会展项目的现场管理

• 其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览 所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要 规划专门的运输通道并进行引导。
• 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
20
掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
• 比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）力图提高会展档次
• 展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象； 而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。
（3）方便观众参观
• 给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在 观众心目中的地位。
10
（4）提高展出效果
• 展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因 此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到 展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。
（5）便于会展现场管理和现场服务
• 展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆 消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、 展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要制作会展展位 平面图，并在图中标明各展区展位的具体位 置、展馆各出入口、楼梯以及现场服务点等， 使人一目了然。如图8-1所示。
2、会议场所的布置
• 包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的 布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新 闻采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等。
• 合理布置会场主要考虑两大因素：
– 一是会议类型 – 二是会议规模
9
（二）展区和展位的划分
1、划分原则
（1）按专业题材划分展区
• 不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。
展场清洁
安全管理
加强安全和消 防保卫工作
展会结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、 赠送、回运或销毁，必要时主办单位应提供协助 参展商向主办单位申请出门证，场馆保安人员检 查放行
定时巡逻，及时消除各种安全隐患
23
【案例分析】：
德国科隆国际家用电器博览会的服务清单 ——收集两三张所在地展会参观指南等
安全操作、恢 复场地原貌
参展商退还 协助参展商顺
展具
利退还展具
具体描述
对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指 定搭建商负责拆除；特装修展台则由参展商负责。
协调各方面的关系，帮助参展商及时将所租用的 展具退还场馆的相关服务部门或指定搭建商
处理展品
协助参展商妥 善处理展品
展品出馆管 严格执行出门
理
证管理制度
• 会展项目的现场管理就是会议或展览主办方对会展活 动的现场及周边环境实施的总体管理。
3
3、现场管理的意义
（1）保障会展项目的正常进行
• 从准备阶段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始阶 段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会 及专业活动，再到会展结束阶段的会场善后、会议文件整 理及撤展管理。
理组、设备设施组、展具服务组、商务服务组和储运 组。如图8-4所示。
25
26
（二）标准化管理
• 标准化管理就是按照标准和制度进行现场 管理，使管理程序标准化、管理方法标准 化、管理效果标准化，以及考核方法标准 化。
• 在会展项目现场管理中，主要表现在施工 操作标准化、展品设备管理标准化、会议 和展览服务流程标准化、展览环境标准化 等。
5
（三）群体性管理原则
• 会展项目的现场管理综合性强，内容多， 必须依靠项目团队中每一位成员的合理分 工及有效合作。
• 群体性管理的原则就是要求重视每一个人 员、每一个岗位，发挥每一个人的主观能 动性。
（四）动态性管理原则
• 由于会展项目所处的环境是复杂而不断变 化的，会展现场管理和服务具有不确定性 的特征。因此，应根据实际情况实行动态
27
（三）检查与考核
• 为了确保会展项目顺利达到预期目标，需 要对各项计划的执行结果进行检查与考核 。
• 检查结果与计划比对后，有偏差时要查明 （造四成）目差视距管的理原因，以改进管理工作，提高 管 目视理管效理果是。生产管理的重要手段之一，是利用形
象直观而又色彩适宜的各种视觉感知信息来进行 现场活动的组织和管理。
(1)热情周到、观察入微
(3)坦诚相待、守时守信
(2)以人为本、礼貌先行
(4)专业扎实、表达得当
3、会展服务礼仪人员的素质要求
(1)具备团队合作精神
(3)自信进取
(2)精力充沛
(4)解决问题的能力强
8
三、管理内容
（一）合理规划会展场地
1、展览场地的规划
• 指对会展场地的平面划分，包括对展览展示区、登记与 咨询区、接待和洽谈区、休息区、办公区、储存区参观 路线、消防通道等的合理划分与布局。
• 会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约，表 现为三维空间和时间的交集，构成“时—空”交融的多 维空间。如图8-2所示。
• 会展空间的布设还必须充分 考虑贯彻人本化理念，讲究 人本化艺术。
8-2
14
2、人本化对布展的要求
• 会展空间导向设计必须有效考虑四个方面要求：空间 尺度、空间时序、空间动线、空间的无障碍导向设计。
（2）取得最佳的会展活动效果
• 会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的品质。 • 会展的圆满举办还离不开会务服务公司、搭建商、运输商、
餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持。
（3）体现会展管理的组织水平
• 管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和 各类服务商，还包括各种设备物件、各项管理和服务细节。
17
（五）观众登记和参观指南
1、观众登记
（1）观众登记途径
– 网上预登记与现场登记结合，现场登记采用分类登记 方式。
