2、声像、电子档案管理

四、照片档案的整理
依据《照片档案管理规范》（GB/T 118212002）
（一）照片档案可以分为： 传统的照片档案 新型的照片档案
传统的照片档案：是指以感光材料为载体，以 影像为反映方式的有保存价值的历史记录。 新型的照片档案：是指运用数码影像技术与计 算机技术形成的照片档案。它属于电子档案， 其形成、传输、存储和利用都离不开计算机 等现代化技术和设备。（主要接触数码照片）
（二）两种照片档案的结构
传统的照片档案是由底片、照片及文字说明 构成。 照片档案
底
片
照
片
文字说明
注：由于目前普遍使用数码相机拍摄照片， 不会产生底片，所以底片的整理不做叙述。
（三）照片档案的整理方法及要求
1、照片档案的分类、组卷
照片的分类组卷一般有两种方法： 一是：按年度—问题分类。是指将一个年度内归档的 全部照片结合不同的问题依次排列组卷。照片档案册 可跨年度顺延排列组卷。 二是：按专题—年度分类。是指根据照片所反映的 内容，首先设计出专题的名称，每一专题之下按年 度产生的时间顺序排列和组合照片。只要照片档案 册内还有空位，同属一个专题的照片就按年度时间 顺延排列，直至该照片档案册使用完毕。
（1）数码照片档案整理程序
a.分保管期限 b.分年度： 所有照片按其形成年度分开，不同年度的照片 不能混在一起归档。 c.分组： 将同一年内的所有照片按内容进行分组，即同 一组的照片应该是同一次会议、同一 项活动、 同一个事由所形成的照片。

(2)归档数码照片的命名
保管期限+年度+组号+张号
案卷题名
案卷号 保管期限
36 永久 卷内照片共 52 张
自 2006 年 6 月起至 2007 年 8 月止
第一栏：填写全宗名称，即 单位全称或通用简称。 第二栏：填写专题或机构名 称。 第三栏：填写已拟好的案卷 题名。 案卷号：填写档案室排列照 片档案的案卷顺序号。 保管期限：填写立卷时划定 的保管期限，“永久”或 “长期”。 卷内照片共 ×× 张：填写本 册照片档案卷内目录照片号 的尾号数字。 自××年××月起至××年 ××月止：填写本册照片档 案卷内目录拍摄时间的最早 的年月及最晚的年月。
照片题名：通州区档案局 照片号： 6-1
2012年档案工作大会的照片
底片所在： 卷 页 号
参见号：10—1
时间：2012.1.15 摄影者：张三 文字说明：通州区2012年档案工 作大会会场全景
5、填写照片册卷内目录
为了方便照片的查阅、利用，照片册内应编有卷内目录。其 格式及著录举例如下：
照片档案卷内目录项目解释 照片号：以一组照片为单元填写。如1-8,9-12.
1949年10月1日，毛泽东主席在天安门城楼上宣布“中 华人民共和国成立”。
•重要的科研和宣传素材
2011年，通州区委在宋庄镇举办了《旗帜力量—纪念中国共产党成立九十周 年展览》
宣传作用
•便捷的信息交流手段
二、声像档案收集、归档
（一）收集工作
1、要加强宣传，增强档案意识 2、采取一定的措施来引导、控制、声像档案的 流向 3、要着眼于平时，一般在工作结束后及时收集 或一个月以内完成收集。
突出“以我为主”即本单位形成的反映本单位工作活 动的声像材料，是归档的重点。 杜绝出现“有声有像就归档”
（三）声像档案归档制度
一、本单位各项重要活动中形成的，有保存价 值的声像资料，由综合档案室统一集中管理， 任何部门和个人不得私自留存。 二、声像档案要注重平时归档，有关人员应在 声像资料形成的一个月内送交档案室，并附 加文字说明。 三、应归档的声像资料，图像声音清晰、内容 完整，力求是原底片、原件，要尽量避免复 制版或复制件。
4、填写照片说明
照片的文字说明，是照片档 案的重要组成部分，有总说明 和分说明两种。
总说明
总说明（俗称组说明）：指一 组照片的说明。
分说明
分说明：指每张照片的说明。
总说明的编写
要求有时间、地点、事 由、人物、背景、摄影 者等六要素。编写时要 综合地运用以上要素， 概括地揭示照片影像反 映的全部信息。文字要 简洁、通顺。要求填写 在每组照片第一张的上 方空白处。
分说明的编写
分说明填写的位置在 照片册芯页每张照片 侧面的相关栏内。内 容和填写要求如下：
照片题名：简要地概括出照 片的内容，一组照片可用相 同的题名； 照片号：本张照片在本册中 的顺序编号； 底片所在 卷 页 号：该张 照片的底片位置； 参见号：与本组或本张照片 有联系的其它门类档案的档 号，目前，大多数单位使用 数码相机拍摄，形成了数码 照片的电子档案，此项可填 写电子档案的编号。 时 间：照片拍摄的时间; 摄影者：拍摄此张照片的人 员； 文字说明：要求突出该张照 片的主要要素。
（二）声像归档范围和保管期限
1、反映本单位主要职能活动、重要历史面 貌的声像材料； 永久
2、各级领导人和著名人物参与本单位重要公务活 动形成的声像材料； 永久 3、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料； 永久 4、本单位召开的各类重要会议的声像材料；永久
5、记录本地区、本单位重大事件、重大事故、自然灾害情况的 声像材料； 永久 6、反映本单位重点工程项目、重点科研项目、重大工作成果的 声像材料； 永久 7、本单位、本系统的劳模、先进人物及其典型活动形成的声像 材料； 长期 8、本单位历届党、政领导班子成员的标准像（照片） ；长期 9、本单位荣获的市级以上的各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼 品等实物的照片；长期 10、本单位摄制或反映本单位工作活动的专题记录片、录像片 等；长期 11、其他与本单位活动有关的具有保存价值的声像材料。长期
全宗号
目录号 10
案卷号
1 年 度 2005.2-2007.8
7、特殊规格的照片整理方法
特殊规格的照片是指一些大幅、大张照片、 如团体照片等。这些照片往往规格幅面不一， 无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这 些照片的整理要应与其他照片一同组卷，单 独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大 张”，存放一般方法是 ①小于照片册芯页的照片，可采用空白芯页 插放。并以每张为单元填写文字说明。 ②超大、超长的照片，可装盒或装袋平放， 但是盒内或袋内要 有照片的编号和文字说明。
永久

