档案数字化建设的意义与对策

档案数字化建设的意义与对策

摘要：信息时代档案数字化已成必然之势，文章基于现阶段档案管理中存在的问题和弊端，探索了档案数字化建设的要素与流程，切实推动档案管理工作革新的步伐。

关键词：档案数字化建设

档案是企业长期开展科研生产活动所积累的宝贵资产，同时也是企业提升技术水平所依赖的重要基础，在新时代的机遇下，档案管理应突破传统模式的瓶颈制约，顺应信息数字化、智能化的发展潮流，为企业的蓬勃发展做出应有的贡献[1][2]。

一、利用案例分析档案数字化建设的必要性

利用调查问卷对本单位信息中心2018年度科技实体档案查阅工作服务满意度进行统计，结果如图1所示：

图1 实体档案查阅工作服务满意度调查结果从调查结果来看，不满意率竟高达21%，受访者给出了以下几点主要原因：

1.线下查阅档案审批流程手续繁杂，需满足申请人与审批人“面对面”的时空条件，易耽误正常查阅进度。

2.实体档案编排入库方法不科学，服务人员对档案的专业分类理解不够，查阅过程耗时费力，效率低下。

3.实体档案经反复查阅后存在破损现象，关键信息例如数据、图表等缺失，不利于科技成果的传承发扬。

由此可见，档案信息随企业运营时间的推进而不断积累，档案查阅工作也随企业生产经营活动的加剧而日益繁重，传统的实体档案库及繁琐的查阅流程显然已不能与企业的高速发展态势相适应[3]。随着计算机技术、数字扫描技术、CCD摄录技术、数据库技术、大容量存储技术、软件及网络技术的发展和普及，档案数字化建设已势在必行[4]。

二、档案数字化建设的意义

开展档案数字化建设对于知识管理极大的促进意义，主要体现在：

1.开展档案信息化建设，推进技术分级目录及元数据建设，有助于梳理科技数据基础结构，为构建基础共性数据库做好前提准备。

2.开展档案系统平台建设，推进档案系统与PDM系统、OA 系统的集成开发，有助于促进档案业务与科研生产及管理业务融合，实现数据资源的高效归档和规范利用。

3.开展档案数字化建设，实现存量数字化、增量电子化，有助于促进知识的交流与共享，营造知识共享的企业文化。

三、档案数字化建设的手段与对策

对单位各种活动中形成的电子文件和数据进行归档保存、开发利用，加强对电子文件存储系统和档案数据库建设，有效整合和管理各类电子文件，搭建档案信息服务平台，实现档案信息资源网络化的共享服务，促进安全备份工作，使档案工作实现自动化、信息化、网络化。

1.电子文件归档实现一体化

实施“文档一体化”机制改革建设，实现原始电子文件的归档过程。《档案管理系统》通过与OA系统等建立数据接口，完成电子文件的归档管理，保证数据的准确性和完整性。

2.构建档案资源总库

通过对传统载体档案目录库、科研生产项目产品档案库、数字化核心档案资源库、声像档案库等不同类别、不同形态的档案资源的整合，形成覆盖全所集中和分布相结合的档案资源总库，实现网络环境下企业核心信息资源的统一管理。

3.实现档案资源的智能化服务

以档案资源总库为核心，实现对全部档案资源的“一站式”联查和数字档案资源的全文在线利用，逐步实现各类档案信息的智能化服务，提高档案的利用率和服务效益。

4.实现档案业务的流程化管控

通过对档案业务流程的梳理，明确档案的归档流程、利用流程、复制流程等并通过系统提供的流程自定义功能编制各个流程步骤，达到按实际档案业务流程管理的目的。

5.构建档案门户网站

构建档案门户网站，可将档案部门的公告、制度、动态、新闻等发布到网站中，同时，可将最新的档案归档信息、档案资源统计信息、多媒体档案信息等馆藏档案信息发布到档案门户网站中，方便各级人员了解档案动态、利用档案资源。

6.实现档案信息的安全与保护

通过建设数字档案管理系统，逐步梳理数字资源的源头，全面掌握档案资源分布的情况，以便针对全部档案资源数据建立安全、完善、可靠的数据加密、存储和备份恢复机制解决方案，实现专用网络存储、数据保护、灾难恢复和存储虚拟平台，从物理安全、系统安全、网络安全、信息安全、业务安全等多个层面，采取有针对性的措施，保证数字资源的安全性。

四、结束语

档案数字化建设项目坚持技术与管理并重的原则，一方面，实现单位档案部门对档案业务指导、垂直管控和监督作用，实现了档

案业务的“三统一”，即标准规范、管理模式、数据资源的统一；另一方面，构建档案信息服务平台，有效整合各类电子文件，满足所有门类、多种数据格式的档案全生命周期的档案管理，基本实现单位各种活动中形成的电子文件和数据的管理、归档保存、开发利用，做好电子文件的备分、安全防护和灾难恢复工作，促进档案工作逐步从传统手工操作与管理，向自动化、信息化、网络化转变。