– 观众登记表是观众登记的重要信息记载手段。
（2）观众登记的注意事项
– 专人负责观众登记工作，督促观众提交完整的客户资 料。
18
2、参观指南
• 参观指南是会展编印的、用来指引观众参观的一种小 手册。主要向会展的专业观众、媒体记者以及参展的 嘉宾发放，以便他们方便参观。
6
二、会展现场管理的要求
• 展会现场管理是对展会期间各种工作的计 划和管理，现场服务是其最有表现力的环 节，是展会成功与否的直接体现。
1、会展现场服务的基本要求
• 基本要求可归纳为以下四点：
–一是以客户为中心； –二是细节决定成败； –三是以真诚换取信任； –四是树立全程服务思想。
7
2、会展服务礼仪的基本规范
第八章 会展项目现场管理
第一节 会展项目现场管理的意义 第二节 会展项目现场管理的原则与内容 第三节 现场管理的方法与措施
第一节 会展项目现场管理的意义
1、会展现场
• 现场是执行或实施展示、展出各个环节的操作时段， 地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相 关涉及的场所，如运输拆卸场地等。
• 现场包括室内外场馆及其配套活动场所与 设施，如会展场馆的门禁系统、馆区连接 通道、贵宾接待室、开（闭）幕典礼及相 关活动场所、休息场所、餐饮场所、卫生 间、停车场等。
• (3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设 计，展台的布局等。
• (4)通过指示标记控制。场地示意图、路标 29
二、管理措施
（一）开展“6S”管理
• “6S”管理是现代企业行之有效的现场管理理念和方 法，“6S”是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清 扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke） 和安全（Safety）六项内容。
• 一般在此之前召开撤展会议，将撤展的相 关计划和方案通知各方及各展位负责人， 统一协调撤展工作的展开。
• 在会展结束后，要做好善后工作，如有序 疏散与会人员、整理会议资料、检查设施 设备、归还租赁物品、清理会场等，使会 展活动圆满完成。
22
撤展管理
撤展期间的主要现场管理工作
工作项目
工作标准
拆除展台
现场管理资料，评析其不足及其理论依据。
24
第三节 现场管理的方法和措施
• 会展现场是最终检验会展项目前期筹备工作如何的场 地和场馆。因此，会展项目现场成为项目各相关部门 和相关任务高度交织和共同协作的特殊空间。
一、管理方法
（一）责任到岗
• 成立现场管理专门组织，责任到岗、责任到人。 • 一般而言，现场管理组设六个小组：物业组、施工管
15
（四）加强施工现场检查
• 在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设 计搭建的企业成分复杂，因此，整个会展活动期间， 会展中心或主办方都需要有专人负责值班、巡视，做 好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事 故“苗头”要及时阻止、排除。
• 展台搭建施工管理具体内容如图8-3所示。
16
• “6S”前五项起源于日本，其日语罗马拼音均以“S” 开头，简称“5S”。我国企业引入这一管理模式时， 加上“安全（Safety）”成为“6S”。
• 推行“6S”活动的作用：“现场管理规范化、日常工 作部署化、物品摆放标识化、展区管理整洁化、人员 素养整齐化、安全管理常态化”。
30
31
1、整理
4
第二节 会展项目现场管理的原则和内容
一、管理原则
（一）基础性管理原则
• 会展项目管理涉及多项基础性工作：会议场所的布置、 会议设备的管理、会议活动的组织、展览区域的划分、 展台的设计布局、展品的登记管理、会议代表及展商 的接待、现场环境的保洁、秩序管理、安全检查等。
（二）综合性管理原
• 会展项目现场管理不但包括会展目标效益管理，还包 括会展资源、人力配置、参展与会人员的组织协调、 现场环境及文明的管理。
• 参观指南内容包括五大方面：
– 一是会展的基本内容； – 二是会展的简短介绍； – 三是展区和展位划分与安排； – 四是相关图表 – 五是相关活动安排。
19
（六）加强人流物流的疏导
• 会展活动进展期间，是人流、物流异常密集的时期，容 易引发各种矛盾和冲突。
• 首先，会展在短时间内聚集了来自四面八方的人流，所 以，会展主办方需要制定相关的人流管理和疏导计划， 加强现场秩序的控制，安排人群有秩序地登记、参观和 购买。
11
展位平面图 12
2、应注意的问题
（1）注意统筹兼顾
• 最大限度地兼顾办展机构、参展商、观众以及社会服务商各方 面的利益和便利性。
（2）因地制宜
• 要充分考虑到展馆的场地条件，因地制宜设立合理的展位数量， 提高使用率，尽量使所有的展位都面向观众。
（3）避免遮挡展馆的服务设施
• 不能遮挡消防栓、赌塞消防和安全通道、遮挡配电箱等。
目视管理，也叫可视化管理，它是一种以公开化 和视觉显示为特征的管理方式。
28
现场观众控制的方法
• (1)根据展出的目的结合展品的特征、展览 的背景、展馆的条件来设计、布局、标志 引导。
• (2)通过展示内容控制人流。内容相同按顺 序归类为一排；展示重点分布均衡；在岔 路口，在希望的观众流方向安排能吸引人 的展品、装饰。
• 在会展空间实际布设中，主要有以下内容要求： （1）展览空间的人本化布设
– 一是会展空间设计需要做到人性化 – 二是会展空间设计要以最有效的空间位置展示展品 – 三是要保证展示环境空间的安全性
（2）回忆空间的人本化布设
• 为了保证良好的会议效果和给与会者营造一个舒适的参会 空间，会场空间的布设要贯彻人本理念，讲究科学性、合 理性和艺术性。
• 会展现场就是从会展开始布展、开幕、开放展览、
观众参观直到会展闭幕后撤展所涉及的场地及环境。 2
2、会展项目现场管理
• 进场布置的第一天到展览结束撤馆结束的这段时间内， 展览主办方对参展商、搭建商、运输商等各类服务商 在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、 监督和管理，以及对参展商、观众在现场所发生的一 切需求所进行的协调服务和管理。
（2）跟随观众流
• 羊群效应明显。也就是无意识的、无目的人会随着有目的 人流动。
（3）好奇适应之后的观众流
• 据观察，一般观众都是进入展厅之后，随意走一段之后， 才看展品。
（4）本能所形成的观众流
• 人们进入大厅之后，大多数人会自然向左转，然后按顺时 针方向走。
21
（七）保证安全清场撤场
• 一般情况下，许多参展商在会展最后一天 下午一两钟就开始进行撤展了，如果这个 阶段管理不善，很容易造成混乱。
（4）适应参观人流的规律
• 一般来说，参观人流的形成和流动都一定的特点和规律。
（5）合理安排展览的功能服务区域
• 安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等功 能服务区域。
13
（三）会展空间布设的人本化
1、人本化是最好的布展艺术
• 会展功能是人组织物、陈列物，物招引人、服务人的整 体活动。