档案数字化加工技术标准

档案数字化加工技术标准
对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。

进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。

一、整理（弱化）。

在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：
1、拆卷。

将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。

2、顺序号。

根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。

凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。

3、页号。

档案常常会有漏编、跳号的情况。

对于漏编如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7-1”、“7-2”、“7-3”、
“7-4”，若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8-1”。

出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为跳号”的字样。

若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码，原来的正码改为副码，依次类推。

如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。

文件的最后一页必须是正码，不能编副码。

如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。

正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。

凡页码写在折叠后文件反面的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。

卷内目录的每一条目录都必须写页号（文件首页页号），目录每页最后一条要写全起止号，止号要与文件最后页的页码相符。

文件传阅签一般都没有编码，编码时编写该附着页的副码。

大于A3的文件或图纸，只编一个页码。

4、文件内容。

在整理档案时，常会发现有档案破损、正文与复印件如何区分等情况，为了方便扫描，破损情况严重的档案需进行托裱。

复印件档案需在该份文件的首页右上角加盖蓝色“F”字样，以便在查找利用时区分正文件与复印件。

二、一次校对
为了减轻后续工作的工作量，提高扫描速度，将整理后的档案以50%进行抽查，抽查档案是否达到上述整理要求所涉及到的内容。

三、扫描
档案数字化的最关键一步就是通过扫描将纸质档案转变为
电子档案，在扫描过程中应注意：扫描方式、命名。

1、扫描方式：纸质档案扫描一般采用黑白二值图像；档案清晰度较差、带有图片的档案材料或黑白照片，可采用灰度扫描；彩色照片则选择彩色扫。

黑白扫描的格式为TIFF CCITT G4压缩格式，灰度扫描为16级LZW不压缩格式，彩色扫描选择真彩JPEG格式，分辨率选择范围在150dpi—200dpi之间。

如果档案原文的清晰度相对模糊，在扫描时只要相对的调整亮度与对比度即可，无需调高分辨率。

在遇到大于A3的图纸、报纸等时，通常情况是选用A3幅面的扫描仪将该图纸扫描成若干份A3大小的文件后进行拼接。

2、文件命名。

按照客户的要求和档案归档方法给扫描件命名。

结合以前珠海市档案局、珠海市工商局、拱北海关、广州市天河区环保局、番禺区法院、番禺区档案局、广州市人民银行等单位的档案数字化加工得出：为了用户更好的记忆及方便查找，命名方式的组成一般由：全宗号、目录号、案卷号、顺序号，一般为3位数，不足3位数的左边补“0”，顺序号为4位数。

在此程度上又分一张扫描件命名成一个文件名和一个文件名包含一份扫描件这两种方法，如档案局对老式归档法的命名方式是全宗号（3位数）+目录号（3位数）+案
卷号（4位数）+顺序号（3位数）+页号（3位数）组成的16位一张
2000年后的新式归档法的命名模式为：年度（4位数）、保管期限（2位数）、两个固定零、件号（4位数）和顺序号（3位数）组成的15位
海市档案局外的其它单位所采用的命名格式也是由全宗号、目录号、案卷号、顺序号组成，区别于珠海档案局的是一个文件名包含一份扫描件。

四、扫描件校对
对扫描过程中出现歪斜、黑边、命名错误、扫描格式错误、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题要进行改正。

五、装订
档案扫描完成后，按档案保管要求恢复原装订。

六、目录数据录入及修改
数据录入包含按照现行档案管理标准规定的档案卷内目录和案卷目录以及实行归档改革后形成的档案目录。

采用归档改革以前的方法整理录入(即卷内文件目录和案卷目录管理)。

（1）卷内文件目录著录（即一份文件必须要录入的项目），文件题名：即文件的标题，一般应照实抄录。

页号：是一份文件首页在该卷的页码，例如：“01”。

每一卷的最后一份文件的页号应在页码后加“—”标志本卷结束，例如：“99—101”。

如果最后一份文件只有一页也须用“—”表示结束，例如“99—99”。

（注意：切记不能使用“/”、“止”等表示结束）。

密级：文件制发机关给文件确定的保密等级。

保管期限：立卷时给卷内文件划定的保管期限,根据《档案保管期限表》确定。

全宗号：档案馆给立档单位指定的编号，全宗号在输入时必须采用3位数，不足3位数须在前面补“0”，例如：“015”。

目录号/年度：此处只须录入目录号，无须录入年度。

目录号分别用A1.“X”、A2.“X”、A3.“X”表示。

“X”为目录的流水顺序，例如：“A1.2”、“A2.3”。

案卷号/机构：此处只须录入案卷号，无须录入机构。

案卷号必须采用4位数，不足4位须在前面补“0”，例如：“0015”。

顺序号/件号：是按卷内文件排列先后顺序填写的序号，即件号。

必须采用3位数，不足3位须在前面补“0”，例如：“001”。

责任者：对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，即文件的署名。

录入多个不同责任者时必须用“/”分隔开，不能使用空
格或“\”，例如：“张三/李四/王五”，如果一份有三个以上联合发文的单位，只需录入前三个单位。

文件编号：文件制发机关的发文号或图号。

录入多个不同的文件编号时之间必须用“/”分隔开，不能使用空格或“\”，例如：“XX/XX/XX”。

文件时间：指文件形成的时间，一般指文件末尾的落款时间。

标准格式为：“年.月.日”，例如：“1999.09.07”。

录入的时候要用“·”来分隔，不能使用空格、“—”、“/”或“\”。

（２）案卷目录著录（即一本案卷必须要录入的项目）
案卷题名：即案卷的标题，它可以概括该卷所有文件的大概意思。

起止时间：开始立卷和结束立卷的时间，以“年.月—年.月”表示，例如：“2000 . 01—2000 . 12”。

页数：是一本案卷的总页数。

全宗号：档案馆给立档单位指定的编号，全宗号在输入时必须采用3位数，不足3位数须在前面补“0” ，例如：“015”。

案卷档号：由“目录号/案卷号”组成，“案卷号”要统一要求4位数。

不足前面补“0”，例如：“A1.1/0001”。