浅谈邮件合并功能及应用
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能 使 用 其 中 的信 息 。 这 个 数 据 源 可 以 是 Ｅ ｃｌ 作 衷 也 可 以 是 Ａ ｃｓ ｘｅ 工 ｃ ｅｓ
文 件 。 可 以 是 Ｍ Ｑ ｅｖｒ 据 库 。 言蔽 之 ： 也 ＳＳ ＬＳ ｒ 数 ｅ 一 只要 能
够 被 Ｓ Ｌ语 句 操作 控 制 的 数 据 皆 可 作 为 数 据 源 因 为 邮 Ｑ
表 格 中 加 一 行标 题 。 如果 要 用 为 数 据 源 ，应 该 先 将 其 删
除 ， 到 以标 题 行 （ 段 名 ） 始 的 ～ 张 Ｅ ｃ ｌ 格 ， 为 得 字 开 ｘｅ 表 因
我 们 将 使 用 这些 字 段 名来 弓 用 数 据 表 中 的 记 录 。 ｌ
３进 行 邮件 合 并
南 昌 离 专 学 报 ２ １ 第 ３期 （ 第 ８ ０ ０年 总 ８期 ） ２ １ ００年 ６月 ｍ 版 Ｊｕ ／ｆ ｏｍａ ｏ 啦ｒ ｏ ｅｅ Ｃ ｌ ｇ Ｎ ． ｌ ｏ３ ｍ Ｓ Ｓ） 血ｎ２ １ ００
笈 ， 谈 邮 件 合 弄 功 能 及 应 用
刘 海 蓉 朱 永 昌
ｆ． 冈职 业 技 术 学 院 １ 黄 湖北 黄 冈 ４ ８ ０ ２ 金 昌 市公 安局 武 威 路 派 出所 ３ ０２；． 甘肃 金 昌 ７７０） ３ １０
摘 要 ： 邮件 合 并 是 ｗ ｌ 中一 项 不 为 常人 所知 的 高级 功 能 ， 用该 功 能 可 以 方便 地将 数 据 表 中的 各 行 数 据 批 量 转 ｏ ｄ 利
戍 格 式 化 的 Ｗｏ 文 档 ． 而 高效 率地 完成 各 种 批 量 作 业 。 从
关键 词 ： 据 源 ： 文 档 ； 数 主 邮件 合 并
主 文 档 是 指 在 Ｗｏｄ的 邮 件 合 并 操 作 中 ．该 文 档 包 ｒ
含 对 于 合 并 文 档 的 每 个 版 本 都 相 同 的 文 本 和 图形 ，例 如 套 用 信 函 中 的 寄 信 人 地 址 或 称 呼 。 建 立 主 文 档 的 过 程 就 和 平 时 新 建 一 个 Ｗｏｄ文 档 一 模 一 样 ， 进 行 邮 件 合并 之 ｒ 在 前 它 只是 一 个 普 通 的 文 档 。 一 不 同 的是 ． 果 正 在 为 邮 唯 如 件 合 并 创 建 一 个 主 文 档 ． 可 能 需 要 花 点心 思 考 虑 一 下 ， 你 这 份 文 档 要 如 何 写 才 能 与 数 据 源 更 完 美 地 结 合 ．满 足 你 的要 求 （ｉ Ｊ 基本 的 一 点 ， 是 在 合适 的位 置 留 下数 据 填 充 ｉ 就
的 空 间 ） 另 一 方 面 ， 主 文 档 的时 候 也 可 以 反 过 来 提 醒 ； 写 你 ， 否 需要 对 数 据 源 的信 息进 行 必 要 的 修 改 ， 是 以符 合 书 信 写 作 的 习惯 。
２ 建 立 资 料 库
务处 理 中提 高 办公 效 率 呢 ？在 Ｗｏ ｒ ｄ的“ 具 ” 单 中 有 一 工 菜 项 功 能 叫“ 件合 并 ”利 用 该功 能 与 Ｅ ｃ ｌ 合 使 用 ． 们 邮 ． ｘｅ结 我 完 全 可 以轻 松 、 确 、 准 快速 地 完 成这 些 任务 。 ・
提 到 邮 件 合 ｌ 很 多人 喜 欢 望 交 生 意 ， 解 错 误 。 什 并 理 么 是 “ 件 合并 ” ？为 什 么要 在 “ 并 ” 加上 “ 件 ” 邮 呢 合 前 邮 一 词呢？ 来“ 原 邮件 合 并 ” 个 名称 最 初是 在 批 量 处 理 “ 这 邮件
