示范引领推动数字档案资源建设——丰台区档案局(馆)室藏档案数字化实践研究总结

摘要：室藏档案数字化是新形势下档案工作发展的明确要求，是数字档案馆（室）一体化建设的重要组成部分，是档案工作适应时代发展的必然选择。本文以丰台区档案局（馆）为例，从数字化工作的组织与管理、标准规范及相关制度、档案数字化主要环节等方面对室藏档案数字化实践经验进行研究总结，并提出在室藏档案数字化工作中需注意确保档案实体与档案信息安全，严格执行标准与规范，加强过程监管与质量控制等问题。

关键词：档案室档案数字化实践研究

随着信息技术的发展和应用，档案工作已逐步迈向信息化管理阶段。档案数字化是档案信息化建设的核心内容之一，为加快推进信息技术与丰台区档案工作的深度融合，丰台区档案局（馆）开拓创新，以局（馆）档案室为试点，历时三个月完成传统载体档案数字化加工项目，为区属立档单位科学规范、安全有效地开展室藏档案数字化工作做出示范。本文旨在对室藏档案数字化实践经验进行研究总结，供立档单位参考借鉴。

一、室藏档案数字化的必要性

（一）室藏档案数字化是新形势下档案工作发展的明确要求

2014年，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各档案馆（室）要加快推进传统载体档案数字化工作。2016年，《北京市“十三五”时期档案事业发展规划》要求有条件的档案室要做到室藏档案数字化率达到100%；市、区档案馆要依法开展对各种门类和载体档案，尤其是电子档案和档案数字化副本的接收、检验工作。同年，《北京市丰台区“十三五”时期档案事业发展规划》要求各立档单位采取各种形式，加快开展室藏档案数字化工作。有条件的档案室室藏档案数字化率要达到100%。立档单位向区档案馆移交实体档案的同时，移交档案数字化副本。

（二）室藏档案数字化是数字档案馆（室）一体化建设的重要组成部分

数字档案资源包括传统载体档案的数字化资源和各种类型的原生数字档案资源，是数字档案馆（室）建设的核心，是满足档案用户利用需求的基础保障。室藏档案是馆藏档案的重要来源。统一、规范室藏档案数字化工作，确保室藏档案数字化质量，是数字档案馆（室）一体化建设的重要组成部分，是区域数字档案资源共建共享的关键环节，也是实现以信息化为核心的档案管理现代化的必要前提。

（三）室藏档案数字化是档案工作适应时代发展的必然选择

当前，“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，深刻影响着档案工作的理念、技术、方法及模式。传统载体档案只有经过数字化加工，才能转换为数字档案信息，进而实现档案信息组织与服务网络化、档案实体虚拟化、信息资源共享化、档案利用知识化。室藏档案数字化可在保护档案原件的同时提高档案检索利用效率，有助于深入挖掘档案信息资源，丰富档案利用服务内容，提高档案远程服务能力，充分发挥档案作为国家基础性战略资源的重要作用。

二、室藏档案数字化工作的组织与实施

（一）数字化工作的组织与管理

为确保室藏档案数字化工作顺利开展，丰台区档案局（馆）领导高度重视、统筹规划，投入专项资金，由办公室牵头组织，办公室及业务指导科、收集科、保管保护科、信息化科等相关科室人员在充分调研的基础上共同参与制订工作方案，并指派专人具体实施。

数字化加工项目采用外包方式，通过前期的充分调研论证，委托给通过认定资质的企业及人员。在前期调研论证中，至少联系三家档案数字化公司，比对公司的工作经验及业务能力、整体方案设计、技术服务能力、承诺

——丰台区档案局（馆）室藏档案数字化实践研究总结

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响应能力以及价格等因素，筛选出综合排名第一的公司。在项目实施过程中，公司操作人员严格执行数字化规范，使用满足数字化加工安全要求和技术需要的先进设备，在符合档案保护及安全保密要求的专用场地进行档案数字化加工。加工场所依据档案数字化工作流程合理布局，设有档案存放、数字化前处理、著录打印、档案扫描、图像优化、质检挂接等工作区域，并配备防火、防水、防有害生物、防盗报警等档案安全管理设施设备以及可覆盖全部场地的视频监控系统。

丰台区档案局（馆）在室藏档案数字化工作过程中，注重通过一系列科学化、规范化的管理制度，进行有效的质量监控、进度监控、投资监控、安全监控、协调沟通，并完善问题反馈机制等，保障档案实体和档案信息全流程安全管理和数字化成果质量。室藏纸质档案数字化加工流程如图1所示。

（二）数字化标准规范及相关制度

丰台区档案局（馆）室藏传统载体档案数字化工作贯彻实施《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），并综合《北京数字档案馆目录数据库建库标准》等，编制了《丰台区室藏纸质档案数字化操作手册》（试行），明确人员岗位责任制度、场地安全管理制度、设备安全管理制度、数据规范化管理制度、档案实体管理制度，对工作流程和每个工作环节都提出具体的技术要求，做到质量检查标准化及质量可控化，并要求在实践中严格执行数字化标准规范及相关制度，留存工作文件和元数据等可追溯凭证，确保档案数字化工作达到预期目标。

（三）档案数字化主要环节

1.档案出库。档案员可以按照工作方案结合数字化工作进度，分批调取、清点、登记数字化对象。档案出库要严格按照档案库房管理规定办理档案出库手续，与数字化加工人员共同清点无误、签字确认后再交接出库。档案在数字化过程中，临时存放在加工场所中的指定档案柜内。对领取与归还要进行严格管理，确保档案实体安全。

2.数字化前处理。前处理是档案数字化过程中的重要环节，是保证档案成果质量和数字化档案利用效果的基础性工作。在前处理阶段中，一要从满足档案利用需求的核心目标出发，综合考虑档案的保管期限及利用价值再次确认数字化对象。二要对确定为数字化对象的档案保管期限进行鉴定，对不符合保管期限的档案进行相应调整。三要严格按照技术标准确定扫描页、编制页号、

目录数据准备、拆除装订、技术修

复等。其中，为保证档案信息的完

整性和连续性，应将编有页号的档

案页面进行全部扫描。有必要将

不符合整理规范的档案进行规范

化整改，并依据《档案著录规则》

（DA/T18）及目录数据库建立时制

定的数据规则，对照档案原件内容

规范档案目录内容。是否拆除装

订应根据档案的实际情况，以保护

原件为原则，避免因数字化工作损

毁档案原件或影响档案原件的长

期保存。对存在老化、破损、字迹

褪色等现象的档案进行登记；对破

损严重或其他无法直接进行扫描

的纸张，专业技术人员可进行技术

修复后再进行数字化；对有不耐久

字迹的页面，可参考档案保管期限

确定是否打印数字化复制件，将复

制情况在备考表中详细说明。

3.数字化加工。档案数字化

加工是数字化工作的核心环节，

主要包括目录数据库建立、档案

扫描、图像处理、数据挂接等工作

业

务

研

究40