办公自动化系统在高校日常管理中的应用

现代社 会 竞 争 日 趋 激 烈，对 工 作 效 率 的 要 求 也 越 来 越 高。随着计算机技术和网络技术的发展，以往只有少数机构 和组织才能应用的网络办公系统已广泛进入各级单位，有效 地提高了日常 工 作 效 率。 尤 其 在 高 校，招 生 人 数 不 断 增 多， 办学场地和师资队伍不断扩大，部分高校有多个分校区且相 距较远，使得原有 的 依 靠 纸 质 传 文 的 办 公 方 式 逐 步 被 淘 汰 ， 更多的高校 开 始 使 用 网 络 办 公 系 统，极 大 地 简 化 了 办 事 手 续，提高了工作效率。
（ 三） 更多功能，辅助办公。 1. 文件柜形式的共享功能。个人或部门可以在 OA 系 统中建立文件柜，将 需 要 共 享 的 文 件 上 传，对 文 件 柜 设 置 共 享权限，方便 OA 系统用户之间共享资源。 2. 个人档案、资料管理功能。OA 用户均为本校职工，且 有一一对应的用户账号，各教职工只需将自己的真实信息按 要求录入到档案资料模块中，学校的人事部门就可通过 OA 系统对整个学校 教 职 员 工 的 个 人 档 案 资 料 进 行 统 计 、分 析， 有利于学校师资队伍的建设。 3. 考勤管理功能。OA 系统具备上下班考勤、登记外出 开会、出差、办 事 等 签 到 管 理 功 能，还 可 以 标 注 系 统 用 户 在 岗、外出开会、出差、临 时 出 外 办 事 等 状 态，方 便 其 他 部 门 或 校区的同事查询在岗状态，提高办事效率。 4. 工作日志功能。OA 系统用户可以将本人的工作情况 写入“工作日志”中，设定工作提醒时间和查看权限，方便各 级领导和同事指导及配合工作。OA 系统用户也可以通过系 统对自己的工作进行查询、统计等。
一、办公自动化系统的含义 网络办公系统中核心组成之一是办公自动化系统，也就 是我们说的 OA（ Office Automation） 系统。OA 系统是基于网 络技术，以工作流为核心，实现资源共享，达到迅速、快捷、全 方位的信息处理、信息交流的现代化网络系统。 二、OA 系统的主要功能 高校在日常管理中利用 OA 各种先进功能，便可充分利 用信息资源，提高工作效率。OA 系统主要分成个人事务、工 作流、行政办公、知 识 管 理、人 力 资 源、培 训 管 理、档 案 管 理、 交流园地等几大块，其中有信息传递、投票、网络传真、考勤、 日程安排、工作日 志、通 讯 录、个 人 文 件 柜、会 议 室 和 办 公 用 品的申请和管理等常用功能，这些功能极大的提高了对不同 校区和各部门管理的工作效率。 （ 一） 通过信息传递功能，建立交流平台。OA 系统能够 通过短信息、公告 通 知、电 子 邮 件 以 及 新 闻 形 式 等 方 式 进 行 信息传递，每种信息传递的方式都有不同的用途。用户可以 通过“短消息 ”发 布 简 单、非 正 式 的 信 息。 各 部 门 可 以 通 过 “公告通知”发布正式文件，内容可包括图片、文档、多媒体文 件、压缩文件等多 种 格 式 的 附 件，还 可 对 发 布 的 时 间 设 定 查 看的有效期，期限一到将被系统撤消不允许再查看。如果传 递的信息不是非常正式，则可以使用“电子邮件”功能，它同 样可以携带附件，且 具 有 回 复 功 能，接 收 者 可 以 及 时 便 捷 的 与发送者取得联 系，反 馈 信 息。 另 外，系 统 管 理 员 可 以 自 行 操作或使用 OA 系统厂商提供的更新功能，将实时的国内外 大事在 OA 的“新闻”功能中进行发布。通过灵活运用上述 四种信息传递方式，就可以在 OA 系统中实现一对一、一对 多、正式、非正 式 的 信 息 传 递，方 便 学 校 内 部 人 员 的 交 流 沟 通，使学校或部门 间 的 重 大 事 件 得 到 广 泛 的 传 播 ，让 学 校 的
Industrial & Science Tribune 2011.（10）.7
·241·
产业与科技论坛 2011 年第 10 卷第 7 期
浅谈高校图书馆勤工助学管理工作
———以天津职业技术师范大学图书馆流通部为例
□姚 军
【摘 要】本文以实际管理工作中的体会为基础，分析了高校图书馆勤工助学工作的意义，探讨了产生问题的原因，从实际出发 提出了相应的解决对策及方法。
教职工及时了解学校动态。 （ 二） 充分利用工作流，规范各项工作。OA 系统中的工
作流是将上级单 位 文 件 或 学 校 各 部 门 的 请 示 、报 告、文 件 会 签传递、传阅文件会签、红头文件起草发布、领导审阅批示等 工作方式进行了整合，不用像以前一样拿着一份文件在各校 区和各部门间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是通过 OA 系统的信息传递功能来协调单位内各部门的工作，减少工作 环节。OA 系统工作流的功能灵活多样，提供了控件、模板、 流程图等方式，系 统 管 理 员 通 过 参 数 的 设 置、版 面 的 设 计 等 操作就可以制作出各种符合本校实际需要的工作流，如红头 文件签发、文电处理签、调课停课申请、值班加班申请、会议室 教室申请、办公用品申请等多种工作流。工作流在执行的过 程中，流转到了哪一个步骤、哪一个环节、办理时间、处理意见 等，都可以实施跟踪，并被记录下来。延误办理时间的，还可 以通过提醒办理功能提醒对方办理。工作流完成后，系统可 生成具有正式效力的文件或者处理结果。通过工作流，规范 了工作流程，同时，还能对各部门的办事效率起到量化、监督 的作用，督 促 大 家 养 成 及 时 查 阅 文 件 和 办 理 相 关 事 宜 的 好 习惯。
产业与科技论坛 2011 年第 10 卷第 7 期
办公自动wenku.baidu.com系统在高校日常管理中的应用
□陈 颖
【摘 要】随着办公自动化系统在高校的不断普及，总结出高校在日常管理中使用办公自动化系统的主要功能、优势以及注意 的问题，不断提高工作效率，节约办公成本。
【关键词】办公自动化； 工作功能； 高校管理 【作者简介】陈颖（ 1983． 5 ～ ） ，女，广西南宁人，广西国际商务职业技术学院助理馆员，研究方向： 计算机基础