房地产文书管理规定

房地产文书管理规定文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）

文书管理制度第一章总则

第一条为使文书管理制度系统化、规范化、标准化、信息化，为提高办公效率，特制定本办法。

第二条文件管理内容主要包括：政府及所属部门函、电、来文；商业实体函、电、来文；本公司上报下发的各种文件、资料。

第二章公文的种类

第三条公司常用公文的种类：

1. 决定：适用于对重要事项做出安排，奖惩有关部门及人员，或根据公司发展情形适时调整和变更公司的相关决定。

2. 通知：适用于转发上级领导机关的公文，传达需要我公司、各部门办理、执行或周知的事项及任免人员等。

3. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

4. 报告：适用于我公司向上级机关或公司内各单位向集团董事长、总经理汇报工作、反映情况、答复询问。

5. 请示：适用于我公司向上级机关或公司内各单位向董事长、总经理请求指示、批准。

6. 批复：适用于答复公司内各部门请示事项。

7. 意见：适用于对重要问题提出意见和处理办法。

8. 函：适用于与不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题。

9. 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第四条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

上报公司的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。

第五条公文按规定采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸打印，左侧装订。对内行文正文用小四号仿宋体字，对外行文正文用三号仿宋体字。（详见《xx房地产开发有限公司公文格式》）

第四章行文规则

第六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第七条公司统一对外行文，公司各职能部门不得自行对外正式行文。公司职能部门职权范围内的工作如需向下正式行文，可由行政部转发。

第八条上报公司公文事项如涉及公司多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理，不必向公司行文。

第九条“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。

第十条除公司领导直接交办的事项外，不得以单位名义直接向公司领导报送“请示”或“报告”。部门负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。

第五章公文管理

第十一条公司各类文书原件由行政部统一归口管理。各部门的业务文书如需复印，须填写复印申请表经审批后方可复印，确需借阅原件的须严格按照借阅权限及文件密级办理借阅手续，并于行政部阅读。

1.凡商业实体函、电，来文均由公司前台登记签收后交行政部拆封。在签收和拆封时，前台和行政部员工均应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件应查明原因，对信件开口函邮票被撕应拒绝签收。

2.对政府部门发来的文件要进行信封、文件、文号、编号的核对。如有不符应立即报告该政府部门并登记差错文件的文号。

第十三条公文的编号保管：

1.行政部对政府部门来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”并分类登记编号保管。须由各部门承办或归档的也应办理相应手续：对于各部门承办的，原件留存行政部存档，复

印件交各部门并签收。对于存档的应记录已存档并编号。

2.各部门收到的与公司业务有关的外来信件或文件应及时送行政部进行登记编号保管，不得个人保存。

第十四条公文的阅批与分转：

1.凡正式文件均须行政部根据文件内容和性质阅签后，送承办部门阅办。为避免文件积压一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函电、单据等行政部直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同主办部门联系后再分转处理。

3.为加速文件处理，行政部应在当天将文件呈报董事长、总经理审批后督促承办部门在规定时间内办理，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过 2 天（特殊情况除外）。

第十五条文件的传阅、催办与保密：

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件内容不得向外泄露。

2.借阅文件原件应办理借阅手续，并在档案室阅读，阅完后应及时将文件交档案管理员归档。如有批示或拟办意见等，行政部应责成有关部门或人员按文件所提要求办理。

3.阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，防止泄密。

第十六条行政部对文件负有催办检查监督的义务，承办部门接到文应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需复印，应按照有关规定保密，并征得行政部同意后才可复印摘抄。

第六章发文办理

第十七条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条公司常用发文字号有：

akak-zgb（总经办）

akak-fwb（法务部）

akak-cwglzx（财务管理中心）

akak-sjjhb（审计稽核部）

akak-clcgb（材料采购部）

akak-rlzyb（人力资源部）

akak-hswyglzx（会所物业管理中心）

akak-xzb（行政部）

akak-tzb（拓展部）

akak-yxzx（营销中心）

akak-sckfb（市场开发部）

akak-zjb（造价部）

akak-zsb（总师办）

akak-xmgcb（项目工程部）等。

未编文号但以公司和行政部名义印发的公文具有同等效力。

第十九条草拟公文的注意事项：

1.公文内容不得违背政策及法律法规的规定。

2.从公司全局出发，从实际出发，观点明确，层次清楚，文字简练并应注明密级（绝密、机密、秘密、普通）。

3.使用简称要规范，应先用全称并注明简称。

4.文中如涉及公司统计数据，应与行政部或财务部门核实。

5.公文内容如涉及多个部门，主办部门应送相关部门会签。

6.行政部负责对文稿进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏、内容、格式不妥的文件应退回拟稿部门重新拟定。

7.待行政部初审合格后按规定程序会签后报董事长、总经理审核。

第二十条草拟公文应一律采用A4纸打印，并附电子文本，逐项填

写“x公文呈签单”，送公司行政部。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送行政部。特事特办。

第二十一条草拟公文经行政部呈董事长、总经理签发，签发前应作好审核工作。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本制度的规定等。