文秘知识-秘书的沟通与协调能力之重要性

秘书的沟通与协调能力之重要性

长期以来,人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价,认为他们只是从事

简单的日常性工作,只需要具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。事实上,随着高

校教学改革进程的不断深入,教学秘书作为高校里面一个特殊的角色,处于教学管理工

作环节的枢纽位置,其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。教学秘书除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外,还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力,最重要的是具备良好的沟通协调能力,这是由教学秘书特定的角色定位和职

能特点决定的。沟通与协调的能力,不仅是教学秘书的职业需要,更是一种生存方式,会直接影其工作效率和效果,影响学校的教学运行,因此,沟通与协调对高校教学秘书而言意义重大。

本文拟结合实际工作,从教学秘书的角色定位和职能特点出发,分析沟通与协调能

力对于教学秘书在工作中的重要性,进而对提高教学秘书工作效率提出几点建议。

一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位

教育部《高等学校教学管理要点》(教高司[1998]33号)指出:“系(院)可设教学秘书和教务员,在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质

量信息的经常性调查了解工作。”这在理论上对教学秘书的行政关系、岗位职责范围

和工作定位做出了明确界定。在实践中由于每个学校的情况不尽相同,教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。不过从个性的教学秘书角色可以归纳出其共性

的定位,一般为以下几种:

(一)服务者角色

教学秘书工作的宗旨是服务,为学校的管理服务,为老师的教学服务,为学生的学习服务,这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。作为教学秘书,必须要树立服务意识,因为管理和沟通的最终归属就是服务,只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢,才能

真正体现教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性。

(二)协调者角色

教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间,是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。教学管理工作涉及大量的协调工作,诸如排课、排监考员、调停课等等,都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用,化解各种矛盾,确保工作平稳有序地开展。

(三)信息传递者角色

教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传递与反馈的桥梁,是各种教学信息上传下达的枢纽。教学秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规章制

度及时准确地传达给教师和学生,另一方面把来自师生的信息上报教学管理部门,以便教学管理部门采取相应的改进措施。

二、教学秘书在教学管理中的职能特点

(一)服务性强

教学秘书,也可以叫做教务员,顾名思义,其工作包括“教”和“务”两部分,其中,“务”是教学秘书的工作重心。教学秘书所承担的每一项具体工作,都是以服务为性质的,作为学校的窗口人员,沟通的能力是必不可少的,只有善于跟各种人员交流和沟通,才能更好地为学校、为师生服务。

(二)涉及面广

教学秘书处在教学管理的最基层位置,很多教学活动都需要由教学秘书进行组织和安排,因此与专职教师相比,教学秘书所要接触的人员更多,涉及范围更广。对上要面对教务处和院系领导,对下要为广大师生服务,横向还要与其他职能部门以及各系进行协调,这就要求教学秘书必须具备良好的沟通与协调能力。

(三)时效性强

教学秘书的工作繁杂,其中很多工作都有较强的时效性,因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。本文作者所在的学校属于异地办学,有时候教务处出一个紧急通知,这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员,并保证他们收到通知。教学秘书必须掌握各种沟通方法和技巧,及时地传递信息,以便高效完成任务。

三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力

通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析,可以看出沟通与协调能力对于教学秘书在工作中具有重要作用。沟通与协调不是一种本能,而是一种能力,它不是人天生就具备的,而是在工作实践中培养和训练出来的。教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方面的能力:

(一)三“心”两“意”

首先,是自尊“心”。平等与尊重是沟通的前提。教学秘书很容易陷入两个误区,一是身为非教学人员,职称学历层次相对来说不高,因此在专职教师会产生自卑心理;二是在学生面前以教师的身份出现,是管理者,因而觉得高人一等。这两种认识都易造成人与人之间的不平等,因而也就难以进行有效的沟通。事实上,在工作中,教学秘书和教师、学生都是平等的,所以教学秘书应做到自尊自爱,维护自己的人格也尊重他人的人格,才能达到有效沟通。其次,是热“心”。教学

