提升财务管理工作效率的125个小技巧

核心提示：包括word、excel、ppt、outlook、网络、电脑工作站、youtube、windows等，大部分对中国的CPA也是有用的，熟练掌握之后能够大大提升工作

效率。

Word

1. 裁剪图片。根据形状对图片进行裁剪，如将图片裁剪成心形或星形。方法是：选取图片，然后单击“图片工具”选项卡的“大小”选项组中的“裁剪”按钮。

2. 隐藏功能区。在Word 2007和2010中，同时按住Ctrl键和F1键即可隐藏功能区。再次同时按住Ctrl键和F1键，或者双击功能区中的任意一个选项卡，即可恢复显示功能区。

3. 日期选取器。如果想为你的文档添加一个日期选取器(可单击的日历)，可以采用如下的方法：在功能区中选择“开发工具”选项卡，然后单击“控件”选项组中的“日期选取器内容控件”图标。如果功能区内没有显示“开发工具”选项卡，请选择“文件”→“选项”→“自定义功能区”选项，然后在右侧窗格中选中“开发工具”复选框。

4. 剪贴板历史记录。“剪贴板”会保存最近24项剪贴记录。若要浏览(和粘贴)任何一项记录，可以单击功能区中的“开始”选项卡，然后单击“剪贴板”选项组右下角的向下箭头图标即可。

5. 导航图。在Word 2010中，如果想要查阅文档结构或者切换到文档的其他部分，可同时按住Ctrl键和F键(或者在“视图”选项卡中选中“导航窗格”复选框)。在Word 2003或更早的版本中，可选择“视图”菜单中的“文档结构图”选项。

6. 设置分页符和换行符。若要插入分页符，可同时按住Ctrl键和Enter键；若要插入换行符，但又要继续该段落，可同时按住Shift键和Enter键。

7. 拆分视图。若想同时查阅同一Word文档的两个部分，可以拖动滚动栏顶端的拆分栏(或在“视图”选项卡的“窗口”选项组内单击“拆分”按钮)，将拆分线定位在想要的位置即可。

8. 定位文档开头或结尾。若要跳转至文档的开头(或结尾)，同时按住Ctrl键和Home键(或Ctrl键和End键)即可。

9. 在表格中插入制表符。若要在表格单元格中插入制表符，同时按住Ctrl键和Tab键即可。

10. 水平编号的项目符号。若要在表格中对列标题编号，可选择第一行，然后在“开始”选项卡的“段落”选项组内单击“编号”图标。

11. 移动表格行。若要向上或向下移动表格行，可选中此行，然后同时按住Alt 键、Shift键和↑键或↓键。

12. 制表位。若要添加制表位，可单击选中段落中的任意位置，然后在标尺上单击相应位置以设置制表位。若要更改插入的制表位类型，可以重复单击位于标尺左侧的制表符图标，直至出现想要的制表位类型。若要删除制表位，直接将其拖出标尺即可。注意：要显示标尺，在“视图”选项卡的“显示”选项组中选中“标尺”复选框即可。

13. 快速找到最近编辑的位置。若要返回到最近一次执行编辑的位置，同时按住Shift键和F5键即可。

14. 同义词库。若要在同义词库中寻找同义词，可选中此单词，然后同时按住Shift键和F7键。

15. 控制连续连字符。为了限制连续连字符的数量，可采用如下方法：在“页面布局”选项卡的“页面设置”选项组内，单击“断字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“断字选项”选项，调整“连续断字次数限为”微调框至合适的设置，单击“确定”按钮即可。

16. 快速添加实线。要创建实线，首先在空白行的最左边位置输入至少3个连字符，然后按Enter键。要创建较粗的线，可按住Shift键并输入至少3个下划线，然后按Enter键。

17. 复选框。若要在Word 2010内插入可单击的复选框，可选择“文件”→“选项”→“自定义功能区”选项，激活“开发工具”选项卡，在该选项卡的“控件”选项组内单击“复选框内容控件”图标，即可在文档中添加一个可使用的复选框。

PowerPoint

注意：以下所有PowerPoint技巧应用于处于幻灯片放映模式的PowerPoint。18. 幻灯片跳转。可以跳转到某张特定的幻灯片，方法是输入幻灯片编号，然后按Enter键。

19. 显示隐藏的幻灯片。按H键可以使演示文稿前进到下一张隐藏的幻灯片进行放映。

20. 返回第一张幻灯片。快速返回第一张幻灯片的方法如下：同时按住鼠标左右键，持续按住两秒即可(或者按数字1键，然后按Enter键)。

21. 空白屏幕。显示空白屏幕(或从空白屏幕返回到幻灯片放映)的方法是按B

键或句点键。

22. 在幻灯片放映时标注。在显示演示文稿时，同时按住Ctrl键和P键，可以将指针从箭头变为钢笔图标以标注幻灯片放映，按Esc键可改回指针。按E键可擦除注释。

23. 显示幻灯片列表。在显示演示文稿时，同时按住Ctrl键和S键可显示带有幻灯片标题的所有幻灯片列表，然后双击选择某个幻灯片即可直接跳转到该幻灯片。

24. 将幻灯片放映发布为视频。首先在“幻灯片放映”选项卡的“设置”选项组中选择“录制幻灯片演示”→“从头开始录制”选项，记录带有旁白的幻灯片放映。录制结束后，在“文件”选项卡中选择“保存并发送”→“创建视频”选项。

Outlook

25. 同时打印多封电子邮件。若要同时打印多封电子邮件，可按住Ctrl键并选中需要打印的多封电子邮件，然后选择“文件”→“打印”→“备忘录”→“打印”选项。

26. 通过拖动文件创建Outlook任务。将文件从“资源管理器”窗口中拖出并放置在Outlook导航窗格的“任务”按钮上，就会打开一个带有附件的新任务。填入其他信息后，单击“保存并关闭”按钮。

27. 连接电子邮件线程。寻找相关电子邮件时，不需要打开消息，而是直接右击它，然后在弹出菜单中选择“查找相关项”→“此对话中的消息”命令。“高级查找”对话框将会打开，其中汇总了所有相关电子邮件。

28. 设置消息回复提醒。右击需要设置提醒的消息，选择“后续标志”→“添加提醒”命令。在打开的“自定义”对话框中，设置“截止日期”，并确保选中“提醒”复选框，然后单击“确定”按钮。