浅谈办公室工作的职责和重要性

浅谈办公室工作的职责和重要性

作者：肖琳周超徐光省

来源：《办公室业务·上半月》2018年第06期

【摘要】办公室是一个部门、一个单位的总司令部，是确保机关正常运行的中心枢纽，起着联系上下、协调左右、沟通内外的作用，办公室工作水平如何，事业心、责任感如何，工作的周密程度，思考的深度、广度、高度直接关系一个部门的运行质量和发展水平。同时，办公室代表着单位的形象和水平，要牢记“外交”无小事，细节决定成败，通过不断锤炼工作作风，提高能力水平，才能使整个单位有序地运转起来。

【关键词】办公室；职能；枢纽；管理

我中心办公室主要职责是负责公文、财务、会务、机要、档案、督查、考核等日常工作，承担资产管理、人事管理及后勤保障等工作。

一、公文方面

公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，推进依法行政、开展质监公务活动，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以我中心为例，公文实行公文拟制、公文收文和公文存档的管理办法。坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。1.起草公文应坚持“谁拟稿谁负责，谁审核谁负责，谁签批谁负责”的原则。从实际出发，分析问题实事求是，坚持内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。2.收文办理主要包括签收、登记、初审、拟办、批分、承办、传阅、催办、答复等程序。3.公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，按照时间顺序对公文进行归档，保证归档公文资料齐全、完整，便于保管和查阅。4.涉密文件要严格按照相关涉密文件要求进行流转。

二、财务方面

1.落实省财政厅加强预算管理的相关规定，适应单位财务管理体制的变化，落实部门财务预算，细化事业运行经费预算管理，加强信息中心财务核算工作，保障信息中心工作高效、有序运转。坚持执行国家有关法律、法规和财务规章制度；坚持勤俭节约，科学合理地安排各项经费支出；提高资金使用效益的原则。

2.主要任务是：科学合理地编制年度预算，强化预算刚性管理；真实反映信息中心财务状况，保证会计信息质量；严格执行财务制度，努力降低事业运行成本；加强固定资产管理，发挥资产最大效益；进行财务控制和分析，指导并督促预算执行；严格控制和压缩因公出国出境、公务用车购置及运行、公务接待三项经费支出。

三、会务方面

会务活动主要包括会议接待和会议培训两个方面，是单位与外单位交流经验、学习促进、论证观点的桥梁，也是单位形象和技术的体现。主要要求：1.前期工作准备充分，谋划到位，制定详细的接待方案、成立会务小组、落实工作任务。2.会务安排细致周到，井然有序。对会务工作从整体上周全考虑，系统安排，在报到、住宿、会议、就餐、交通等各个环节、各个岗位都确定专人负责，确保各项工作顺利开展。3.安排专门人员后勤保障，接站送站的时间安排、会议材料的打印和台签的摆放，以及突发情况的处置，及时制定了接待应急调整方案，统筹协调，保障会议正常开展。

四、后勤保障方面

1.加强用电安全管理，办公室内应安装有效的漏电保护装置，办公室内配置的办公设备电器做到操作准确，不要放置在潮湿的场所，每天离开办公室之前，应断开无关的电气设备电源。

2.定期进行消防安全培训，培训内容主要涵盖：相关消防法律法规、消防安全管理制度和保障消防安全的操作规程等；本单位的火灾危险性、特殊性及防火措施；相关消防设施的性能及操作方法，灭火器材的使用方法；报警、扑救初期火情以及自救逃生的知识和技能；组织、引导在场群众疏散的知识和技能。

3.办公用品购置时，应当结合单位工作实际，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，按需购买，不得以个人名义去购置办公用品。

4.开展文体活动，征订报刊书籍，丰富职工生活，积极参与公共活动，提高社会活动参与率。

五、其他要求

1.要建立工作台账，进一步完善部门决策、执行、监督工作体系，明确工作任务和完成时限，坚持一月一调度，一季一跟踪，半年总结公示，年底考评考核，大胆监督、公正评价。

2.办公室工作人员要带头争当学习型干部，建立学习型党组织和学习型的部门、单位。要用先进理论武装头脑、指导行动，切实提升理论水平、政治素养，既练好基础业务这项“能”，更提高政治素质这项“大能”，不断提高“四个意识”，讲纪律、守规矩。

六、总结

在多变的环境背景下，要“与时俱变”，积极适应新形势，改变思维方式、行为方式和工作方式，保持思想、行动上的先进性；要保持定力，继续严格执行各项规章制度，尤其是“八项规定”等规定，不能因政策出台时间稍长就麻痹放松，要圆满地做好各项工作任务。

【参考文献】

[1]郭宝渝.做好新时期政府办公室工作应在四个方面求突破[J].秘书之友，2010（11）.

[2]任浩明.新形势下如何做好办公室管理工作[J].企业改革与管理，2016（12）.

[3]张军花.对办公室管理工作的几点思考[J].中国高新区，2017（23）.