谋全局、抓大事、重落实

谋全局、抓大事、重落实

作者：朱玥

来源：《经营管理者·上旬刊》2017年第10期

摘要：督办工作作为实现办公室参谋助手职能的一种重要手段，在办公系统中占有举足轻重的地位，本文从三个方面提出了提高督办工作效率的手段。

关键词：办公室督办工作

督办，就是指对工作任务执行情况进行监督检查、督促执行，从而提高完成质量的过程。因此，督办工作作为实现办公室参谋助手职能的一种重要手段，在办公系统中占有举足轻重的地位。随着领导干部督办意识的逐步增强，工作中的督办事项也日益增多，从而充分落实督办事项、提高督办工作效率成为了办公系统的工作重点。

一、谋全局

1.坚持督办工作重要性。认识督办工作的重要性是提高督办工作效率的基础。办公室作为一个组织承上启下、沟通内外的枢纽，担负着重要的管理职能，而督办工作作为办公室业务的重要组成部分，更有着不可或缺的意义。首先，督办工作对贯彻落实组织决策起着重要作用，任何决策只有落实到位才能发挥作用，否则就是一纸空文。其次，督办工作是克服官僚主义、改进工作作风的有效途径。督办工作的催化作用可以很大程度上杜绝“以会议落实会议，以文件落实文件”的现象发生，形成务实求真的良好风气。再次，督办工作对于提高工作效率有显著效果。在工作中，任务不能落实到位往往是由于责任不清而导致部门之间的扯皮推诿所造成的，而通过完善的督办体系，可以明确权责，利于协调各方面的矛盾，从而提高工作效率。

2.把握督办事项时效性。及时督办是提高督办工作效率的重要前提。在工作中，很多督办事项的产生是依托于突然遇到的亟待解决的问题而产生的，如不及时协调处理，工作进度往往就会因为阻碍而停滞不前，从而导致决策本身也失去了意义；而有些督办事项虽然不是应急作出的，但如果及时落实到位，必会产生事半功倍的效果。因此这就需要我们树立雷厉风行的处事作风，把握时效性，对督办事项切实做到及时下达、及时跟踪、及时办结。

二、抓大事

督查工作如果面面俱到，多面出击，势必造成督而不查，查而无果，因此，必须处理好全面和重点的关系，扎扎实实地开展督办工作，充分发挥实效。

1.以会议纪要为抓手，深化组织决策。一是要围绕上级重要会议及工作部署开展督办工作。上级的会议精神对下级的工作开展有着指导意义，关乎组织决策、甚至是生存发展，因此必须紧盯不放、落实到位。二是针对组织内部重要会议进行督办。组織内部重要决策型会议、

经营会议所明确的督办事项，均是经过组织讨论并确定的重点事项，务必要认真对待。在会议纪要中要对督办事项加以细化，确保下达的督办任务事项明确、节点合理、责任清晰。

2.以领导交办任务为核心，落实重点工作。由于现场办公会和调研活动是针对性非常强的重要活动，在工作中针对一线员工提出的问题，领导常常即刻布置给相关部门进行办理，而这些事项往往是重点、难点的工作，如果对于这些工作如果缺少有效地督办，势必会影响困难的解决和重点工作计划的落实。这就需要办公室及时将督办事项归纳汇总，将现场已解决的、需进一步研究的分类整理好，形成督办项后下发给相应的部门进行落实。

3.以年度目标为依托，提升组织执行力。将组织年度目标中的重要节点作为督办项，以督办项的完成率带动全年计划的执行率，从而提升组织的执行力。将督办工作与年度目标相结合、相统一对于保证各项工作的正常开展和组织的长远发展都有意义重大，是提高企业执行力的重要手段、重要路径和强大动力。

三、重落实

督办工作是推动工作执行、提高工作效率的重要途径，只有充分践行“事事有回复，件件有落实”的工作要求，切实将督办任务按节点完成、督办事项执行到位，才能充分体现督办工作的重要意义。

1.完善制度，强化保障作用。制度是确保做事正确、行动有效、执行到位的有力武器，只有在实践过程中结合自身工作特点不断完善，突出针对性，才能有效提升督办质量和行政工作效率。一是强调督办工作的重要性，着力提高干部职工的督办意识。二是在制度中明确了督办事项、主责部门、协办部门、督办部门、办理时限、完成形式、完成标准等内容，切实做到“按制度办事，用制度管人”。三是坚持专人联系制度。每个部门明确一名督办工作联系人，负责本部门承办督办事项的登记、跟踪、催办等工作，确保督办事项及时准确的落到实处。

2.规范流程，深化过程管控。要确保督办工作落到实处，就要从立项、下达、组织实施、办结、评价、通报等方面对督办流程进行全过程的管控，使督办事项有文可依、有事可办、有痕可留、有档可查。一是完善督办信息反馈机制，对落实中存在的问题和困难，及时与督办部门反馈，明确不能按期完成的原因和进一步的落实措施和工作计划，确保各项任务尽早落实。二是对于督办事项时时跟踪，做到日常工作定期督办，紧急事项跟踪催办，重点工作重点督办，难办事项反复催办。三是形成督办情况全面通报制度，每个月初将上个月督办事项的完成情况在经营会议上进行通报。

3.强化考核，探索问责机制。为强化督查力度，确保各项督办工作都落实到位，建立了强有力的督办工作考核机制。一是将督办工作与年度全面计划相结合。将督办事项按期完成率列为各部门的全面计划并下发，并将此指标作为计划执行率的重要依据。二是建立多维度考核评价体系。督办成果方面，主要对督办事项的完成质量，以及是否按时完成进行考核；督办反馈方面，主要对督办事项反馈的时效性和准确性进行考核。三是将督办工作纳入到年度组织绩效

考核体系中。每半年，由办公室根据督办事项的考核评价标准对各部门的督办工作进行打分，并将最终的考核结果直接计入部门的组织绩效中，从而有效地遏制了说而不做、督而不办、落而不实的现象。四是将有错问责、无为问责有机结合。对于考核中倒数第一的部门负责人，由组织分管领导进行谈话；对于两次考核倒数第一的门负责人，由组织主要领导进行谈话；对于“在其位不谋其事”、“不求有功但求无过”的部门负责人进行无为问责。

4.搭建平台，创新督办途径。以办公信息化平台为依托，建设督办信息化平台，通过网络建立起一套落实及时、督查有力、信息共享、闭环控制的信息化督办模式和运行体系。同时，在平台上搭建了信息催办功能，督办事项到期前一周、三天和一天分别有催办短信自动推送到主要责任人的手机上。