采购管理子系统课件

基础信息设置
3.基础设置
录入供应商信息 录入品号信息（采购） 价格管控 数量管理
设置采购单据性质
3.5 设置采购单据性质
主要单据性质
用途
31.请购单 32.核价单
用于内部发生采购需求，做请购申请时使用 常用于供应商商品价格，需内部审核时使用
33.采购单
采购时使用的单据
34.进货单 35.退货单
➢ 针对公司内部对供应商的评估及管理，提供供应商ABC分析 表等分析报表，将供应商做等级区分，提供给管理者制定采 购政策时的参考依据。
➢ 对于日常采购项目，系统将详实记录商品报价信息及供应商 价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。
➢ 对于采购价格管理，系统提供了价格异常以及交货异常及交 货异常的管理报表，用来检核采购是否有异常，供管理者来 评估供应商与采购人员的绩效…………
1.MRP
2.LRP
3.再补货建议 4.BOM自动请购
表
5.订单转请购
采购部门
9.其它 新增录入 录入请购单
单
据
修
打印
改
单据凭证
核准 未核准
核准 留底存查
请购单凭证
询价 是
否
维护请购信息 采购流程
输入各家供应商 的报价价格
录入询价单
决ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ交易的供应商
询价单「选定」
审核
需求日期=单据日期+固定前置天数+(采 购单位换算为库存单位后的数量)/批量* 变动前置天数.
会默认原请购的数量及单位，可视情况再进行调整。
将「锁定码」打勾，表示这笔要采购且已 经审核过了。锁定后，原请购单不能撤销 审核修改。
如果采购人员审查后，因某些因 素决议不要购买此品，点击「指 定结束」按钮时。结束码就会更 新为「 y：指定结束」。
如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购， 便可以利用「锁定码」选项筛选请购单。
7/20 交货日
基础信息设置
3.基础设置
录入供应商信息 录入品号信息（采购） 价格管控 数量管理
设置采购单据性质
3.3 价格管理
作为采购时的参考单价
标准进价：手动输入
最近进价：最近一张进货 单审核回写 记账本位币=原币*汇率
记录各供应商的核价数据或是实际进价 数据 。由更新核价的单据审核回写或手 动输入而来
采购进货时使用的单据 收料后材料有问题，需办理退料/退货时使用的单据
36.询价单
采购前询价时使用
系统提供了”计算机自动编号“和”手动编 号“两种方式。选好编码方式后，还要搭配” 年位数“和”流水号位数“，最后从编码格 式可以看出设置后的模板。
更新核价：表示单据审核时，该单据的单价 信息是否要更新”供应商料件价格”，更新 后，输入核价单或采购单以及进货单时，单 价都可以由供应商料件价格档得来。
进货退回流程
4.1请购流程
作业目的： 按公司内部管理需求，在寄发正式采购单给 供应商前，先进行内部需求的审查，由授权 主管审查此需求的合理性。
再由仓管或相关单位来确认是否已经有 库存了，或是有可以取代的库存品，这样一 来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪 费的状况发生。
请购部门
请购来源(由系统自动产生请购单)
作业流程：
(1) 维护请购信息目的：采购人员针对品号管辖范围 已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购 发单前最后相关信息的审核。
(2) 从请购单生成采购单目的：当采购人员在“维护 请购信息”做好最后的采购信息维护后，即可执行此 作业，产生正式的采购单。
(3) 录入采购单目的：为正式下采购单给供应商的依 据。
1.系统概述
系统特色 系统效益 与其他系统关联 采购流程
系统概述
1.4 采购流程
各部门物料 需求用品短缺
供应商接单
供应商状况调整
请购单
采购单
∩ 进货单 退货单 退货折让单
采购变更单
实际领用 ＋
库存量
修正
需求状况修正
库存增加，应付增加。 库存减少，应付减少。 库存无影响，应付减少。
采购发票
付款单
财务处理-见【财务模块篇】
基础信息设置
3.基础设置
录入供应商信息 录入品号信息（采购） 价格管控 数量管理
设置采购单据性质
3.2 录入品号信息（采购）
