项目中的合同管理和索赔

摘要:在激烈的公路工程国际承包竞争中,项目管理的成功与否集中体现在合同管理上。其中索赔工作对承包公司的生存与发展至关重要。结合海外工程承包的实践,论述了加强合同管理,树立“合同、索赔、风险”三种意识和“成本、时间”两种观念的意义、做法与体会。

关键词:国际工程承包;合同管理;索赔

改革开放以来,在打开国门、对外开放的同时,我国许多工程公司迈出国门,走向世界,作为承包商承包各种工程,参与国际竞争。因此,及时总结经验,肯定成绩,发现问题,以便能够尽快学会我们以往所不熟悉的东西,掌握国际上通行的规则,使我们的工作与国际接轨,已经成为摆在我们面前的一项重要而紧迫的任务。本文就国际承包工程中加强合同管理,树立索赔意识,有效地维护承包商按合同规定所应享有的合法权益的问题谈一些看法。

国际工程承包是一项风险事业,它包含着获利机会又存在竞争与挑战。在每一个工程项目的实施过程中,承包商的经营管理水平集中地体现在他对该工程施工合同的实际管理状况,即合同管理水平。合同管理贯穿于工程实施的全过程和各个方面。加强合同管理,树立索赔意识,认真地进行施工索赔工作,能够促使工程项目合同管理水平迅速提高,从而带动承包企业整体的经营管理水平得到提高。

笔者曾参与在南亚某国承包一项省级道路工程4A项目的施工。作为承包商,在加强合同管理,根据合同对我方在施工过程中所遭受的不应有的损失向业主进行索赔方面,进行了成功的尝试,取得了宝贵的经验,成为近年来在该国索赔获得成功的唯一承包商。

1 施工索赔对承包商的意义

在承包工程中,由于业主或其他方面的原因,致使承包方在项目施工中付出了额外的费用,承包方根据正当而充分的理由,通过合法的途径和程序,要求业主给予补偿,这项工作就是施工索赔。由于工程项目的复杂多变,现场条件以及气候环境的变化,标书及施工说明书中的错误等因素不可避免,索赔在承包施工过程中是必然存在的。所以无论总包、转让或分包合同中都有专门的索赔条款。国际施工过程中的索赔是施工合同条件赋予承包商的合同权利,正是由于国际工程合同条件赋予承包商在合同所规定的利益受到损害的情况下,有进行索赔的权利,才可以使承包商的损失获得合理的经济补偿,从而有效地维护承包商的合法权益。国际工程承包施工的实践经验证明:要发展我国的国际工程承包事业,使我国在国际工程承包市场上占有自己应有的地位,施工索赔是必不可少的业务,它是决定承包施工经济效益的关键环节。这是因为,当前国际工程承包业是在激烈的竞争中进行的,包含着政治风险、经济风险、合同风险和施工风险。承包商通过公开竞争投标获得工程项目,为了中标,往往要降低报价以战胜竞争对手。在这种情况下,承包商如果不善于对有关方面给自己造成的损失进行索赔,以减少损失,就非但可能不盈利而且甚至有可能无法生存下去。因此,人们常说“中标靠低价,盈利靠索赔”。索赔得到的款项,在对于索赔工作不太了解的人想来,也许会觉得是微不足道的,但实践表明,善于利用合同条件进行施工索赔,其所得款项往往是相当大的,有时甚至会大于投标报价书中的利润款项。因而,施工索赔已成为承包商维护自己合同利益的关键性途径。但是,由于索赔涉及面广、内容繁多、过程复杂、法律程序严格,因此是一项综合各学科知识和能力的工作。参与索赔的人员应具有丰富的施工经验,熟悉施工中的各个环节,通晓各种施工合同和法律,并具有一定的财会知识。为了成功地进行索赔,承包商必须具备先进的合同管理、尤其是索赔管理的水平。承包方在事业上要获得成功,在很大的程度上取决于其是否善于索赔,认真研究和运用施工索赔的理论和方法,其意义是深远的。实践表明:索赔成功率最大的承包公司,正是那些合同管理水平最高的公司。为了成功地进行施工索赔,迫使承包公司和工程项目的所有管理人员严格地进行施工管理,科学地控制工程开支,系统地积累各种资料,正确地编写索赔报告,策略地进行索赔谈判等等。通过这些细致的工作,不

