如何强化企业物资采购中的内部审计

如何强化企业物资采购中的内部审计
摘要：物资采购涉及资金数额大，在相当一部分企业的采购环节，收受回扣、
损公肥私的现象相当严重。

如果不严格加以控制管理，降低成本，势必会给企业
带来巨大的浪费；如果采购环节的内部审计管理薄弱，则会出现材料物资价格不
实和材料物资质量低劣等现象。

因此，企业必须通过对物资采购全过程的监督，
加强对物资采购环节的风险管理，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

关键词：企业物资采购内部审计How strengthens in the enterprise commodity purchase internal auditZhai GuofangAbstract:The commodity purchase involves the fund amount to be big,in quite a part of enterprise s purchase link,receives the phenomenon which the sales commission,injures the good for own benefit to be quite serious.If not strict controls the management,reduces the cost,will be able to bring the huge waste inevitably to the enterprise;If purchases the link internal audit management to be weak,then can appear the material commodity price not reality
and the material commodity quality low inferior phenomenon.Therefore,the enterprise must through purchase the entire process to the commodity the surveillance,strengthens purchases the link to the commodity the risk management,for improves the enterprise product quality and the economic efficiency provides the powerful guarantee.Keywords:Enterprise commodity purchase Interior audit【中图分类号】F239.221【文献标识码】B【文章编号】1009-9646(2009)1-0129-02物资采
购涉及资金数额大，在相当一部分企业的采购环节，收受回扣、损公肥私的现象
相当严重。

如果不严格加以控制管理，降低成本，势必会给企业带来巨大的浪费；如果采购环节的内部审计管理薄弱，则会出现材料物资价格不实和材料物资质量
低劣等现象。

因此，企业必须通过对物资采购全过程的监督，加强对物资采购环
节的风险管理，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

1.物资采购过程中通常存在的问题1.1物资采购归口管理不够完善。

有些企业为
了改革搞活，考核到各二级单位，将物资采购权下放给生产使用单位，出现一个
企业内部多头分散自由采购的现象。

分散自由采购虽然可以迅速、快捷的为生产
配置资源，但在实际运行中仍存在不少问题：①由于不能形成相应的批量，造成效益低、成本高、失去规模效益和整体优势，增加了采购成本。

②缺乏必要的约束机制，采购决策不公开，缺乏透明度，内部监督很难到位，因而可能出现权钱
交易、人情交易，从而可能在物资采购成本、质量、廉政等方面引发一系列的问题。

1.2物资采购渠道分散、采购方式落后、采购行为不规范。

企业中一些使用
单位以各种理由指定供应商，如：原材料质量不稳定会造成产品质量问题；售后
服务质量等。

对一些生产材料、长期使用的通用物资，采购部门应该招标采购而
不进行招标，这种情况往往是供应商事先已与使用单位商议好，知道自己是被指
定的供货厂家，与采购部门进行价格谈判时坚持不降价或降价幅度很小。

一些物
资原本可以从生产厂家购买，但采购人员通常以单位不能以现款支付为由从中间商、贸易公司采购，一来可以获取回扣，二来不用采购人员外出奔波，中间商或
贸易公司可以送货上门，通过这种方式采购的物资一般要比直接从厂家采购的物
资成本搞出30%以上，增加了物资的采购价格，损害了企业的经济利益。

有些企
业虽然采用公开招标的采购方式，但在招标过程中还存在诸多由于招投标意识不强、人员素质低下等引起的不规范行为，比如：规避招标，串标，陪标，前期工
作不仔细中途临时改标，缺乏公开透明度，暗箱操作严重，中标价格与标底一致
的结果等。

1.3缺少具有敬业精神的物资采购人员。

企业对采购人员的选用不能
严格把关，人员素质较低，给企业采购环节带来较大的隐患。

采购工作包括采购
计划的制定、市场调查预测、供应商选择、合同的签订、货物验收款项清算等过程，是一项技术含量很高的工作，采购人员的思想觉悟和技术水平最直接影响着
采购工作的质量。

