议水电站工程建设工程档案管理

议水电站工程建设工程档案管理

摘要：工程档案管理是建设单位工程管理的重要组成部分，是工程竣工验收的必备条件之一。只要人人都重视档案并参与档案管理工作，才能确保档案的完整与安全，才能使档案更好地为工程建设服务

关键词：水电站工程建设档案管理

水电工程开工之始就要完善档案的管理体制和管理制度；档案管理不是收收发发的事务性杂活，它是一项技能的延续，需要既懂档案管理知识又了解工程建设过程的复合型人材的参与；在具体操作中，要加强档案形成的过程管理，使每一个分项、分部工程建设发展的过程和状况都有真实的记录和归档资料。

1、工程建设档案工作的特点

(1)领导重视是搞好工程档案管理工作的关键。按照统一领导、分级管理的原則，建立健全了相应的档案管理机构，配备了档案管理专职人员。(2)健全规章制度搞好档案管理工作。根据有关法律、法规和标准，结合水电站情况，制定有效的规章制度及工作标准，基本上做到了工程档案工作的“三同步”(即：工程立项开工与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步、工程完工验收与工程档案资料验收同步)、“四参加”(即：参加设备开箱、参加项目验收、参加技术成果鉴定、参加重大引进项目鉴定评审)、“四纳入”(即：将工程文件资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程项目管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关人员岗位

职责；纳入经济责任制)。

2、档案管理措施和方法

2.1建立以业主为核心的档案管理体制，明晰参建各方责任

2.1.1建设单位的档案管理职责

(1)档案业务监督、指导工作。具体实践中，将项目档案纳入工程质量行政领导人责任制；将项目文件收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承包机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施。建立档案管理网络的组织保证体系，配备专、兼职档案工作人员和设备设施；建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范。对工程施工过程中产生的技术记录提出要求，进行规范。从制度上确保工程档案的准确、完整、有序。(2)档案收集、整理、移交工作。指导本单位各承办机构收集、整理项目管理的前期文件、有关的设计、设备、工艺、竣工试投产生产(运行)，竣工验收等文件，定期向档案部门归档。接收各参建单位提交的竣工文件，对全部项目档案进行汇总整理。按合同及规定要求，在分项工程竣工验收时，同步进行工程竣工档案的检查、审核工作。

2.1.2监理单位的档案管理职责

(1)监理工程师对工程竣工验收资料审查把关。监理工程师在整个施工进程中，由于对施工情况进行了全面的控制，对于工程最后的实际面貌和情况十分了解，对竣工图纸的审查可以起到把关作用。监理工程师在进度、质量、投资三个控制中，对各种基础资料都进行了审查，使基础资料随工程进展而逐步整理完善，对竣工资

料的完整性起到了保证作用。(2)审查的重点内容。材料、设备构件的资料。这些材料应真实可靠，不得擅自修改、伪造和事后补做。试验、检验资料。用于工程施工的各种材料，必须经试验、检验结论为合格的材料。核查工程质量检验原始记录，竣工图的审查，资料移交。当各种资料按要求已经完善，应经监理工程师审查的均已按要求进行了审查，随项目工程进展阶段验收时，可以进行资料的验收移交工作。

2.1.3施工单位的档案管理职责

(1)建立工程档案管理组织机构抓好工程档案管理队伍建设。开工伊始，要求施工单位建立相适应的档案管理部门，配备有专业知识和资料管理经验的管理人员，建立施工单位工程档案管理员网络，负责施工单位档案收集、整理、归档工作。对施工单位的专(兼)职档案管理人员和技术人员进行培训，使工程档案人员明确任务、责任和操作要领，为工程档案管理工作创造条件。(2)抓好施工单位工程档案管理的过程控制。确保工程档案收集及时、完整和规范。利用各种会议加强对工程档案管理工作的宣传、学习，让施工单位各级技术和经营管理人员深入了解工程档案管理的意义、目的，不断提高档案意识，从而积极支持和协助档案管理人员搞好工程档案管理工作，促进档案工作的正常开展。

2.1.4设计单位的档案管理职责

负责提交工程各设计阶段的设计文件、图纸；负责提交工程全部设计修改通知单；负责提交工程设计文件、图纸总目录、设计说明

书、设计总结和工程主要图纸汇编等文件资料。

2.2将工程档案管理工作纳入项目合同管理

履行法律程序，把移交完整、准确、系统的工程档案作为项目合同管理的一项重要内容，是做好工程档案工作的重要依据。在项目合同的起草工作中就把工程档案资料收集、整理、移交工作作为合同的一项内容单列一条，对竣工文件资料的归档范围、竣工验收时间、竣工资料内容、份数及质量等提出明确要求，使设计、施工、监理等单位能够高度重视工程档案的归档工作，为工程档案的收集、整理创造了有利条件；竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理单位监理工程师技术管理范围，充分发挥工程监理单位的监督职能；明确合同项目中5％的工程质保金对工程档案资料整编、移交工作的完成情况具有同种质押作用。

2.3加强各种新载体水电工程档案的管理

(1)对各种设计图纸电子文档的管理。结合水电工程自身的特点，在归档时不仅要保存相应的纸质材料，也要将电子文件和cad软件的版本一起收集归档，还应注明其软件运行所需要的硬件环境和相关的数据，这样才可以保证任何时期归档的电子图纸都能够打开，便于查询和使用。

(2)对水电工程胶卷(片)和照片档案的保管。水电工程一旦开工后，对比前期的一些工程形象照会有非常大的变化，所以对于胶卷(片)和照片的保管，就显的更为重要。(3)对于音频和视频资料的归档。应在要求其格式为通用格式的同时，注意收集其属性标识、

特有参数和非通用格式的相关软件和相关的使用说明，以确保归档的资料都能够方便地再利用。

3、结语

档案是我们了解过去、把握现在、预见未来的重要依据。随着水电工程的迅速发展，对工程档案管理提出了更新、更高的要求。由于水电工程建设周期长，相应工程档案的形成、积累、整理和归档过程也较长，而且涉及的单位和人员也较多。水电站水电工程参建各方本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的工作态度，在整个工程档案管理的过程中，始终将档案的真实准确与完整系统性放在重要位置，取得了非常好的效果，为工程的达标投产创造了条件。参考文献

[1]杨健萍.浅谈小湾水电工程档案管理[j]云南档案，2007(5)：51.52。