浅谈管理信息系统在企业零售业中的作用

浅谈管理信息系统在企业零售业中的作用

作者：李蕊

来源：《管理观察》2010年第02期

摘要:随着经济的发展,零售业在中国蓬勃发展,规模化,连锁化成为未来的趋势,通信和互联网应用技术的迅速发展和普及,以及市场的激烈竞争和消费水平的提高,都对商场管理信息系统提出了新的要求。本文简单分析了管理信息系统在供、销、存的供应链管理中的作用及在销售支持和供应商信息交流方面的功能,从而阐明构建信息系统是零售业发展的必然要求。

关键词:零售业供应链管理管理信息系统重要作用

一、基于沃尔玛的管理信息系统支持分析

沃尔玛是全球最大的零售商,拥有最强大的系统,以下将以沃尔玛为例说明管理信息系统的作用。

首先,供应链是围绕企业通过对信息流、物流、资金流的控制,从采购原材料开始,形成中间产品及最终品、把产品送到顾客手中,将供应商分销商零售商最终客户连成一个整体的功能网链结构。与供应链相关的信息系统有以下几个方面:

1. 基础信息

1)供应商基本:每个供应商在合作之初都要与卖场签订合同,作为合同附件需提供供应商的基本信息,如营业执照,税务登记证,组织机构代码证等,供应商管理部门会将审核合格的资料输入系统作为结款的依据,而供应商的电话、传真号,邮件地址,账期被输入系统以便联系及今后网上下载订单之用。

2)商品基本信息:每个商品进入卖场都有严格地审核程序,合格的商品将被录入系统,商品的基本信息包括名称、包装规格、条形码(这相当于商品的身份证,是系统识别商品的依据)、产地、所属供应商等,同时会测量这一商品的长、宽、高,这是未来设计陈列牌面的基础,系统会根据货架尺寸商品的尺寸及安排陈列的面位数自动计算货架上限,即此商品放满货架最多可以陈列的数量,这是今后补货的依据。

2.销售系统

销售系统又称POS系统,当顾客到收银台结帐时收银员将扫描商品的条码,扫一个系统将从库存中自动减掉一个,当发生退货时则自动加回到库存中。对于你那些做促销有特殊陈列位置的商品则在促销开始前两周有相关人员输入系统,系统会根据特殊位置的大小增大订单数量,但须由员工再次确认订单数量以提高效率。

系统在捕捉销售数量及金额的同时会自动计算每个顾客购买了哪些部门的商品,每个部门的渗透率,當天的来客数及客单价。

3.补货系统

大型外资零售商基本都使用自动补货系统,系统根据每天的销量、包装数、货架上限、订货时间、到货时间自动计算应该补货的数量,自动下订单并传到供应商网站或供应商的企业邮箱中,供应商用自己的密码及用户名登录后即可在网上下载订单,并提前预约送货。当货物送到卖场收货后收货数量录入系统,库存数增加。系统将自动记录供应商送货的时间、订单号、送货数量及金额并传输到财务系统作为结款依据。同理,当滞销商品或破损商品退回供应商时,系统会自动从库存数量中减掉退货数量,相关数据一样会传输到财务系统并从应付账款中减掉退货金额。

二、管理信息系统对于销售支持方面强大的功能

1、销售数据分析:系统可以保留从开店至今的所有销售记录,员工可以导出任意时间段任意一家或几家门店的销售数据,分析历史数据或做销售对比用于制定计划或业绩回顾。

2、邮报商品的追踪:每个档期按照计划所有的邮报促销单品提前一个月输入系统,系统中的图片库与单品进行匹配,相关信息通过与广告公司的系统直接相连进行检查或替换,促销期间的销量也可以导出每天跟进库存,及时采取行动以确保促销效果。

3、损耗控制:在经营的过程中总会产生破损、过期货品丢弃及商品被盗等可控或不可控的损耗,为保证库存的准确性需每周、每月、每年盘点及时调整库存差异,系统会分别将各种损耗归类,计算出站销售的百分比以将损耗控制在一个合理的范围。如果对营运过程有异议还可调出店内监控录像来核查。

4、供应商应付账款及扣款查询:通过这个系统,采购人员可明确地知道每个供应商往来账项的具体情况以规避有可能产生的坏账的风险。

5、合同管理:每一年与供应商签订的合同在系统中均可查询,每一个具体条款采购人员都很清楚。

6、监督控制:所有信息的更改在系统中都有详细记录,日期、申请人、操作员等,内部审计可据此核查。

7、配送中心:为节约物流成本而建立的配送中心其系统与卖场系统也是相连的,对于全国性供应商其收到的订单是所有门店订量的总和,货物送到配送中心后,那里的员工根据系统中各门店的订量分货,再通过货柜车运往全国各个门店。配送中心收货后,各门店的系统中会自动显示该货物在途数量以避免重复下单。

三、管理信息系统对零售商与供应商之间信息资源共享功能

1、订单及对账:零售商建立了供应商网站,供应商可免费申请密码和帐号,登录这个系统供应商可在网上下载订单,同时在到账期前在网上核对每一笔交易的金额及数量如核对无误即可

开发票结款。

2、销售及库存查询:登录网站(沃尔玛叫retail link),供应商可查询自己帐号下所有单品每天的销售数量及库存状况,并可以download历史销售数据进行分析总结。

3、品类管理——实现共赢的超前理念(目前只有沃尔玛在进行),为实现零售商与供应商之间的共赢局面,沃尔玛几年前就开展了JBP(joint business plan) 和CaMa(category management)项目。这是零售商以开放的心态利用强大的信息系统与供应商之间充分的信息共享实现共赢的成功案例。

综上所述,管理信息系统是大型外资零售商运营管理强大的技术支持及保障,也是其可以在世界范围内迅速扩张及快速发展的关键所在,整个供应链的各个环节围绕系统而展开,环环相扣,互相制约,在业务顺利开展的同时也起到供应链管理了监督控制的作用。因此面对外资零售商

强大的进攻,国内的中小零售企业应尽快完善硬件系统,建立健全管理信息系统,资源整合,连锁化,规模化地发展才能在激烈的市场竞争中得以发展,也才能在竞争中立于不败。◆

参考文献:

1、(美)斯蒂芬.哈格.信息时代的管理信息系统(第六版),机械工业出版社,2007

2、中国连锁经营实战网。饶坤罗。零售业供应链管理。

作者简介:李蕊,女,19977年5月-,研究生学历,昆明广播电视大学讲师。