电子档案整理
概念
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文 件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。

数码照片整理
数码照片档案的概念
国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形 成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。 数码照片档案一般由数码照片和元数据两部分 组成，元数据一般包括该照片的文字说明与 EXIF信息（可交换图像文件）。
声像档案管理
通州区档案局 2017年4月
一、声像档案的概念和特点、作用
（一）概念
声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社 会活动中形成的，具有保存价值的，以音响、形 象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明 的历史记录。（《档案人员岗位培训教程》主编姜之茂 中国档案出版社） 例如：照片档案、录音档案、录像档案等
2、照片排列

照片排列是指照片在照片册中的排列顺序。
排列时，要注意先排组，后排张。一组照片是指有 密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一 个项目等形成的若干张照片，挑选出有代表意义的， 为一组照片。 （如组中，一次会议的照片，按照会议议程挑选照片， 会场全景、主持人、参加会议的领导等） 组与组的排列是按该组产生的时间顺序而定。每 组的顺序确定后，就要进行组内每张照片的排列。一 组照片往往有数张，排列的方法可采取按图像所反映 的重要程度结合照片形成的时间顺序来排列。
3、照片编号
为了固定每张照片在照片册中的位置，需 要对每张照片进行编号。编号的方法是按照 片的排列顺序，在照片册内编制照片流水号。 其格式为两段式：案卷号—照片号。例：5— 35，表示是第5卷照片册中的第35张照片。 编号时注意、每卷从“1”开始，照片号不 重、不空、不漏。照片号要分别填写在该照 片的背面以及照片册芯页的该张照片的说明 中。
卷末备考表填写方法：
本卷情况说明：
立卷人： 检查人： 日 期：
本卷情况说明：填写 本卷内照片的缺损、 修改、补充、移出、 销毁等情况，无情况 不填。 立卷人：由立卷者本 人签名或盖章。 检查人：由案卷质量 审核者签名或盖章。 日 期：填写立卷完 成的日期。
照片册侧脊
全宗号：区档案馆给定 立档单位的代号。 目录号：此册案卷所处 档案室案卷目录编号。 案卷号：册内封面的案 卷号。 年度：填写本照片册照 片形成的最早及最晚的 年月。
01—2015—0001—0001.jpg
保管期限 年度 组号
张号
(3)归档数码照片存储路径