数 据 源 包 含 要 合 并到 文 档 中的 信 息 。 例如 ， 在 邮件 要 合 并 中 使用 的名 称 和 地址 列表 。 须 先连 接 到 数 据 源 ， 必 才
又 无 法将 相 关 信 息 提 出来 到 某 区域 逐 一 打 印，这 个 时 候 应 用 邮 件 合并 功能 ， 工作 效益 是 显 而 易 见 的 。 其 邮件 合 并 的 基 本过 程包 括 三个 步 骤 ，只要 理 解 了这 些 过 程 ，就 可 以得 心应 手 地 利 用 邮 件 合 并 来 完 成 批 量 作
业。
我 们 先 来 搞 清 合 并 域 和 合 并 文 档 两 个 概 念 。 合 并 域： 它是 在主 文 档 中插 人 的 占位 符 合 并 文 档 ： 邮 件 合 并 将 主 文 档 和 地址 列 表 合 并后 生成 的 结 果 文 档 。 结 果 文 档 可
以是 打 印 结 果 文 档 或 包 含 合 并 结 果 的 新 的 Ｗｏｄ文 档 。 ｒ
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
在 主 文 档 中 合 并 来 自数 据 源 的 数 据 可 创 建 一 个 新 的 合 并 文 档 。 了 ， 在 就 可 以将 数 据 源 中 的 相应 字段 合 并 到 主 好 现
文 档 的 固定 内 容 之 中 了 。 表格 中 的 记 录行 数 ， 定着 主文 决
１制作 文 档 模 板
件 合 并 说 白 了就 是 一 个 数 据 查 询 和 显示 的工 作 。 需 要 特 别 提 醒 的 是 ， 实 际 工 作 中 ， 能 会 在 Ｅ ｃｌ 在 可 ｘｅ
文档 ”时 提 出 的 。就 是 将 数 据 源 （ 据 源 ：如 Ｅ ｃｌ 、 数 ｘｅ 表
Ａ ｃｓ 数 据 表 等 ） 的 数 据 提 出 放 到 邮 件 文 档 （ 文 档 ） ｃ ｅｓ 中 主
中 图分 类 号 ：Ｐ ９ Ｔ ３１
文献 标 识 码 ： Ａ
文 章 编 号 ：０ ８ ７ ５ 《０ ０ ０ — １３ ０ １０ — ３ ４ ２ １ ）３ ０ ６ － ２
在 实 际 工 作 中 ，人 们 会 处 理 大 批 量 各 种 各 样 的 调查 表 、 表 、 件 信 封 、 资 单 、 事 简历 表 等 ， 些 资料 的格 报 邮 工 人 这 式都相同 ． 只是 具 体 的数 据有 所 变 化 ， 多 单 位 部 门一 份 很 份 做 。 人 工 填 写 ， 作 量 大 ， 是 头痛 ， 何在 繁 杂 的 事 用 工 很 如
中 去 ， 而 批 量 生成 需 要 的 邮 件 文 档 ， 大提 高 工 作 的 效 从 大 率 ，邮件 合并 ” 此 而得 名 。 “ 因 哪 些 场 合 使 用 到 邮件 合 并 功 能 呢 ？ 取 通 知 书 ， 印 录 打
客 户 信 件 等 等 。 及 Ｅ ｃ ｌ 量 数 据 的 时 候 。 Ｅ ｃ ｌ 身 涉 ｘｅ 大 而 ｘｅ 本
文 件 。 可 以 是 Ｍ Ｑ ｅｖｒ 据 库 。 言蔽 之 ： 也 ＳＳ ＬＳ ｒ 数 ｅ 一 只要 能
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我 们 将 使 用 这些 字 段 名来 弓 用 数 据 表 中 的 记 录 。 ｌ
３进 行 邮件 合 并
南 昌 离 专 学 报 ２ １ 第 ３期 （ 第 ８ ０ ０年 总 ８期 ） ２ １ ００年 ６月 ｍ 版 Ｊｕ ／ｆ ｏｍａ ｏ 啦ｒ ｏ ｅｅ Ｃ ｌ ｇ Ｎ ． ｌ ｏ３ ｍ Ｓ Ｓ） 血ｎ２ １ ００