后续该品号的默认采购供应商 遇到存货即将不足时的补货方法 ，依据品号特 性选择
固定/变动前置天数：按采购此产品的前置天数。不管采购一个或 多个都需要耗费的时间，称为”固定前置天数“；会随着采购的数 量多少而改变的时间，称为”变动前置天数“。 成功批集量团：采配购合部变-蔡动佳前玲置最天近数在使寻用找，品例号如9供10应001商「生数产码2相00机0个-S料L系件列，」需的要主要采购供应商， 经过耗一费阵1询天比的议时价间后。，决定是「三星公司」了。
=4,000x (1+0.05)=4,200 表示采购单价必须低于或等于4,200元
若要启用进价控制，不仅需要勾 选【录入品号信息】里的“进价 控制”，而且也要需勾选【设置 采购单据性质】里单据的“进价 控制”。
进价>4200 所以会报错
基础信息设置
3.基础设置
录入供应商信息 录入品号信息（采购） 价格管控 数量管理
系列教材之 • ERP应用人才资质认证
采购管理子系统
一 系统概述 二 系统主画面 三 基本信息的设置 四 日常业务流程 五 期初开账 六 常用报表
1.系统概述
系统特色 系统效益 与其他系统关联 采购流程
系统概述
1.1 系统特色
采购管理子系统有 哪些特色呢？
采购部
➢ 采购管理子系统中提供了多角度的请购、采购、进货的进度 管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，达到准时交货的 目的。
基本信息子系统
限制品号的采购进价不得超过上限 价格
若要管制，系统会以「供应商核价」、 「最近进价」或「标准进价」作为基准和 判断的依据，来控管采购单价的范围。
例如：「数码相机-SL系列」向「三星公司」 采购的第一取价顺位是＄4,000。
「单价上限率」设置为5%
最高采购单价=供应商单价x (1+单价上限比率)
针对进货单、退货单是否一定要输入采购 单才可办理收料、退料，目的是避免无采 单的收料、退料发生。
每一张进货单或退货单审核的同时立即 产生一张采购发票，称之为「直接开 票」。
适用「随货附发票」的进货模式使用，如果企业的账款采月结制，就不适用直接开票的特 性
日常业务流程管理
4.日常业务流程管理
请购流程 采购流程 采购变更流程 进货/进货验收流程 验退流程
A供应商
必须由其它供应商制造后，再 交由企业接手制造组装 或是销售贩卖，来创造出 更大的附加价值与利润。
B供应商
C供应商
1.系统概述
系统特色 系统效益 与其他系统关联 采购流程
系统概述
1.3 与其他系统的关联
产品结构
基本信息
进口管理
工单管理 物料需求计划
采购系统
批次需求计划
存货管理
应付账款
自动分录
收指阶段式收料时，记录进货验收的动作， 可由品管部门来维护检验状态。
采购部门
录入采购单
供应商端
仓管部门
供应商送货
采购单凭证
录入进货单
质检部门
验收否 待验
免检
对库存的影响
数量增加
进货单凭证
送质检部门
进货单验收
供应商评核管理
审核
录入进货单
退回验收件
更新合格数量
检验
不合格
供应商ABC分析表 供应商进货统计表 供应商进货异常表..
打印 单据凭证
单
据更 修新 改
传送给供应商
核准 未核准
核准
采购变更单 凭证
后续追踪
采购单进度 追踪
1.供应商/品号/工单/采购 预计进货表
2.供应商采购交货状况表
每变更一次，「变更版本」就会＋1 。 每一张订单单号最多可变更9999次。 较小版本变更未审核，不得变更较大版本
系统会将原始采购单单头的信息，带进采购变更单单头。
应付账款增加 应付账款减少
系统主画面
基础信息设置
3.基础设置
录入供应商信息 录入品号信息（采购） 价格管控 数量管理
设置采购单据性质
3.1 录入供应商信息
如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先 支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订 金比率。
同表示一批采购序号，是否可分多次进货。
初次交易日自行输入，最近交易日期则由 进货单回写。
1.系统概述
系统特色 系统效益 与其他系统关联 采购流程
系统概述
1.2 系统效益
采购
与供应商建立 「伙伴」情谊
请购
采购
核价 询价
正确质量 的物品
以最低 的成本
向供应商 提出需求
实时的送达 需要的地方
系统效益