我的电脑
本地磁盘(D:)
数码照片档案
永久
(4)各级文件夹命名
（四）照片档案案卷目录的编制
照片档案案卷目录
案卷号
档案 室编 档案 馆编 通州区档案局2005年—2007 年档案工作表彰会议的照片 通州区档案局2006年—2009 年档案执法检查工作的照片
2005.1— 2007.9
题
名
起止年月
照片 张数
期限
备注
1
50
永久
2
2006.3— 2009.11
48
照片题名：填写一组照片的题名。
拍摄时间：填写照片拍摄的年月日。 照片所在页号：每卷照片芯页都要编写页号，正 面右上角，背面左上角。从“1”开始，不重不漏。 此栏要填写该组或该张照片在册中的起止页号。如13,4-5. 底片所在卷号、底片号： 备注:需要说明的事项。
6、照片册立卷整理后，还要填写照片档 案总说明、内封面、备考表及照片册册 脊。
（二）特点
直观的形象性 反映客观事物活灵活现、直观形象 收集、保管的特殊性 难以区别档案的原件与复制件 保管条件与“寿命”长短有密切联系 对其他载体档案的必要补充 与纸质载体档案相互依存、相互印证
（三）作 用
• 较强的凭证作用
•
•
重要的科研和宣传素材
便捷的信息交流手段
•
较高的艺术欣赏价值
直观、鲜明、生动
四、对归档的声像资料应进行选择和鉴别，体 现出精炼和优化，防止“只要有声有像就归 档”的现象。 五、归档的声像资料应按分类方案进行分类、 编号、填写题名及文字说明。
三、声像档案的分类
声像档案根据“类别”一般分为照片档案和 录音录像档案。
声像档案采用“类别——年度”进行分类， 按时间顺序排列，即：按照各自载体的不同 和反映内容的不同按时间顺序分别大流水编 号。 ----《通州区机关档案管理工作指导手册》
Baidu Nhomakorabea片档案总说明
填写照片档案总说明： 照片档案总说明在卷首 位置，这是针对全册照 片的一个说明，起到概 括内容的作用。主要写 卷内照片起止的时间， 共有多少组、多少张照 片，反映的内容、意义 等。
全宗名称
通州区档案局 办公室
专题或科 室名称
通州区档案局2006年—2007 年各种会议、活动的照片
总说明（组） 时间：事件发生或者事物变化，产生时间和拍摄时间。 地点：被拍摄物所在的具体地点。 事由： 事由是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项 具体的工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、一 个案件等。 人物：照片影像上主要人物姓名、身份。 背景：对揭示照片影响主题具有一定作用的背景。（主题内容） 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 如：2011年3月22日，市档案局在市府综合楼六楼会议室召开全市档案 工作会议。国家局副局长★★★、市府副市长★★★到会并作讲话，市档 案局局长★★★ 作2010年工作总结及部署2011年工作任务。会议还对 2010年突出贡献先进单位、个人进行了表彰。会议由市档案局副局长 ★★★主持。此组共25张。
保管期限：用“01”代表永久保存；
年 度：为4位阿拉伯数字，如“2015”；

组 号：同一年度内的组从“1”开始顺序编号， 为4位阿拉伯数字，不足4位的用 “0”补齐，如：每 年度第一组照片组号为“0001”； 张 号：同一组内数码照片从“1”开始顺序编号， 为4位阿拉伯数字，不足4位的用 “0”补齐，如：每 组度第一张照片张号为“0001”。