第四章报表处理子系统

第四章报表处理子系统

第一节会计报表处理系统概述

一、会计报表简介

会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。

会计报表按不同的标准有不同的分类：按报送的对象分，可以分为外部报表和内部报表；按照编制的日期分，可以分为月报表、季报表和年报表等定期编制的报表和企业为某种特定的需要编制的一次性报表；按报表的编制单位分，可以分为单位会计报表（独立核算单位编制的报表）和汇总会计报表（集团公司或上级主管部门编制的报表）。按报表的结构分，可以分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。所有这些报表中，根据《企业财务会计报告条例》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。

二、会计报表子系统概述

表处理软件是近年发展起来的通用事务处理软件。在发达国家表处理软件品种多、更新换代快，如LOTUS 1-2-3、EXCEL等。在我国随着计算机的日益广泛应用，办公自动化程度不断提高，各个经济管理和业务处理部门希望利用计算机来处理日常工作中的大量庞杂的报表数据。各种国外的先进表处理软件不断引进国内，我国自己也开发了不少好的报表软件。但是，这些通用表处理系统在会计核算工作中由于受到种种因素的制约，目前使用并不广泛。

1、受商品化软件的制约。

目前我国大多数使用的商品化会计软件，出于系统安全性和版权保护的需要，软件本身是加密的，系统的内部结构和源程序对用户是保密的。因此用户很难使用通用表处理软件从各个会计处理子系统中调取数据、编制报表。

2、受会计人员计算机知识水平的制约。

我国会计人员的计算机知识普遍较低，因此即使软件公司公开会计软件的数据结构，大多数会计人员也很难使用诸如LOTUS、EXCEL等表处理软件从会计软件中调取数据，编制报表。

为此，目前我国绝大多数单位使用计算机编制会计报表通常使用两类表处理软件：

一类是计算机会计软件本身配备的表处理系统。它通常是通用会计表处理系统，这类会计报表系统除了提供报表生成功能外，还为用户提供了一套对报表进行维护、加工处理的完整体系。甚至针对不同行业编制好一系列常用的报表，供用户选择使用。这些软件格式设计和数据处理功能强大、安全性保密性好、可靠性高，基本能够满足企业会计报表数据处理和

管理的需要；

另一类是使用系统或行业为特定需要设计开发的专用表处理系统。它专用性强、运行速度快、使用简便，但只能编制规定的专门报表，通用性很差。

值得指出的是，不少单位在编制复杂或特殊格式的会计报表时，往往借助LOTUS、EXCEL等通用表处理系统，对会计报表系统生成的报表数据进行二次处理。由于二次处理时需要将数据调入通用表处理系统，因此一个好的会计信息系统的表处理子系统通常应该具有数据接口，可以方便的将会计系统生成的报表转换成EXCEL、LOTUS或TXT格式的文件。也可以直接打开多种格式的文件，从而使用户可以根据自己的需要灵活处理编制报表和进行财务分析使用。

为了更好的组合通用表处理系统和会计报表子系统的功能，目前很多商品化软件都采用了将会计软件与EXCEL联系的所谓“捆绑式”的处理方法。这种方法是在会计软件中提供数据接口或取数公式，使用户可以方便的在EXCEL中通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调取会计数据。利用EXCEL强大的表处理功能和数据分析统计及图形处理功能，用户可以方便的编制所需要的各种会计报表并进行会计数据的分析和统计处理。应该说这是我国会计软件开发中值得提倡的方法。

三、报表系统的基本概念

1、报表基本结构分析

就报表结构的复杂性而言，报表可以分成简单表和复合表两类。

复合表的结构比简单表复杂的多。复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成，因此复合表在处理上不如简单表那样方便。

无论简单表还是复合表，就其结构而言基本由两大部分组成，即基本固定的表格式和随会计期间不同而不同的表中的数据部分。

报表的格式

在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。一个报表的格式包括以下几个方面：

（1）标题：标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。标题可能有一行也可能有若干行。

（2）表头：表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。简单报表的栏目只有一层，栏目只有一层的称为基本栏。复合报表的的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目，这种栏目称为组合栏。有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。

（3）表体：报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。

纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。

所谓区域是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元阵列。区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。

在报表编制过程中，向报表单元中填入的内容一般只有两种：一种是文字，一种是数字。其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样。表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时与表头表尾等一样，它的内容是固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。

（4）表尾：表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。表尾部分有的表有内容，有些表没有内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。

会计报表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。

2、报表公式和关键字

（1）报表公式

在计算机报表系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。

报表的格式起着说明数据的经济涵意和管理数据的作用。

报表数据起到反映相应经济指标大小的作用。每月的报表数据一般不会相同。

报表单元公式：在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分。

报表审核公式：报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。

报表舍位平衡公式：是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。

在报表的编制过程中，虽然报表中的数据每个会计期间并不相同，但同一报表中各个单元填列数据的规律一般是不变的，如：资产负债表中货币资金项总是从现金、银行存款和其它货币资金调取数据。因此报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时公式的内容也是固定不变的。每次编制报表通常不需要重新设定。

由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。而将表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。

（2）报表关键字：报表关键字实质上是一个计算机的取值函数。它在报表系统中的主要作用是在编制报表时由系统自动的在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名称等内容。报表关键字通常在表格式设置中进行设置。

（3）多维表：确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行和列座标可以找到这个二维表中的任何位置的数据。

如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据需增加一个要素，一般称为一个表