采购作业是企业必备的机能， 因为大部份的企业都 无法自制产销所需的物料。
D供应商
系统效益
日常业务流程管理
4.日常业务流程管理
请购流程 采购流程 采购变更流程 进货/进货验收流程 验退流程
进货退回流程
4.2采购流程
作业目的： 如何协助公司购买到「价廉物美」的物料， 也就是如何「降低合理成本」、「提高及稳 定质量」、「确保交货期限」，更重要是 「提高工作效率」，帮助销售与生产的运作 顺畅，不发生停工待料。 正式下采购通知给供应商的对外凭证，记 录着供应商、商品、数量、单价、预计交货 日… 。 同时也用来追踪后续商品进货的进度
已抛转过重复生成：如果之前有抛转 过请购单，则再次重新抛转时需要勾 选此选项，首次抛转不需勾选。
抛转类别 可以选择 是请购还 是采购， 之后选择 要生成的 采购单或 请购单。
选择预交货日计算方式有三种方式：第一种：按订单预交货日减 1，表示按照订单预计交货给客户的日期往前倒推算；第二种： 按前置天数推算，表示按照请购时间再加上品号的前置天数往后 推算；第三种：按订单预交货日减前置天数推算，表示按照订单 预计交货给客户的日期往前到推算。
设置采购单据性质
3.4 数量管理
例如：「数码相机-SL系列」的采购数量100pcs。 「超收率」设置为10%
最大可进货量=(采购数量x (1+超收率))－采购已交量 =100x (1+0.1)-0=110 进货数量最多只能到110pcs
当采购料件进货时，可以设定进货数量 是否可以超过原始采购的数量。
日常业务流程管理
4.日常业务流程管理
请购流程 采购流程 采购变更流程 进货/进货验收流程 验退流程
进货退回流程
4.3采购变更流程
作业目的： 可记录采购单变更的历史信息，以方便
信息的查询，并可将变更单打印成书面，转 交相关部门，便于协调后续的备料及生产。
供应商端
采购部门
采购单凭证
供应商提出变更
录入采购单 录入采购变更单
若置为Y，则当采购数量合计< 请购数量 时，会将请购单单身置为指定结束。 若置为N，当采购数量合计>=请购数量时， 请购单单身会变为自动结束。
该请购已生成采购单且采购数量>=请购数量 则系统自动更新结束码为“自动结束”。
采购码、采购单号：执行“从请 购单生成采购单”后，系统将会 生成采购单的单号回写到“维护 请购信息”中，并且采购码被勾 选。
采购部-蔡佳玲就接获「三星公司」业务的来电，该业务表示1月10日采购单所订购的数 量因生产不及，需延后至1月14日出货。
修改日期为1/14
日常业务流程管理
4.日常业务流程管理
请购流程 采购流程 采购变更流程 进货/进货验收流程 验退流程
进货退回流程
4.4进货/进货验收流程
作业目的： 进货指录入采购进货相关信息。进货验
找到这笔「数码相机-SL系列」的进货单号
录入验收结果
验收数量为实际入库， 库存增加的数量。 报废数量：记录在 入库
之前，检验报废的数 量。 破坏数量：记录在验收 的时候所做的破坏性 试验导致商品受到破 坏的数量。
ABC等级：按供应商的进货净额来评定供应商 的重要性等级，可自行输入，也可通过本系统 的“供应商ABC分析表”，由系统评级来更新 等级。 交货评级和质量评级：评定供应商的交货时程、 质量状况。可自行输入，也可通过本系统的 “供应商评级’，由系统执行评级更新等级。
核准状况的变更
已核准：可交易，开窗也可查询。 尚待核准：开窗查询不到，无法交易，会提示" 尚待核准"。 不准交易：开窗查询不到，无法交易，会提示“ 不准交易”
请购部门
采购部门
录入请购单
维护请购信息
采购审查
从请购单生成采购单
直接采购
录入采购单
无请购流程 零星采购 紧急采购
单
打印
据
单据凭证
修
改
核准 未核准
传给供应商
核准
采购单凭证
进货追踪
采购预计进货表 供应商采购交货状况表
发现有一张当天上午来自业务-张明达的请购单
维护采购信息
供应商编号：请购单上的参考供应商。如果要 分供应商采购，可在这维护不同供应商信息
计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。
1234567
固定前置天数
变动前置天数
批量
2,000 pcs
某一采购品号需于 7/20交货4,000 pcs；
采购前置天数 = 固定前置天数 +( 采购量 批量
x 变动前置天数 )
=
7天
+
(
4,000 2,000
x
1天)
= 9天
（未考虑假日表）
7/11
采购日