1.4没有强有力的采购监督约束机制。

目前，物资采购环节经
营行为不规范，企业在采购环节收受回扣、以次充好、损公肥私、贪污腐败的现
象普遍存在。

企业制定的采购管理制度得不到贯彻执行，采购环节得不到很好的
控制，诱使许多人包括一些企业的主要负责人利用手中的权力中饱私囊。

同时由
于一些企业组织机构设置不合理，致使内部审计独立性较差，无法形成对下属单
位物资采购过程的监督审计。

2.加强物资采购审计的对策2.1严格归口管理，合理划分物资采购权限，实行分
级分工有序进入市场采购。

企业应明确规定总部可以采购那些物资，二级单位可
以采购那些物资，逐步推行以归口管理单位或部门为主，审计、财务部门全程参
与的做法，打破旧的采购管理体制中可能出现的独断专行格局，减弱采购人员的
权限，通过各部门间的有效配合和相互制约，使得民主决策得以具体体现。

2.2
建立集中统一的物资采购管理体制。

企业应参照“物资采购审计内部审计事务指南”，结合企业组织管理模式及实际情况，制定相应的管理制度，可以采取项目管理式审计和过程参与式审计，不断规范物资采购方式和采购行为。

灵活选择采购
渠道采购方式，坚持从厂家订货，避免从中简环节订货层层加价问题，大力开展
由产品生产厂家直接寄售方式进货，对已经确定的采购渠道要进行定期复查，优
胜劣汰。

优化采购方式，大力开展规范的招标采购和定点采购的方式，采用招标
方式必须有规范的程序做保证，不能为了招标而招标，避免走形式，进行暗箱操作。

2.3优化企业内部审计的工作环境。

设置独立内部审计机构进行物资采购审计。

无论是执行何种审计，最关键的在于具有独立性，能按规定的职权办事，不
受干涉，才能保证审计工作的公正和客观。

物资采购内部审计工作实施的好坏依
靠管理当局的重视程度和所赋予的权力大小。

因此保持单位内部审计的独立性，
首先要求内部审计机构在单位的组织上有较高的地位。

在物资采购审计中，内部
审计是企业健全自我监控自我约束机制、保障所有者权益的手段，是管理体制的
组成部分，其组织地位应是独立于企业的其他管理部门。

2.4提高物资采购审计
队伍的素质。

提高物资采购中审计人员队伍素质，是实现审计工作质量和效率的
突破的关键。

随着审计领域的不断拓展，内部审计必须提高审计队伍的素质，突
出多学科、高智能的特点。

由于在企业内部，管理人员和审计人员执行同一政策，实现同一目标，审计人员可以渗透到企业管理的各个环节，工作领域的广阔、无界，就必然要求内部审计向多学科、高智能的方向发展。

在物资采购中，涉及合同、数学计算、管理等各种学科的知识，审计人员若不了解这些知识，势必会陷
入审计困境。

2.5对物资采购形成全过程监督审计。

内部审计部门应当不断的扩
大审计范围，从物资采购的前期阶段、采购阶段及后续事项实施全过程审计。

这
其中有计划、审批、价格咨询、招标或谈判、签订合同、物资验收、核算、付款
领用等各环节，重点是对制定计划、价格咨询、签订合同、质量验收和结帐付款
五个环节的监督。

对计划的监督主要是保证计划的合理性和准确定；对价格的监
督主要是看是否进行了货比三家、是否合理合规；对合同的监督主要是其合法性
和公平程度；至来年共监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假；付款监督
是确保资金安全，按程序合同履行。

审计人员每年还要组织一次对供货单位的产
品质量、价格、交货期和售后服务的测评，对综合评价较差的单位要采取暂停采购、限期整改、直至取消供货的资格。

总之，企业要不断加强物资采购过程中的
内部审计，对采购环节管理过程实现事前、事中、事后全过程的监督，发挥审计监督职能，防止企业采购资金的浪费。