(房地产项目规划)房地产公司规划设计部文件管理规范

文件管理规范

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修订记录

编写：阳光城郑乘华

一、流程概况 (3)

二、在确文件顺利运作的前提下控制周期 (4)

三、流程图 (5)

一、合同请示单流程: (5)

二、合同会签单流程： (5)

三、合同会签结束后后续工作； (5)

四、《银行付款凭单》流程： (6)

五、合作单位评估： (6)

六、图纸接收流程： (6)

七、图纸存档： (6)

八、文件存档流程： (7)

九、图纸加晒复印流程 (7)

四、规划设计部表单填写规范 (7)

1. 请示单填写规范 (7)

2. 内部联系单填写规范 (8)

3. 外部联系单填写规范 (8)

4. 合同委托单位选择请示单填写规范 (8)

5. 合同会签单填写规范 (8)

6. 设计变更审批表 (8)

7. 设计变更通知单 (8)

8. 图纸出图审批表 (9)

9. 自审汇总表 (9)

10. 填写《银行付款凭单》 (9)

五、规划设计部表单保管规范 (9)

1. 请示单保管规范 (9)

2. 内部联系单保管规范 (9)

3. 外部联系单保管规范 (9)

4. 合同会签单保管规范 (9)

5. 设计变更审批表保管规范 (10)

6. 设计变更通知单保管规范 (10)

7. 图纸出图审批表保管规范 (10)

8. 自审汇总表保管规范 (10)

六、规划设计部文件夹管理规范 (10)

1. 资料员须建立的文件夹目录包含如下： (10)

2. 项目负责人须建立的文件夹目录包含如下： (10)

3. 专业负责人须建立的文件夹目录包含如下： (10)

七、规划设计部电子存档规范 (10)

八、规划设计部文件管理评价内容 (11)

一. 文件管理(电子版本或纸质版本) (11)

二. 合同管理(电子版本或纸质版本) (11)

三. 信息管理(电子版本或纸质版本) (11)

一、流程概况

二、在确文件顺利运作的前提下控制周期

三、流程图

一、合同请示单流程:

1.经办人须要项目专业负责人来签字

2.规划设计部经理在部门经理处签字

3.然后直接交由分管副总签字

4.之后交由常务副总会签

5.最后由公司总经理签字。

6.合同请示单由资料员移交给档案室，并在《请示文件移交表格》签收。同

时复印一份存入《请示文件夹》进行扫描，将扫描文件发给相关会签人员，

注：请示单会签过程中有疑义时，经办人须进行说明。

二、合同会签单流程：

1.合同会签单附件需包含单位选择凭证（可为委托请示单）和合同文本稿

2.经办人须项目专业负责人来签字

3.由经办人交由部门经理签字

4.然后交由资料员进行各部门会签，会签部门包括成本部、财务部、公司法

务、合作方推荐部门（需要时，由该部门部门经理签字）；会签单后面需

由该单位请示单为附件，或其他单位需该单位进行工作联系单。

5.汇总各部门意见后交由经办人修改，同时与合作单位进行沟通。若同意修

改着按照此修改合同文本交给资料员。

6.资料员交由分管副总签字。

7.之后交由常务副总会签；

8.然后由公司总经理签字。

9.最后再次交由公司法务进行会签。

注：合同会签过程中有疑义时，经办人须进行说明，同时由经办人修改合

同文本工作。

三、合同会签结束后后续工作；

1.法务签字完后，资料员向经办人提取该合同电子版，并把它转化为PDF

存档，之后发给对方合作单位进行盖章，份数我司至少为两份。

2.等待合作单位将合同送达我司后，经办人进行核查，资料员到盖章处（现

公司由张敏负责）领取用章表格，并填写相关内容后，请部门经理签字。

3.出示用章签字本，同时携带合同会签单到盖章处进行盖章，盖章一般要附

加法人章。且份数要按原先规定份数。

4.盖章好后，原件一份送到档案室进行存挡，一份送到财务部资料员（现公

司为毛向威），并在《请示文件移交表格》中签字。

5.剩下一份由资料员进行保管，同时更新合同文件夹目录和电子档合同文件

夹目录及相关内容，并建立该项目合同文本资料夹。

6.在《合同资金支付情况表格》中增加该公司单位名称及合同详细资料。

7.资料员要把合同文本放入范本资料库。并做好管理工作。

8.下次合同会签以上一次合同为范本（除非硬性规定），资料员要与将合同

文件电子版发给下一个经办人，经办人可咨询上一合同经办人注意条款事

情。

四、《银行付款凭单》流程：

1.经办人填完后签字并交由部门经理和分管副总会签，后交由部门资料员进

行流程管理，并在《请示文件移交表格》上进行登记。

2.资料员需粘结发票并附上合同该金额合同文件复印件，并将它进行以下部

门进行会签：财务部会计、财务部经理、财务部副总、再由总经理签收。

3.会签完毕后资料员进行《请示文件移交表格》登记，并在《合同资金支付

情况表格》进行记录跟踪。

4.由资料员对资金情况进行跟踪，并及时把相关相信传递给经办人。

五、合作单位评估：

1.待合同履约结束后，由经办人填写与该合作单位《设计单位合作诚信表》，

签字后交由部门经理知会签字，资料员将合同履约情况汇入合作单位资料

库中。

六、图纸接收流程：

1.在招标完成前图纸修改变更均不走变更流程，出图只运行图纸《图纸出图

审批表》，设计相关专业均要看完，所以经办人要注意电子版提取。

2.设计单位设计图纸首先由设计单位负责送达甲方（可预先规定）、其次由

专业负责人到设计院提取图纸（当场清点），数量无误后连同《设计变更

审批单》交给资料员，资料员运行《设计变更审批流程》。

3.图纸、文件等签发由资料员进行签发，发放地点均在公司，并按项目分不

同的签收《文件发放回收记录》。

七、图纸存档：

1.存档图纸类型：审查盖章图纸设计部只需存档一套完整版，其它一套为审

查单位、另一套移交给项目部、第四套给开发报建施工许可证、另外还需

准备三套审查建筑专业施工图