谈秘书工作的时间管理艺术

谈秘书工作的时间管理艺术

【摘要】秘书工作不论在党政机关还是在事业单位等在各级单位中都占有举足轻重的地位，而秘书工作又是一项具有综合性的工作，时间管理对秘书人员而言就显得十分重要。对秘书的时间管理原则及方法的具体应用进行研究，对秘书工作的时间管理方式进行了深入详细地分析与研究，并结合具体的秘书工作的具体案例进行探讨。论文的主体内容分为四个部分：第一部分主要是介绍秘书、时间管理等相关概念及其理论基础。第二部分主要谈秘书的时间管理原则。包括目标原则、计划原则、有序原则、效率原则，并认为几种经典的时间管理原则应巧妙组合使用，以使时间得以充分有效利用。第三部分主要论述秘书的时间管理方法，包括时间计划表控制法、ABC时间管理法。综合运用时间管理方法，以提高时间利用率。第四部分主要探讨在秘书具体工作中适用的时间管理原则及方法。最后指出，时间管理是一门艺术，秘书工作人员应充分发挥自己的想象力、创造力，遵循基本的时间管理原则、时间管理方法，创造出更多符合自身工作实际需求的时间管理方法，提高工作效率，成为新时代的高素质人才。

【关键词】秘书工作时间管理艺术

On the Art of Secretary’s Time Managemen t

【Abstract】 Secretarial work at all levels of party and government organs, enterprises and institutions occupies a very important position. Also it is a comprehensive work and time management is particularly important for the Secretary. In this paper, we focus the secretary of time management as the research object, and make a in-depth and detailed analysis and research on it. By combining with the concrete practice cases to discuss the secretarial work. The main thesis is divided into four parts: the first part is mainly defined secretary, time management, and other related concepts and theoretical foundation. The second part is mainly about the principles of secretary’s time management, which is including target principles, planning principles, orderly principle, efficient principle. We believe that the time management principles should compose and transform skillfully in order to make the time to play the greatest benefits. The third part discusses the methods of secretary’s time management, including the method of time schedule controlling, the method of ABC time management. The fourth part discusses how to use the principles of secretary’s time management and the methods of secretary’s time management in secretarial work. Paper concludes that time management is an art, secretarial staff should give full play to their imagination and creativity, and follow the basic principles of time management to create more ways for their own needs to time management.

【Key Words】Secretarial work Time management Art

目录

引言 1

一、相关概念的界定 1

（一）秘书 1

1. 秘书的定义 1

2. 秘书的地位和作用 2

3. 秘书的职责 2

（二）时间管理 2

1. 时间管理的释义 2

2. 时间管理的意义 3

二、秘书时间管理原则 3

（一）目标原则 3

1. 制定目标以合理使用时间 3 （二）计划原则 5

（三）有序原则 5

三、秘书时间管理方法 6

（一）时间计划表控制法 6 （二）ABC时间管理法 6

1. ABC时间管理法的基本原理 6

2. ABC时间管理法的使用 7

四、秘书工作中的时间管理技巧 8 （一）合理安排工作 8

（二）巧妙利用时间管理小技巧 8

1. 工作秩序条理化 8

2. 合并同类任务 9

3. 善用碎片时间 9

（三）注重时间管理的反思与评估 9

结论 9

参考文献 10

附录 10

致谢 10

引言

一个人的时间是有限，也是弥足珍贵的，我国古代就有“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”这样的名言佳句，不断提醒人们要重视时间的价值，而时间的价值也折射出了时间管理的意义所在。时间是最缺乏的资源，如果不管理好时间，就无法管理好其他的任何事物。

秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中，还是在企事业单位中都占有十分重要的地位，而秘书工作又是一项具有综合性质、辅助性质的工作，涉及文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理等各类事务，时间管理对秘书工作人员而言就显得尤为重要。这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力，学习科学的时间管理方法，尽量减少时间的浪费，提高时间利用率，为工作的顺利开展奠定基础。

对于时间管理的研究更注重强调其艺术性，突出时间管理是一门艺术，并强调人的作用。无论是时间管理原则还是时间管理方法，都需要人来执行。此外，秘书工作人员在工作时会受到来自内外因素的干扰，如精神不集中、电话铃声、同事问询、领导交办的临时性事务等。如何规避这些因素带来的时间管理效率低下也是秘书人员需要思考的问题。以秘书的时间管理方式作为研究对象，对秘书的时间管理方式进行深入详细地分析与研究，并结合具体的秘书工作实际案例进行探讨，形成理论与实践统一；根据自己的所学知识对搜集到的资料进行分析、总结、归纳；从已有的理论、原则、方法及案例中分析不足，总结经验，创造出更多符合自身需要的时间管理方法。

研究从秘书相关概念、时间管理概念及其理论基础出发，列举几种经典、普遍适用的秘书工作的时间管理原则、时间管理方法，并探讨在秘书人员实际工作情境中这些原则、方法的具体使用。在研究过程中主要釆用以下几种研究方法：

第一，调查法。搜集有关秘书工作时间管理的原则、方法等相关理论，对其进行系统、全面、有计划的了解，形成自己的理论体系。

第二，文献研究法。通过查阅期刊、杂志、报刊、书籍等来收集资料。

一、相关概念的界定