉴别是电子文件鉴定的新内容，是鉴定工作的 第一步，也是鉴定工作顺利开展的基础和前提。鉴 别的任务是将文件从非文件信息中挑选出来，其实 质是明确机构形成电子文件的需求，即机构需要形 成哪些电子文件。
二、电子文件的内容鉴别步骤
1、制定电子文件保管期限表； 2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护； 3、鉴定归档前的文件； 4、鉴定保管期满文件。
（二）、建立数据库
对电子文件进行编号 对电子文件的登记
三、电子文件的归档范围
电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布 2003-05-01实施的 GB／T18894—2002的国家标准《 电子文件归档与管理规范》中的电子文件归档范围， 以及国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的 范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范 围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要 活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围 。
(3)流程形态：流程由串行向并行、线 性向非线性变化。
电子文件每个环节都是非线性的，每项工作与其他工 作有密切联系。文件的运动可以同时发生在其存在的任何 时空点上。
2、电子文件管理系统与业务系统、其他 信息系统之间关系的变化
(1)由相互独立向集成发展(融为一体)
(2)电子文件管理职责的变化
纸质文件环境的三种角色： 形成者——管理者——利用者
三、电子文件的技术鉴别
1、真实性鉴定
鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件是否就 是当时当人当事形成的，可以将真实性理解为“原始 性”。
电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题， 可采取以下措施:
1、分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能 确保文件长期的真实性；
2、根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；