关于财务管理流程的优化途径的探讨

关于财务管理流程的优化途径的探讨

摘要:在讨论财务管理优化主题时,目前存在两大不足:即习惯于从财务管理技术层面来寻找问题解决的措施;同时,习惯于从总括层面来考察事业单位财务管理问题,且忽视了各事业单位因职能差异所导致的财务管理内容的侧重异同。这样一来,问题探讨后的结论将缺少可操作性。为此,以笔者所在单位为考察载体,优化途径包括:ERP与单位职能环境的融合、围绕流程为中心的信息处理、建立有效的财务审计制度、ERP环境财务流程绩效评价。

关键词:事业单位;财务管理;流程优化;ERP

随着事业单位体制变革的不断深化,如何使其在新时期遵循可持续发展的路径逻辑,已成为业界和学界关注的议题。从职能界定来看,事业单位承担着向社会提供公益性专业技术服务的任务。这就意味着,财务管理不仅须在价值层面,同时也应在实物层面实施资源配置的有效措施。为此,本文将其统称为财务管理流程。事实说明,因传统财务管理模式的影响,并受到信息因素的制约,当前在财务管理流程上存在着诸多问题;而对于这些问题的解决,则成为优化单位财务管理流程的出发点。

从现有文献资料中不难发现,同行在讨论财务管理优化主题时具有两大习惯,即习惯于从财务管理技术层面来寻找问题解决的措施;同时,习惯于从总括层面来考察事业单位财务管理问题,且忽视了各事业单位因职能差异所导致的财务管理内容的侧重异同。鉴于此,笔者将从信息因素角度来考察问题的存在;并以“质量监督检验检疫单位”作为问题考察的载体。

本文首先提炼出问题,并对问题进行反思;然后,对优化途径的构建进行思考。最后,给出具体的优化途径。

一、事业单位财务管理存在的问题

笔者所在单位,承担为总局机关提供后勤服务的综合职能。从而,在财务管理

流程的内在逻辑来看,遵循G—W—G`的资本循环公式。其中,以物资采购(G)为代表,以下将从三个方面总结出目前存在的问题。

(四)采购经费实报实销存在的问题

众所周知,针对物资的采购往往采取先借出经费,然后在采购完毕后借助采购

发票来进行冲帐。然而,实践表明这时仍然存在着信息不对称问题。其归因于,以原始凭证、票据等形式要件作为冲帐的依据,难以使服务中心财务管理人员确认要件背后经济事件的真实性和合理性问题。所谓“真实性”,即该经济事件是否真实发生;而“合理性”则指,经济事件是否与正常物资采购需求相背离。

(一)采购经费审批方面存在的问题

1.技术信息使然。有关总局物资需求量或其它综合服务等技术信息,都不是财务管理人员能瞬间获得的。在有限理性的现实条件下,财务管理人员往往根据以往数据经验,及一系列形式要件信息来确定申请数额的合规性与否。

2.组织信息使然。建立在事业单位科层组织结构基础上的财务管理部门,仍然面临着委托—代理关系下的信息传递问题。即,基层部门对于物资需求和其它服务的具体信息更加了解,这样就在其自身所处信息强势的前提下,具备了实施机会主义行为的动机。从而,在材料申报上会影响到上级主管部门审批的合理性。

(三)采购经费效益方面存在的问题

对于具有财政拨款性质的项目采购经费,历来忽视对其效益性的管理。这种状况不仅不利于预算管理,也将对国家建设资金带来不必要的损失。所谓效益性

该如何进行考核了。笔者认为,参照市场经济主体的资金效益评价原则,应从

成本控制上进行把握。然而,在信息不对称的条件下,上级主管部门无法监控经费在使用中的效益水平。

(二)采购经费流通方面存在的问题

采购经费流通方面主要包括两个内容:(1)经费流向;(2)经费流速。其中,前者在财务管理中更具有现实意义。结合上文“委托—代理”逻辑可知,随着委托代理链条的不断延伸,越往下行的民事主体对于经费使用的关切度就越低。此时,在信息不对称条件下必然导致上级主管部门,难以监管基层部门在资金配置上的状况。这样一来,就可推演出基层在资金分解中,对于资金使用监管可能出现失范行径。实践表明,上述所推演出的结果并不是空穴来风。

(三)信息输出的优势

截至目前,财务管理中的会计信息系统仍然按照会计科目来生成借贷余三栏式账簿,并编制财务管理报表。而这些账簿和报表不能从多层次、多视角探究和分析单位的财务状况和经营成果。新经济环境下,信息使用者的范围越来越广,所需要的财务管理信息也越来越多,单一的信息披露模式已不能满足他们进行相关决策的需求。网络技术的广泛应用使得单位有条件采用多元化的信息披露模式。相比之下,多元化披露模式可以解决前者承载信息量太窄的缺陷,把对单位影响重大的人力资源、物力资源等信息,通过一定的方式将其有效反映出来。

由上不难看出,建立在ERP环境下的财务流程将有效改善目前存在的不足。

四、解析基础上对优化途径的构建

结合以上所述并在解析基础上,对于财务管理流程的优化措施,可从以下四个方面展开构建。

(一)ERP环境与单位环境的融合

ERP环境的建立依托于计算机信息系统,该系统的建设不仅将耗费单位大量的资金;同时,其所发挥的经济功能也需要在长期内获得体现。因此,建立与单位职能

环境相融合的态势十分必要。在具体实施路径上:(1)应将ERP建设规划以及可能达到的效果,书面提交给单位管理层;(2)在管理层批准建设的前提下,财务部门负责人应与外包方进行充分沟通,主要就财务流程所期望达到的效果进行阐述;(3)ERP环境建立后,应在一周期时间内进行财务流程管理的试运行,在此基础上对信息平台进行最优化调整。

(二)围绕流程为中心的信息处理

随着ERP环境的建立,紧接着就面临着具体的应用了。由单位运转形态可知,其呈现出以财务管理部门为圆心,其它业务部门做围绕圆心的同心圆运动。这就直观的表明,应形成围绕财务流程为中心的信息处理形态。因此,在ERP 功能设计上首先须满足这一点。然后,在单位内部局域的架设上也应形成这种信息传输模式。这样一来,财务管理就能改变传统流程只能事后分析、控制的弊端,而建立起了全过程控制的技术手段。

(三)应建立有效的财务审计制度

应完善跟踪审计制度。跟踪审计制度的完善工作,需要事业单位管理者、财务部门管理者、各业务部门管理者共同实施。其中,事业单位管理者应提出跟踪审计的总目标;然后,在总目标的指导下财务管理部门细化自身的分目标。但此时,财务管理部门应与业务部门进行沟通,从而掌握业务部门的技术经济特征。

(四)ERP环境财务流程绩效评价

基于动态视角来考察ERP环境下的财务流程优化,其ERP本身也面临着

不断优化、再造的过程。或者说,财务流程具有程序性、制度性,然而作为技术支撑的ERP系统则需要根据单位的发展战略进行适时调整。因此,应建立定期的ERP环境财务流程绩效评价机制。通过效率评价、准确性评价等方式,来衡量现有