山东省行政处罚档案整理规范

山东省行政处罚档案整理规范
第一章总则
第一条为了规范行政处罚档案质量，提高行政机关依法行政水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省行政执法监督条例》等法律法规的规定制定本规范。

第二条本规范适用于本行政区域内各级行政执法机关（包括法律法规授权或委托的事业单位，以下简称行政执法单位）依法作出的行政处罚案件。

第三条本规范所称行政处罚档案是指具有行政处罚权的行政执法单位按照法定的程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的，反映执法活动全过程的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

第四条行政处罚档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织权益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政处罚档案的义务。

第五条各级行政执法单位要高度重视行政处罚档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴。

各级档案行政管理部门要依法加强对行政处罚档案工作的监督和指导。

第六条行政处罚档案应由本单位档案机构集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。

确因工作需要或者保管条件限制的，可由业务部门暂时管理2年，有关业务部门应当保障档案安全，每年向本单位档案机构移交行政处罚档案目录和上报档案统计数据，并接受档案机构的监督和指导。

第二章行政处罚档案的归档范围和质量要求
第七条行政处罚档案归档范围：
（一）适用简易程序的行政处罚案件，应归档符合行政处罚规定的处罚决定书、当场处罚备案表、缴纳罚款收据等；
（二）一般程序的行政处罚案件，应归档符合行政处罚规定的现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告、建议书、登记保存（封存）（扣押）决定书、解除登记保存（封存）（扣押）决定书等；
（三）应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件，除应归档一般程序的必备文件材料外，还应归档听证通知、听证笔录、案件移送书或案件办理报批书等文件材料；
（四）与具体案情直接有关的记录、视频、实物等关联依据性文件，也属于归档文件范围。

如“案件讨论记录”、“醉驾现场视频关键证据”等。

第八条行政处罚档案的质量要求：
归档文件应真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况；全面、完整、系统依法记录行政处罚活动的全过程。

（一）格式正确，纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作；
（二）文件材料字迹必须清楚、整洁，符号正确，签章完备；
（三）载体和书写材料应符合耐久性要求。

第三章行政处罚档案的整理
第九条行政处罚档案的整理是指对行政处罚档案进行分类、排列、组卷、编目、装订，使之有序化的过程。

第十条分类
行政处罚档案分为简易程序行政处罚档案、一般程序行政处罚档案两大类。

第十一条卷内文件的排列
卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。

结论性的材料放在前面，印证性的材料放在后面。

行政处罚档案卷内文件材料的一般排列顺序是：
1.行政处罚决定；
2.上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；
3.案件受理、立案审批表；
4.现场检查笔录；
5.登记保存（封存）（扣押）决定书；
6.调查笔录；
7.案件讨论记录；
8.通知存根；
9.行政处罚告知书；
10.送达回证；
11.解除登记保存（封存）（扣押）决定书；
12.案件移送书；
13.案件办理报批书；
14.听证申请书，举行听证通知书及听证笔录；
15.建议书；
16.检验（检定）（鉴定）委托书；
17.涉案物品清单；
18.强制执行申请书；
19.涉案物品处理记录、处理凭证；
20.结案报告；
21.其他应归档的文件材料。

第十二条组卷
简易程序行政处罚档案按形成时间顺序，将案件的责令改正（更正）通知书、现场处罚决定书等有机联系文件组成一个保管单位，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）的规定进行组卷。

一般程序（听证程序）行政处罚档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。

第十三条卷内文件页号的编写
卷内文件有图文的页面均应编写页号。

页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。

各分卷之间不连续编页号。

页号以阿拉伯数字编写。

第十四条卷内目录的编制
卷内目录包括以下内容：
1.顺序号：卷内文件的排列序号。

用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。

2.文号：文件编号。

文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

示例：“鲁档发【2002】16号”
3.责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

责任者只有一个时，照原文填写。

责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。

责任者用全称或规范化简称。

示例：“山东省工商局”。

4.题名：文件的标题。

文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。

示例：[关于XX案件的协查函]
5.日期：文件形成的日期。

用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

示例：2003年2月8日填写为“20030208”。

6.页数：按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）组卷的，每份文件首页上方空白处加盖件号章，标注此份文件页数，卷内目录页号栏上应填写此份文件页数；按照“一案一卷”组卷的，应标识此份文件对应页数。

