电子表格软件在会计中的应用

第四章电子表格软件在会计中的应用

1.章节内容：

2.考情分析：

各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。

3.学习方法：

本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。

第一节电子表格软件概述

一、常用的电子表格软件（★）

Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus Notes、FormulaOne等

Mac操作系统：Numbers

二、电子表格软件的主要功能（★）

1.建立工作簿

2.管理数据

3.实现数据网上共享

4.制作图表

5.开发应用系统

（一）建立工作簿

每个工作簿含有一张或多张工作表。

单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。

（二）管理数据

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

（三）实现数据网上共享

通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

（四）制作图表

散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

（五）开发应用系统

Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

【例题·单选题】在Excel2013中，一个工作表由（）组成。

A.65536行和256列

B.65536行和16384列

C.1048576行和16384列

D.1048576行和256列

『正确答案』C

『答案解析』在Excel2013中，行数=256×642，列数=256×64。

【例题·多选题】电子表格软件的主要功能有（）。

A.建立工作簿

B.管理数据

C.实现数据网上共享

D.制作图表

『正确答案』ABCD

『答案解析』电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。

三、Excel软件的启动与退出（★★）

（一）Excel软件的启动

1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动

2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动

3.通过“运行”对话框启动

4.通过打开已有Excel文件启动

（二）Excel软件的退出

1.通过标题栏的“关闭”按钮退出

2.通过任务栏退出

3.通过快捷键退出：Alt+F4

4.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出

5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出

【例题·单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是（）。

A.通过标题栏的“关闭”按钮退出

B.Alt+F4

C.双击标题栏的控制按钮

D.Ctrl+F4

『正确答案』D

『答案解析』选项D，属于关闭Excel文件的方法。

四、Excel软件的用户界面（★★）

Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;

Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。

【提示】

1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1

将其打开。

4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。

五、Excel文件的管理（★★）

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

（1）启动软件时：自动建立新文件

（2）启动软件以后：

快捷键：“Ctrl+N”键

菜单栏：“文件”→“新建”

工具栏：“新建”按钮

2.Excel文件的保存

快捷键：“F12”键，另存为

“Ctrl+S”键，保存

工具栏：“保存”按钮

菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”

自动保存

（二）Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

（1）退出Excel软件，文件自动关闭

（2）不退出Excel软件：

工具栏：“关闭”按钮

菜单栏：“文件”→“关闭”

快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”

【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别

2.Excel文件的打开

（1）双击Excel文件打开

（2）菜单：

右键快捷菜单：“打开”

菜单栏：“文件”→“打开”

（3）工具栏：“打开”

（4）快捷键：“Ctrl+O”

（三）Excel文件的保密与备份

1.Excel文件的保密

（1）打开权限密码

（2）修改权限密码

“另存为”→“工具”→“常规选项”

2.Excel文件的备份

保存时，自动生成备份文件：“原文件名+的备份”

图标与原文件不同

（四）Excel文件的修改与删除

1.Excel文件的修改

修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除