公司印鉴及证照管理办法

公司印鉴及证照使用管理办法

公司印鉴管理

一、目的

为加强公司印鉴管理，保护公司合法权益确保印鉴使用的合理性、有效性和可控性，特制定本办法。行政综合部负责公司印鉴管理工作，发放、回收印鉴，监督印鉴的保管和使用。

二、适用范围

本规定中所指印鉴是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需经公司名义或有关部门名义证明其合法作用而使用的印鉴，包括：公司印鉴、合同专用章、人事专用章、财务专用章、董事长、总经理职章等公司或部门专用章，各部门未经总经理不得刻制印鉴。

三、印鉴管理细则

1、印鉴的刻制、启用由行政综合部负责，如有需要更换印鉴，应由规定的印鉴管理人员将旧印鉴交还行政综合部。

2、行政综合部应将每个印鉴登入印鉴台账。印鉴更换实行先交后发的原则。

3、公司印鉴、合同专用章、董事长、总经理职章由行政综合部负责保管；财务专用章由财务部负责保管。

4、公司用印依照以下原则进行：公司名章用于以公司名义行文时；职务名称印鉴在以职务名义行文时使用。

四、公司印鉴使用程序

1、需使用公司印鉴，应先填写“公司印鉴使用申请表”，写明申请使用理由，征得部门领导或行政综合部负责人签字同意，并报公司总经理批准后，连同需盖章文件一并交印鉴管理员。经审核手续齐全，印鉴管理员方可给与盖章。

2、需使用公司合同专用章，盖章合同应有“公司合同会签单”，并经法人代表或法人代表授权委托人签字后,连同需盖章合同一并交印鉴管理员。

3、印鉴管理员应建立印鉴使用台帐，并由使用印鉴人签字。

4、印鉴管理员应保管好印鉴使用申请单。

5、公司印鉴不准带出公司，如确因工作需要，经总经理批准，并由申请人填写单据并注明借用时间和期限，方可借出。借出的公司印鉴，应由印鉴管理员负责携带并盖章，盖章应符合经批准的用印事项。

6、任何人不得开具空白介绍信或在空白纸上盖章，如确因工作需要，经总经理批准，并由申请人写明理由，方可用印。

五、印鉴使用方法

1、盖印文件必要时盖骑缝印；

2、公司文件、对外介绍信、证明材料及其它以公司名义出具的材料盖公司印鉴。

3、以公司名义对外出具凭证，需要公司董事长或总经理署名或用职章；

4、除有发文卡、总经理签字或直接盖章外，其它用印需填写用印申请单。

5、所有盖章的对外材料必须由印鉴管理员留存一份。

6、如违反本办法未按程序用印者，一经证实，公司将对用印人及印鉴管理员给予严肃处理；如造成严重后果，触犯刑律的移送司法机关，追究其刑事责任。

六、印鉴的废止

如需废止公司印鉴，由印鉴保管部门提出申请，经公司总经理或分管副总经理批准后，由行政综合部出具正式文件予以废止。行政综合部应将废止印鉴保存三年。三年后移送公司档案部门管理。

公司证照管理

一、目的

为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理，避免因管理不善给公司带来的风险，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

二、适用范围

营业执照、组织机构代码证、税务登记证及企业各类证件的原件、电子档及复印件等。

三、证照资料的保管归档

证照原件、电子档以及复印件统一由行政综合部保管和传送。

四、证照资料的使用管理

1、需要借阅、借用、复印证件资料，须到行政综合部填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人审批，分管副总签批确认后，可到行政综合部办理相应手续；

2、行政综合部仅凭分管总经理或分管副总签批的申请单办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天；

4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告，并立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；

5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保；

6、除印鉴管理人员其他人不得擅自保存证照电子版和复印件；

五、证照的年审、到期、变更

证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证等）由行政综合部负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。

六、相关责任

1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任；

2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证件转借其他人使用。

七、注意事项：

凡违反上述规定而私自复印文件或转借者，经行政综合部每发现一次视情节严重程度给予50-500元罚款处理，如果导致公司损失的，应赔偿公司因此而造成的损失；构成犯罪的，由公司送交相关司法机关追究刑事责任。

本规定自2015年7月21日起执行。

附:使用流程图

蒙羊牧业（兴安）有限公司

二〇一五年七月二十日

印鉴（证照）使用流程

印鉴（证照）借用流程