第章秘书工作概述第二章秘书的素养
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•中介性
在党政机关、企事业单位内，领导层是 决策机构，职能部门是执行机构。
•综合性
秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动 而展开的，活动内容涉及面广。
1.3 秘书工作
1.3.1 秘书工作内容与形式
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开 展的工作。
•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组 织和服务、会后的善后和落实。
秘书学 基础
Baidu Nhomakorabea
第一章 秘书工作概述
1.1 秘书 1.2 秘书部门 1.3 秘书工作
教学目的
了解秘书的来由、职业特色、类别和 秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则 和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，你会对秘书及秘书工作 有一个初步的了解，为学习后续内容， 奠定一个良好的基础。
教学重点与难点
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
1.2.4 秘书部门的地位
秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为 单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外 的枢纽地位。如图 ：
首脑机关
秘书机关
下级组织 下级组织 职能部门 职 能 部 门
1.2.5 秘书部门的 基本特征
•从属性
秘书机构在整个机构体系中属于综合性的 辅助部门。
这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。 （2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。 如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
我国古代真正承担“秘书”工作的官员：
史官、御史、尚书、掌书记、中书舍人、 翰林学士 ……
2.辅臣 Secretary: “大秘书”与“小秘书”： （1）Secretary—“辅臣 ” （部长或大臣）
原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件 和印玺、掌管宫廷内务的大臣。后来沿用为世界许 多国家主管政府事务的部长或常务副部长。
秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭 义之分。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
•办事：主要分信息工作、技术工作和日常 行政事务工作。
1.3.2 秘书工作的性质
1.辅助性（根本性质）——助手地位 2.综合性（全面性） 3.机密性：“守口如瓶” 4.服务性 秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务： （1）为本机关领导和上级机关服务； （2）为本机关其他平级的职能部门服务； （3）为下级机关和人民群众服务；
秘书: ①掌管文书并协助机关或部门负责人处理日
常工作的人员； ②秘书职务。
1.1.2 秘书的职业特色
1.直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一致 的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直 接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报 的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其 结果的成败与领导有直接的关系。
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能
&1 秘书的涵义和职业特征
1.1.1 秘书的涵义 四种说法： 1.宫中秘藏之书： 秘书监—秘书令 （秘书监）/秘书丞/秘书郎
最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.1.3 秘书的分类
横向分类
按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私 人秘书，商业秘书，涉外秘书。
按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文 字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、 医学秘书，法律秘书等。
按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
纵向分类（层次）
高级、中级、初级
1.2 秘书部门
1.2.1 秘书部门的涵义
2.稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相 对的固定性，短至数月，长达几年甚 至几十年。
3.知识化
秘书的工作性质要求秘书人员要具 有一定的文化知识和专业知识。
4.年轻化
发达国家的秘书人员平均年龄为26 岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书
岗位看做是由操作层通向管理层的最
好阶梯。
5.女性化
近20年来，女性秘书有明显增加的 趋势，这是由女性的心理素质所决定 的。西方国家的初、中级女性秘书占 总数的比例达到了90%。
例如：国务秘书——国务大臣 石油秘书——石油部长 外交秘书——外交部常务副部长
（2）secretary—帮助上司处理文书和事务的人员
3.行政职位
中共三大，决定在中央设秘书——第一任政 治秘书为毛泽东。 在我国，政府秘书均属国家公务员。
4.社会职业 属于第三产业；
《现代汉语词典》2005年6月第5版941 页
1.2 秘书部门
1.2.2 秘书部门的设置
设置原则： 精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大
“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层 次。办公厅，一般可分设两层，最多不超过三 层。为便利工作，可多设副职，分工领导。”
2、组织机构
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
1.秘书工作机构的名称 （1）广义
在党政机关、企事业单位内，领导层是 决策机构，职能部门是执行机构。
•综合性
秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动 而展开的，活动内容涉及面广。
1.3 秘书工作
1.3.1 秘书工作内容与形式
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开 展的工作。
•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组 织和服务、会后的善后和落实。
秘书学 基础
Baidu Nhomakorabea
第一章 秘书工作概述
1.1 秘书 1.2 秘书部门 1.3 秘书工作
教学目的
了解秘书的来由、职业特色、类别和 秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则 和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，你会对秘书及秘书工作 有一个初步的了解，为学习后续内容， 奠定一个良好的基础。
教学重点与难点
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
1.2.4 秘书部门的地位
秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为 单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外 的枢纽地位。如图 ：
首脑机关
秘书机关
下级组织 下级组织 职能部门 职 能 部 门
1.2.5 秘书部门的 基本特征
•从属性
秘书机构在整个机构体系中属于综合性的 辅助部门。
这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。 （2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。 如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
我国古代真正承担“秘书”工作的官员：
史官、御史、尚书、掌书记、中书舍人、 翰林学士 ……
2.辅臣 Secretary: “大秘书”与“小秘书”： （1）Secretary—“辅臣 ” （部长或大臣）
原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件 和印玺、掌管宫廷内务的大臣。后来沿用为世界许 多国家主管政府事务的部长或常务副部长。
秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭 义之分。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
•办事：主要分信息工作、技术工作和日常 行政事务工作。
1.3.2 秘书工作的性质
1.辅助性（根本性质）——助手地位 2.综合性（全面性） 3.机密性：“守口如瓶” 4.服务性 秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务： （1）为本机关领导和上级机关服务； （2）为本机关其他平级的职能部门服务； （3）为下级机关和人民群众服务；
秘书: ①掌管文书并协助机关或部门负责人处理日
常工作的人员； ②秘书职务。
1.1.2 秘书的职业特色
1.直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一致 的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直 接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报 的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其 结果的成败与领导有直接的关系。
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能
&1 秘书的涵义和职业特征
1.1.1 秘书的涵义 四种说法： 1.宫中秘藏之书： 秘书监—秘书令 （秘书监）/秘书丞/秘书郎
最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.1.3 秘书的分类
横向分类
按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私 人秘书，商业秘书，涉外秘书。
按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文 字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、 医学秘书，法律秘书等。
按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
纵向分类（层次）
高级、中级、初级
1.2 秘书部门
1.2.1 秘书部门的涵义
2.稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相 对的固定性，短至数月，长达几年甚 至几十年。
3.知识化
秘书的工作性质要求秘书人员要具 有一定的文化知识和专业知识。
4.年轻化
发达国家的秘书人员平均年龄为26 岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书
岗位看做是由操作层通向管理层的最
好阶梯。
5.女性化
近20年来，女性秘书有明显增加的 趋势，这是由女性的心理素质所决定 的。西方国家的初、中级女性秘书占 总数的比例达到了90%。
例如：国务秘书——国务大臣 石油秘书——石油部长 外交秘书——外交部常务副部长
（2）secretary—帮助上司处理文书和事务的人员
3.行政职位
中共三大，决定在中央设秘书——第一任政 治秘书为毛泽东。 在我国，政府秘书均属国家公务员。
4.社会职业 属于第三产业；
《现代汉语词典》2005年6月第5版941 页
1.2 秘书部门
1.2.2 秘书部门的设置
设置原则： 精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大
“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层 次。办公厅，一般可分设两层，最多不超过三 层。为便利工作，可多设副职，分工领导。”
2、组织机构
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
1.秘书工作机构的名称 （1）广义