仅可以提高一个工程承包公司的经营管理水平,而且能够培养和造就出一批熟悉国际工程施工的管理人员。

2 树立索赔意识,加强索赔观念,有效维护合同利益

近几年来,我国许多国际工程承包公司都先后开展了国际工程索赔工作,有些项目的施工索赔工作取得了良好的成绩,但总的来说,我国公司在这方面还普遍地缺乏经验,对索赔的重要作用还认识不足,各公司还没有形成自己的一批有经验的施工索赔技术专家队伍。因此,有必要在广大国际工程承包施工人员中进行索赔知识的培训,并使他们树立做好索赔工作的基本意识观念。认识到这一点,4A项目从工程实施一开始就努力加强全体施工人员的合同意识,培养大家的风险意识、索赔意识,并要求全体施工及后场管理人员具备明确的成本观念和时间观念。没有这些基本的意识观念,是做不好施工索赔工作的,是不能有效地依据合同保护我们自身利益的。

2.1 合同意识

合同意识也就是法律意识,承包商必须通过加强合同意识来提高自我保护能力,利用合同条件来保护自己的利益,同违约行为抗争,以减少不必要的损失,维护自身的经济利益。

2.2 索赔意识索赔意识就是索赔的自觉性。国际工程承包施工人员应把施工索赔管理工作

为自己优先考虑的问题之一,自觉地关心与施工索赔有关的任何事件,当自己的合同的利益受到不应有的损害时能够及时主动地提出索赔要求。只有这样,才能及时地把握索赔机会,而不是等到发现施工亏损或形成合同争端以后,才想到要提出施工索赔。

树立索赔意识,首先要正确地认识索赔。对承包商而言,施工索赔是其减少承包风险、防止经济亏损的基本手段。应该索赔而放弃索赔机会,不仅丧失了应得的经济利益,而且会被对方视为无知,亦说明其管理水平低下。这样的承包商,在当前经营竞争十分激烈的国际工程承包市场上,是很难逃脱亏损乃至破产命运的。

2.3 风险意识

国际工程承包施工是国际性的商业竞争,是一项高风险事业。承包商应如何防范和应对这种风险,化不利为有利,重要的一条就是要在风险中挖掘索赔机会,尽量减少或合理分摊损失。在国际承包中一般遇到的风险主要如下。

(1)政治风险:如业主所在国爆发内战、政变或社会动乱,或与他国发生战争,业主所在国与承包商所在国在政治、经济关系上发生危机等等。

(2)经济风险:如业主所在国的经济状况恶化,物价暴涨,货币兑换率动荡,外汇政策改变等等。由于该国货币对美元的汇率近几年变化非常大。在1998年5月试验核武器后,该国受到以美国为首的西方国家的经济制裁,货币贬值幅度前所未有。为应对这一变故,我方在派人积极催促付款中的美元部分的同时,及时用当地币付款进行大宗材料的采购。根据合理的调价公式,我们成功地避免和消减了通货膨胀带来的汇率风险。

(3)合同风险:这方面的风险也是相当大的,如合同条款对承包商过于苛刻;对业主的开脱性条款太多;业主支付资信差;对工程变更、通货膨胀、价格调整及施工索赔等方面没有明确公正的条款规定等等。

在合同中寻找索赔机会是衡量一个承包商合同管理水平高低的指标之一。4A项目中我方成立了专门的合同管理小组,负责搜集、整理和保管包括图纸、标书、施工进程表、双方往来信函、会议及谈话记录、票证单据……等等工程项目的完整资料,并仔细研究合同。通过资料的分析和科学准确的会计制度,提出令人信服的合理准确的索赔要求。通过大家的努力,我们提出了如下几项索赔。

①业主延误提供施工现场的索赔。根据合同,开工令下达后的90 d内为动员期。但由于我方到场后,业主、监理迟迟不能给出水准点、导线点,造成施工初期的混乱局面,直到正式开工

后一个半月才正式进行工地移交工作,为此我方以合同为根据提出了工期延长41 d的索赔,并要求补偿由此而产生的管理费。

②原路面体边缘切除索赔。因4A项目为道路改建、扩建项目,故原施工图纸要求在进行底基层施工时,去除从原路面体结构两边各30 cm至底基层底面标高的部分。然而这一工作既未在工程量表中反映出来,又未在技术规范中指明在何处结算,属于合同有误造成承包商损失,我方提出索赔。

