公文处理管理办法

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公文处理管理办法

第一章总则

第一条为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。

第三条本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。

第四条本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工

作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。

第七条非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。

第二章公文种类

第八条各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。

第九条正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：

1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。

3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

6.批复：适用于答复下级单位重要请示事项。

7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

8.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批重要事项。

第十条便函包括单位便函（公司便函）和部门便函。

（一）单位便函是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内一般性事务的公文，主要种类包括：

1.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批一般性事项。

2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位和有关单位周知或者执行的一般性事项，召开重要会议，转发公文。

3.批复：适用于答复下级单位一般性请示事项。

4.报告：适用于回复上级单位或部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

5.意见：适用于对一般性问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。

（二）部门便函是以部门名义发布的、用于处理部门职责范围内相关事务的公文，主要种类包括：

1.函：适用于不相隶属单位或部门之间相互商洽工作、询

问和答复问题。

2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。

3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。

4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

第十一条内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括:

1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。

4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。

5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。

6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。

7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一

定范围内发布专项工作或特定工作的动态、进展等信息。发布范围可以是本单位领导、各部门，也可以是公司所属各相关单位。

8.其他：各单位可根据需要制定其他内部公文种类，并以适当的形式予以公布。

第十二条专用文件是指在一定业务范围内使用，有特定格式和处理程序的公文，一般用于常规性审批公文。专用文件的公文格式、适用范围、工作程序和管理要求等由使用单位确定，并以适当的形式予以公布。

第十三条规章制度的具体公文处理，另行制定管理办法。

第三章行文规则

第十四条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十六条向上级单位行文，应当遵循以下原则：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.下级单位的请示事项，如须以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。

5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第十七条向下级单位行文，应当遵循以下原则：

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。

3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。

第十八条不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。

第十九条同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。