笈 ， 谈 邮 件 合 弄 功 能 及 应 用
刘 海 蓉 朱 永 昌
ｆ． 冈职 业 技 术 学 院 １ 黄 湖北 黄 冈 ４ ８ ０ ２ 金 昌 市公 安局 武 威 路 派 出所 ３ ０２；． 甘肃 金 昌 ７７０） ３ １０
摘 要 ： 邮件 合 并 是 ｗ ｌ 中一 项 不 为 常人 所知 的 高级 功 能 ， 用该 功 能 可 以 方便 地将 数 据 表 中的 各 行 数 据 批 量 转 ｏ ｄ 利
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主 文 档 是 指 在 Ｗｏｄ的 邮 件 合 并 操 作 中 ．该 文 档 包 ｒ
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２ 建 立 资 料 库
务处 理 中提 高 办公 效 率 呢 ？在 Ｗｏ ｒ ｄ的“ 具 ” 单 中 有 一 工 菜 项 功 能 叫“ 件合 并 ”利 用 该功 能 与 Ｅ ｃ ｌ 合 使 用 ． 们 邮 ． ｘｅ结 我 完 全 可 以轻 松 、 确 、 准 快速 地 完 成这 些 任务 。 ・
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我 们 先 来 搞 清 合 并 域 和 合 并 文 档 两 个 概 念 。 合 并 域： 它是 在主 文 档 中插 人 的 占位 符 合 并 文 档 ： 邮 件 合 并 将 主 文 档 和 地址 列 表 合 并后 生成 的 结 果 文 档 。 结 果 文 档 可
以是 打 印 结 果 文 档 或 包 含 合 并 结 果 的 新 的 Ｗｏｄ文 档 。 ｒ
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在 主 文 档 中 合 并 来 自数 据 源 的 数 据 可 创 建 一 个 新 的 合 并 文 档 。 了 ， 在 就 可 以将 数 据 源 中 的 相应 字段 合 并 到 主 好 现
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文档 ”时 提 出 的 。就 是 将 数 据 源 （ 据 源 ：如 Ｅ ｃｌ 、 数 ｘｅ 表
Ａ ｃｓ 数 据 表 等 ） 的 数 据 提 出 放 到 邮 件 文 档 （ 文 档 ） ｃ ｅｓ 中 主
中 图分 类 号 ：Ｐ ９ Ｔ ３１
文献 标 识 码 ： Ａ
文 章 编 号 ：０ ８ ７ ５ 《０ ０ ０ — １３ ０ １０ — ３ ４ ２ １ ）３ ０ ６ － ２
在 实 际 工 作 中 ，人 们 会 处 理 大 批 量 各 种 各 样 的 调查 表 、 表 、 件 信 封 、 资 单 、 事 简历 表 等 ， 些 资料 的格 报 邮 工 人 这 式都相同 ． 只是 具 体 的数 据有 所 变 化 ， 多 单 位 部 门一 份 很 份 做 。 人 工 填 写 ， 作 量 大 ， 是 头痛 ， 何在 繁 杂 的 事 用 工 很 如
中 去 ， 而 批 量 生成 需 要 的 邮 件 文 档 ， 大提 高 工 作 的 效 从 大 率 ，邮件 合并 ” 此 而得 名 。 “ 因 哪 些 场 合 使 用 到 邮件 合 并 功 能 呢 ？ 取 通 知 书 ， 印 录 打
客 户 信 件 等 等 。 及 Ｅ ｃ ｌ 量 数 据 的 时 候 。 Ｅ ｃ ｌ 身 涉 ｘｅ 大 而 ｘｅ 本