③去除原路面而引起的索赔。合同规定,在进行新的路面体施工前,应去除2 cm原路面沥青表层,但是在施工过程中发现原路面体并非标书所说的2 cm表处结构,而是7 cm的沥青碎石灌入。且经多年维护、加铺,整体性很强,所以去除2 cm是不可能的。我们在施工中发现,至少有7~9 cm的原路面结构需要去除。根据合同条款12条,我方记录了在这项工作中所需要的全部标高测量数据,要求赔偿因合同有误而使承包商蒙受的损失。

(4)施工风险:如特别恶劣的气候条件,不可预见的基础地质条件,地震、台风、海啸,施工中的伤亡事故等等。

2.4 成本观念

国际工程承包施工人员,如果缺乏明确的成本观念,便无能力做好施工索赔工作。这是因为,索赔要求的提出和解决,都是建立在成本控制的基础上的。施工索赔人员,应十分熟悉该项目的工程范围以及工程成本的各个组成部分,对工程项目的各项主要开支要做到心中有数,对超出合同所规定范围以外的工作,要及时发现,并及时提出索赔要求。

2.5 时间观念

国际工程施工中的索赔工作,有着严格的时限要求。一项合理的索赔要求,在一定的时间范围内可能会得到赔付,但贻误了时机,便有可能部分或全部落空。因此国际工程承包商必须具备严格的时间观念,使自己的一切业务活动严格地按照合同规定和科学合理的施工计划进行。“时间就是金钱”,“效率就是生命”,这些至理名言对于国际承包工程的竞争者来说,更显得极端重要。

3 索赔工作的方法策略

由于该国工程承包市场不够规范,以往几乎没有索赔成功的先例。我方索赔欲取得成功,面临极大的困难。在3年的索赔工作中,我们合同管理小组经常开会研究我们应采取的方针、策略和具体的做法,坚持不懈地同监理、业主进行了艰苦的谈判。按照有理、有利、有节的原则,一方面,对于原则问题立场要十分坚定,决不退让;另一方面,在该妥协的时候也应做出适当的妥协和让步,争取使承包方和业主都得利,达到双赢的结果。

作为监理方,其原则是,对于那些能够作为计量问题得以解决或采用变更令得以解决的问题,尽量避免用索赔的方式解决,以免引起更复杂的争议。我们在同监理谈判时充分考虑到监理的这个原则。在维护我方合同利益的前提下,采用灵活方式,将几项索赔改成了变更或以计量问题予以解决。其他索赔也在每月的临时账单中和最终账单中得到了支付。这样既维护了我方的正当的合同利益,又考虑和照顾到监理方的威信和形象,收到了良好的效果。成功索赔的额度占到了总合同额的10%,效益是相当可观的。

在该国的项目实施中,业主的权利很大,监理在某种程度上受到业主的左右,这无疑增大了承包商索赔工作的难度。所以我们同监理在每次工程例会和索赔专项会议上进行解释、讨论甚至进行辩论外,还得同业主方保持良好的关系。对他们提出的苛刻要求,我们多次重新组织和递交有关材料,依照FIDIC条款和本项目合同的特别条款,摆事实讲道理。通过不同渠道,不同方式,以百折不挠的耐心做他们的说服工作,进行索赔,取得了令人满意的结果。

该国过去长期受到英国殖民者的统治,尽管独立多年,但是英国的合同制度和各种规范一直延用至今,使得工程管理的核心内容就成了合同管理。这样由合同制的管理带来的施工管理

的两面性,如果我们能够熟练地运用合同进行索赔,就能够获得更大的经济效益,若稍有疏忽所遭致的损失可能使前场工程人员的许多工作和努力前功尽弃,这是非常残酷的。

4 结语

当前,在国际经济一体化的趋势下,国际工程承包竞争日趋激烈。对于一个承包商来说,要想在竞争中立于不败之地,并使自己不断地得到发展和壮大,就必须拥有一批自己的合同专家、索赔专家。所以,承包商在做好当前工作的同时,也应该高度重视在实践中对这方面人才的培养和队伍的建设,为自己的发展和壮大提供动力和保障。

参考文献:

[1] 梁槛.国际工程施工索赔[M].北京:中国建筑出版社,1996.

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[3] FIDIC Conditions of Contract for Works of CivilEngineering Construction[S]. Four Edition 1988.

[4] Rubin R A. Construction Claims-Prevention andResolution. Second Edition . Van Nostrand Reinhold,1992.