秘书是系部的窗口人员,要面对来自各个层面的人,因此,在日常工作中,教学秘书在同其他人员进行交流沟通时,一定要有热心的态度,真诚对人,乐于助人。第三,耐“心”。教学秘书每天要面对大量的文件、通知、电话、资料和形形色色的人,同一个问题可能要重复地跟不同的人解释,这种工作很容易让人丧失耐心,影响人际关系,不利于沟通。因此,教学秘书在接待处理问题时,必须耐心细致,不推诿拖沓,对于师生的询

问要确保事事落实,件件有回音。第四,服务“意”识。服务意识是教务管理中的灵魂,

教学秘书大多数情况下是在默默工作,极少有“出头”、“露面”的机会,而对于千头

万绪的工作,教学秘书必须树立一种服务意识,有吃苦耐劳,勇于奉献的精神,以一种甘

当配角的态度来为学校服务。最后,管理“意”识。教学秘书是高校教学活动的基层管

理者,担负着诸多管理者的角色。教学秘书的教学管理包括学生的学籍和成绩管理、教

学计划执行管理、课程考核管理、教学质量监控管理等,教学秘书应学习和运用教学管

理的基本理念,指导和实施教学管理;应以一个管理者的能力素质要求自己,不断提高自

身的管理能力和水平,以便更好地发挥沟通协调的能力。

(二)对教学信息的收集和反馈

教学信息是领导对教学工作指导、决策的重要依据,信息的及时、客观、全面直接

关系到教学运行管理的工作效率。对于同样的信息源,教学秘书收集、整理、反馈信息

能力的强弱,直接影响所获得的信息数量、质量及利用效果。教学秘书要充分掌握准确

的教学信息,从多方面、多渠道地了解各要素的信息,把这些信息传达给接受目标,并把

结果反馈给信息发送者。由于目前很多高校已经不实行教师坐班制,教学秘书作为教师

与系领导沟通的桥梁,就要利用自己经常与领导接触的机会,多了解领导对于某位教师

的看法和要求,及时把领导的意见和要求转达给教师,使教师更加明确自己努力的方向。同样,教学秘书也要利用经常和教师接触的机会,多倾听教师对系领导的意见,及时反馈

给领导,使领导在决策的过程中,能充分考虑广大老师的意见,使决策更符合大多数教师

的意愿。其次,教学秘书通过对教师的教学情况进行质量检查(包括教学资料上传情况、学生评教、教师听课情况等),对于在检查中发现的教学问题及时反馈给教师,督促教师

进行处理和解决,通过查漏补缺,使教学质量得以提高;通过学生信息的收集(如学生信

息员反馈、学生课堂评价、座谈会、出勤率等),了解学生学习过程中的问题及心理状态,对收集的信息进行整理和分析,把相关信息及时反馈给相关人员及有关领导,以便对

发现的问题及时予以解决和处理。

(三)利用现代信息技术提高沟通效率

教学秘书是教务工作的执行者,常常要传达一些执行性的通知,涉及的人员多,迫切

需要提高效率。由于本文作者所在的学校是异地办学,校区分散,信息传送较为不便,也

不可能经常在各个校区之间走动,这就要求教学秘书充分利用现代信息沟通工具,对于

群发的消息,可以通过飞信的方式来通知。飞信实现了电脑端和手机端的信息免费传送,通过电脑打字不仅比手机编辑短信要快,而且还可以直接复制通知的原文粘贴到发送窗口。对于时效性不是那么强的信息,可以通过Q群进行沟通和联系,而且在Q群里面,成

员还能发表意见或者疑问,回答者的答案也能让所有成员看见,是一种高效的沟通渠道。

(四)巧妙地说“不”,修炼沟通艺术

教学秘书每天要面对各种繁杂的事务,处理各种琐碎的问题,也要面对形形色色的

人提出的要求或请求。例如,当你正在为统计某个数据表而焦头烂额时,时不时会有人

来拜托你帮忙处理一些并不在你本职范围的事。每天总有各种各样的事情,打乱你的工

作思路,处理不好还得罪人,而分管领导却认为你工作效率低。这就需要教学秘书分清

事情的轻重缓急,恰当处理与领导以及同事的关系,大胆地说“不”,巧妙地说“不”,