会议组织ppt课件

议食宿和会议接送引导；组织会议进程和会议期
间的沟通协调、安全保卫、参观娱乐活动；安排
会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作
Байду номын сангаас
的技能技巧的综合应用。
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某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙
碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。

没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主
持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。

这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，
必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差
错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议
效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，
扎实细致，责任到人。
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何谓会议？会议就是有组织有领导地召集 人们商议事情的行为过程。
会议是指为了实现某一个目的而进行的一 项社会活动。
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**集团2008年度产品销售订货会会议方案
为落实我公司明年的销售计划，拟决定于2007年12月21 日至23日，在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大 会。现将会议方案呈报如下：
1、会议任务
收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量 的要求，落实该产品的市场的占有量，探讨适合我集团产 品销售的模式和产品销售分成比例。
2、出席会议对象和名额
出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的 商家经理及我销售公司各片区经理，邀请本集团产品总装 生产线领导和产品设计实验部全体成员参加，预计约320 人。
3、会议议程及日程安排（详见附表一） 12月21日：全体与会人员报到 12月22日：上午8：00。。。。。。
不定期会议（临时会议） （3）按级别分：中央、省市、县级会议 （4）按会议性质划分：立法性、党务性、行政性、群众
性、业务性、交际性的会议 （5）按会议的内容：综合性、专题性、专业性、咨询性
会议 （6）按会议采用的媒介划分：电话会议、电视会议、计
算机网络会议。 （7）按会议的阶段划分：预备会议和正式会议 （8）按与会者的国籍及议题范围划分：国内会议、国外
会议
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三、会议的作用 （一）决策指挥作用 （二）组织协调作用 （三）动员教育作用 （四）信息交流作用
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四、会务工作的内容与要求 （一）会前的准备工作 会前的准备工作主要是制定会议方案。包
括会议的名称、时间、地点、与会人员、 议题、议程、经费预算、材料准备、会场 布置和会务安排。
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4、会议机构设置
本次会议程序简单，但规模较大，准备工作较复杂，故拟 组建会议秘书组和会议接待组两个精干的机构，分别准备 会议文件的起草、印制会议证件、布置会场和安排来宾食 宿、宴请等工作。准备工作要求在12月18日之前落实完成。
5、会议经费预算
这次会议时间不长，以在我公司召开，我部只需提供来宾 的食宿费用和会议常规费用，按每位来宾食宿每天人民币 200元；外加宴请一次，按每桌人民1000元（含酒水）； 会议文件制作及接待车辆费用约需人民币5000元，总计需 经费293000元，该费请从公司产品销售费用中支付。
6、会议的后勤保障
与会人员将统一安排在集团宾馆住宿，会场布置由销售公 司组织人员安排，总部只需派出两辆大巴和三辆中巴供会 议使用。
以上安排妥否，请批示。

**集团销售公司

日
二○○七年十二月二
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1、会议议题：即召开会议所要解决的问题 或事项。它是会议的宗旨、内容和任务， 对整个会议起导向的作用。
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二、会议的构成要素 （一）形式要素 包括会议的名称、时间、地点、主持者、 与会人员、会议方式 ——根据会议的主题，确定会议的名称。 要求突出主题，简单明了。其主要有两种 方法：一是揭示会议的性质，如局长办公 会议；二是揭示会议的主要内容，如鲁迅 逝世50周年纪念大会。
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——与会人员包括参会人员、主持人和会 务组织人员。会议主持人一般是召集会议 单位领导，负责会议议程的落实。
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（三）程序要素 包括会前、会中、会后三个阶段。会前要精
心准备，周密安排；会中要综合协调；会 后要认真总结，做好材料归集工作。
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会议的种类： （1）按会议的规模划分：大型会议（千人以上）、中型
会议（百人以上）、小型会议（数人至数十人） （2）按会议的时间划分：定期会议（各种年会、例会）、
——会议方式是指召开的形式特征，一般 由会议的内容来确定。常见的会议形式有 会场会议、现场会议、电话会议、电视会 议、广播会议、网络会议等。
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（二）内容要素 主要指会议指导思想、会议主题及会议任务 ——会议议（主）题：需要讨论、解决的问
题 ——会议议程：是会议讨论、解决的议题的
程序 ——会议日程：会议期间，每天的具体安排。
导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。

事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的
门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰
了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，
还谈什么企业素质和管理水平？”
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分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不 细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样 一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议 在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场 气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办 单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如 其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影 响会议进程。
等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂
的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。
小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台
上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音
起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没
有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领
会议组织
会议组织，即秘书会务工作，包括会前的筹划准 备、会间的组织服务、会后的事务处理及决策落实工 作。
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通过本章的学习，领会会议、会议构成要素、
会议种类、会议作用等概念的含义；掌握秘书会
务工作的内容：确定会议议题、编排撰拟会议议
程、会议日程和会议方案；确定会议对象及会议
规模；安排会议时间和地点；布置会场；安排会