示例：“06-12”。

7.备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

第十五条案卷封面编制
封面填写主要包括以下内容：
1.全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。

2.案卷类别：行政处罚档案。

3.案件名称（案卷题名）：简要写明违法主体和违法行为。

示例：“XX市XX 电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”。

4.处理结果：处罚决定中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。

要求分项写明行政处罚的方式。

示例：“1、责令补办型式批准手续；2、罚款XXX元。

”
5.卷内文件起止时间：卷内文件形成的起止日期。

示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”
6.保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。

示例1：“永久”
示例2：“30”
示例3：“10”
7.卷内文件数量：本案件共有的档案数量及各卷内的文件份数和页数。

示例：“本案共15卷，本卷为第8卷13件167页”
8.归档号：行政处罚档案的归档顺序号。

第十六条卷内备考表的编制
卷内备考表内容包括：
1.本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。

2.立卷人：由责任立卷者签署。

3.检查人：由档案质量审核者签署。

4.立卷时间：完成档案立卷的日期。

第十七条案卷的排列
按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列。

第十八条案卷目录的编制
案卷目录包括序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。

第十九条档号编制
按《档号编制规则》（DA/T13-1994）规定编制。

由全宗号、案卷目录号（或类
别号）、案卷号、顺序号（件）号、页（张）号组成。

档号采用以下两种结构中的一种：
全宗号-案卷目录号-案卷号-顺序号（件）-页（张）号
示例：“J035-005-016-025”
全宗号-类别号-案卷号（件）号
示例：“J036-1·3-021”
1.全宗号：档案馆（室）给定每一个全宗的代码。

全宗号用四位代码标识。

其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

示例：“J036”
2.案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。

以三位阿位伯数字标识。

3.类别号：馆（室）藏档案类别的代码。

是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

不同级位之间可用间隔符“·”分开。

不产生误解时，可省略间隔符。

类别号一般不应超过三级。

示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

4.案卷号：档案排列的顺序号。

案卷号用三位阿拉伯数字标识。

若设分卷的档案，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。

示例：“J063-016-123（1）”
5. 硬封面卷脊填写年度、全宗号、案卷目录号（类别号）、案卷号。

第二十条案卷格式
案卷格式按《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）规定。

案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。

采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。

封面用材按照《无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T24-2000）执行。

硬封面的规格：封面尺寸规格采用310mm×220mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

软封面的规格：软封面的规格为封底封面尺寸相同。

封面内页可打印或印制档案卷内目录，封底内页可印制档案备考表。

第二十一条档案装订
档案装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。

第四章行政处罚档案的电子目录及电子文件
第二十二条电子目录是将档案目录依照一定的格式输入计算机内，生成可
以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

第二十三条行政处罚档案应建立案卷级电子目录数据库。

第二十四条行政处罚档案案卷级目录著录项目按《档案著录规则》
（DA/T18-1999）规定执行。

著录项目中全宗号、目录号和类别号、案卷号、案件名称（案卷题名）、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型为必须著录项目，密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。

第二十五条与行政处罚档案相对应的归档电子文件整理按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定执行。

第二十六条与行政处罚档案相对应的纸质图片、底片整理按《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）执行。

第二十七条与行政处罚档案相对应的实物证据整理按照实物形状和形成时间编写分类大流水号，并在实物证据上编写相对应的行政处罚档案的档号加分类大流水号，便于今后利用档案时检索。

第五章附则
第二十八条本规范由山东省档案局负责解释。

第二十九条本规范自2015年6月1日起施行
山东省行政许可档案管理办法
第一章总则
第一条为加强行政许可档案管理工作,促进行政许可档案管理工作规范化、程序化，提高行政许可档案管理水平,确保其有效利用，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省行政执法监督条例》等法律法规的规定制定本办法。

