邮件合并功能用于创建套用信函

邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档：主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程，您必须按照下列步骤操作：

•打开或创建一个主文档。

主文档：在 Word 2003 的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。

•使用独特的收件人信息打开或创建数据源。

数据源：该文件包含要合并到文档中的信息。例如，您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连接到数据源，然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。

•在主文档中可以添加或自定义合并域。

合并域：它是您在主文档中插入的占位符。例如，插入“城市”合并域可以让Word 2003 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称，例如“巴黎”。

•在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。

合并文档：它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 2003 文档。

Word 2003 使用向导来指导您完成所有步骤，从而使邮件合并变得容易。如果您不想使用该向导，可以使用“邮件合并”工具栏。不管使用哪种方式，结果都是数据源中的每行(或记录)都产生一个独特的套用信函、邮件标签、信封或目录项。您还可以使用邮件合并来创建将域映射到数据(而不只是邮件或目录)的任何类型的文档。例如，如果您的录像带集合在电子表格中列出，您可以使用“标签”选项来创建录像带标签。

追问：

这个我知道，我说的是，数据源表格中是以数字作分数，而在通知单中，要求以等级的方式填写在单元格中。也就是在源数据中是数字，如95，

在通知单中是文本，如优秀。如何将其转换？我用了公式IF，不顶用。

不能导入到EXCEL中作。一定要在WORD中完成。

回答：

1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为

行标题的工作表，下面输入具体内容(假定5行)，保存，关闭。

2、在排版好的WORD文档里，工具-信函与邮件-选‘邮件合并’和‘显示

邮件合并工具栏’-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览

-选择刚保存的EXCEL文件-打开-确定-全选-确定。

3、光标插入在“购书人姓名：”右边，点邮件合并工具栏上的‘插入合

并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选’购书人姓名‘-点插入-关

闭，即在此位置插入《购书人姓名》；

4、依3步骤在相应位置依次插入《书号》、《书名》、《单价》、《编

号》，点合并工具栏上的查看合并域数据，可查看插入的内容；

5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档，若合并到

打印机，即自动打印出5页不同的通知单，若合并到新文档，则自动生成一个5页的新文档。

追问：

数据源不是EXCEL表，是WORD表。表中成绩是数字，如90、74等，然后导入到成绩单这个WORD文档中去，要求变成等级，显示是的优秀良好及格等等级，不是分数

要将分数转化为等级可以事先在EXCEL中做好