第二条本办法所称行政许可档案, 是指行政许可实施机关在依法实施行
政许可过程中直接形成的文字材料及申请人按规定应提供的文字、图表和照片等不同形式的历史记录。

第三条行政许可档案是行政许可过程中直接形成的原始记录，必须确保其完整、规范、系统和安全。

第四条行政许可档案是开展经常性监督工作的基础证据资料，必须积极创造条件，确保其有效利用。

第五条行政机关应按照档案法规、标准建立健全行政许可等档案管理制度，在用房、设施、人员和经费等方面予以保证。

第六条各级行政机关档案机构负责本单位行政许可档案的管理，并对本单位业务部门及下属单位的行政许可档案的形成、归档质量进行监督、检查、指导。

第二章归档内容和要求
第七条行政许可档案应齐全、完整，已破损的申报材料应予修复，字迹模糊或易退色的文件应予复制，所使用的书面材料、纸张等应符合档案保存要求。

第八条归档内容
（一）行政机关实施行政许可过程中直接形成的书面文字材料，如申请表、审批单、受理通知书、现场勘察笔录、整改意见书、现场审核表、现场验收报告及许可证正本存根等。

（二）行政许可申请人依法应提交的所有文字、图表和照片等材料。

如营业执照、负责人身份证明材料、彩色效果图、安全检测报告、规划许可文件、法规要求上报文件等。

（三）法律法规规定的其他材料。

第九条归档内容要求
（一）申请人提交的申请材料应为原件，确有困难不能提供原件的可提交复印件，复印件应清晰且与原件完全一致，申请人应逐页加盖公章或骑缝章确认；未取得公章的，须由申请人签印确认。

（二）申请材料应使用A4规格纸张打印，申请表须用钢笔或签字笔填写，字迹要求工整、清楚，不得涂改[注：有修改内容时应由修改者签印]。

（三）申请材料中同一项目内容的填写应前后一致，不得自相矛盾。

（四）申请材料中不得使用不利于档案保存的材料，如热敏纸传真件等，字迹耐久性差的须复印后上报。

（五）行政许可档案标准纸型为A4 规格纸张，小于A4纸张的材料(如照片、标签等)需粘贴在A4纸的右上方，大于A4纸的材料(如图纸、营业执照复印件等) 需折叠为A4纸大小，要尽量减少折叠次数，折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外，如文件较多时，宜单张折叠，以便查阅。

（六）申请材料中所有外文材料（包括产品、生产企业和申请单位名称）的，应译为规范的中文，并将译文附在相应的外文之后。

（七）申请人提交检测报告，应为具备相应检测资质的技术服务机构出具。

（八）申请人提供的各项申请材料应在正文上方加注标题，内容较多时应加封皮说明，各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。

（九）申请人提供的证明材料中不是单份文件时，应将同一内容文件按“正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后”的顺序排列。

（十）申请材料要按规定的顺序排列，提供申报材料目录，有文字的应在每页材料正面右下角（背面左下角）打印页码。

第三章立卷归档
第十条行政许可档案立卷归档是指将各类许可项目的申请材料进行分类、编号、排列、登记、装订，使之有序化。

第十一条立卷归档要遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，体现动态管理过程，便于保管和利用，按照“一许可一卷或多卷”的原则进行组卷。

行政许可档案可按以下顺序排列：
（一）案卷封面；
（二）卷内文件目录；
（三）行政许可决定书、审批表和许可证（批）件复印件；
（四）行政机关审查形成的、以及行政机关收集的书面材料；
（五）受理或不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料；
（六）听证材料；
（七）行政机关延期办理和批复文书；
（八）申请人提交的申请材料：
1．行政许可申请表、申请报告；
2．申请人及委托代理人的身份证明、委托书；
3．营业执照或企业名称核准材料；
4．经营场所有效使用证明（租赁合同、房产证等）；
5．经营场所地理位置图、平面图、施工图等；
6．从业人员一览表及资质证明等；
7．管理组织机构及制度；
8．其他材料（检测报告等）。

在许可证件（批件）使用期内，年审复核、变更等材料归入该许可证使用周期申办的档案内；许可证件（批件）到期换发的申请材料立新卷。

第十二条档案分类
行政许可档案分类应当反映档案之间的内在联系，使档案系统化、条理化，便于档案的管理和查找利用。

各行政机关可结合实际工作，制定各类专业档案的分类目录。

按“随办随归”的原则，行政许可办结后，应将文件材料及时交档案管理人员立卷归档保存，并履行交接手续。

第十三条档案装订
采用左侧装订，用线绳在距案卷左边约15毫米处三孔一线装订。

装订前，永久保存档案卷内材料要去掉所有金属固定物；对装订边狭小的材料要加边后装订。

并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章。

第十四条档案编号
行政许可档案编号：全宗号-分类号（或者案卷目录号）-案卷号。

1.全宗号：档案馆（室）给定每一个全宗的代码。

全宗号用四位代码标识。

其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

示例：“J036”
2.案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。

以三位阿位伯数字标识。

3.类别号：馆（室）藏档案类别的代码。

是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

不同级位之间可用间隔符“·”分开。

不产生误解时，可省略间隔符。

类别号一般不应超过三级。

示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

4.案卷号：档案排列的顺序号。

案卷号用三位阿拉伯数字标识。

若设分卷的档案，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。

示例：“J063-016-123（1）”
5. 硬封面卷脊填写年度、全宗号、类别号（案卷目录号）、案卷号。

第十五条案卷格式
案卷格式按《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）规定。

案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。

采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。

封面用材按照《无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T24-2000）执行。

硬封面的规格：封面尺寸规格采用310mm×220mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

软封面的规格：软封面的规格为封底封面尺寸相同。

封面内页可打印或印制档案卷内目录，封底内页可印制档案备考表。

第十六条档案排列
档案的排列是指在分类方案的分类号中最后一级类目内根据编号确定档案位置的过程。

根据分类方案将不同类别的档案分柜或分区存放并加贴指示标志，以便查找。

第十七条归档登记
按“随办随归”的原则，窗口承办人员办结审批手续，申请人领取许可证件（批件）后，应将审批材料及时交档案管理人员立卷归档保存，并履行交接手续。

为确保档案的安全、完整，要建立健全归档文件材料交接、验收和归档登记制度，做到及时归档、严格验收、准确登记。

第十八条行政许可档案案卷级目录著录项目按《档案著录规则》
（DA/T18-1999）规定执行。

著录项目中全宗号、目录号和类别号、案卷号、案件名称（案卷题名）、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型为必须著录项目，密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。

第四章档案的管理
第十九条行政许可档案应由档案机构专职档案管理人员负责。

第二十条专职档案管理人员，必须热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，岗前培训，并具备一定的档案专业知识和具备较高的科学文化水平。

第二十一条建立行政许可档案借阅登记制度，严格按要求履行借阅登记手续。

第二十二条行政许可档案未经单位主要负责人批准任何人不得复制。

第二十三条行政许可档案涉及申请人提供的技术资料属商业秘密的，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得以任何方式向他人泄密。

第二十四条外单位人员因公需查阅行政许可档案时，应持单位有效证明文件，经主管领导批准后方可查阅，但不得将档案带离档案室。

第二十五条行政许可档案按照国家档案法规要求，保存在档案机构库房中，保持适当的温度、湿度，库房门窗要坚固，要有防火、防光、防尘、防鼠、防潮、防盗、防虫、防高温、防污染等安全措施。

第二十六条行政许可档案保管期限
重大行政决策或引发社会关注的行政许可档案保管期限为永久。

一般经营许可、工程建设类许可、资质许可档案的保管期限为10年，有争议或具有典型作用的许可档案保管期限为30年。

行政许可有效期20年以上的保管期限为永久，其他行政许可档案的保管期限为定期（10年、30年），或以申请单位许可证件的有效期为准。

一般许可证有效期届满失效之日起或单位自行申请注销之日起满2年后可不再保存。

许可档案保管期限到期时，经鉴定其档案无保存价值的可按有关规定要求销毁。

第二十七条与行政许可档案相对应的归档电子文件整理按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定执行。

第二十八条与行政许可档案相对应的纸质图片、底片整理按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

第二十九条各行政机关应积极创造条件，逐步实现行政许可档案存储数字化、管理现代化、利用网络化。

行政审批、非行政许可审批档案参照此办法执行。

第五章附则
第三十条本办法由山东省档案局负责解释。

第三十一条本办法自2015年6月1日起施行。