秘书实务 秘书_事务管理_时间管理

工作日志的管理（秘书个人）
• 1、提前了解上司工作和活动的信息，并填 入日志，第二天一早再次确认 • 2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日 志整洁，可用彩笔做记号 • 3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓 名、联络等。 • 4、及时更新，并告知上司变化。 • 5、提醒上司执行计划。
2、工作日志填写的信息内容（秘书）
•
5S管理起源于日本，是指在生产现场中 对人员、机器、材料、方法等生产要素进 行有效的管理，这是日本企业独特的一种 管理办法。“5S”是整理（Seiri）、整顿 （Seiton）、清扫（Seiso）、清洁 （Seikeetsu）和素养（Shit- suke）这5 个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音 的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”， 开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为 内容的活动，称为“5S”活动。
6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。 8. 让秘书控制会谈时间。 9. 限时面谈。 10. 宁可提早上班，但不要延迟下班。 11. 定期与部属会面。
5．如何减少冗长会议
• 会议前 • 会议中 • 会议后
6．办公桌上的“5 S”运动
• • • • • • • • 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养
四、时间管理矩阵图
· 危机 · 紧急的问题 重 有限期的任务、会议 要 · 准备事项
B
· 准备事项 · 预防工作 · 价值观的澄清 · 计划 关系的建立 · 真正的休闲充电 · 授能自主管理 · 细琐、忙碌的工作 · 一些电话 · 浪费时间的事 · “逃避性”活动 · 无关紧要的信件 · 看太多的电视
5S管理的含义
• 它的具体类型内容和典型的意思就是倒掉垃圾和仓库长期不 要的东西。 • ■整理 就是区分必需和非必需品，现场不放置非必需品： △ 将混乱的状态收拾成井然有序的状态 △5S管理是为了改善企 业的体质 △整理也是为了改善企业的体质 • ■整顿就是能在30秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时 间减少为零： △能迅速取出 △能立即使用 △处于能节约的 状态 • ■清扫 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态， 清 扫的对象： △地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等 △机器、 工具、测量用具等 • ■清洁 将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公 开化，透明化。 • ■修养 对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行。 △典型 例子就是要求严Leabharlann Baidu标准，强调的是团队精神 △养成良好的5S 管理的习惯
日程安排表
编制日程表时应注意以下事项： 1、注意轻重缓急 2、预约 3、留有余地 4、内外兼顾 5、行踪保密 6、提高效率 7、领导同意
编制时间表的注意事项
• 1、尽可能归为一页，并标出时间段 • 2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、 备注等 • 3、当计划变动时，应及时变更计划表 • 4、认真细致、主动沟通、留有余地 • 5、领导一份、本人留存一份 • 6、用简明的文字将信息填入表格，包括内 容等
实战演练
• 完成P148的工作实务题3
工作日志
具体时间 日志内容 9:00-10:00 重要活动 10:00-11:00 11:00-12:0 13:00-14:00 9:00-10:00 一般事务 10:00-11:00 11:00-12:0 13:00-14:00 备注
2005年4月15日
记录人
事务管理
有效时间管理
学习重点
如何夸越时间陷阱 运用时间表进行管理
编制并管理本人和上司的工作日志
1. 要事第一
• ABCD法则 • 办事的优先次序
2. 以终为始
• • • • •
是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？
3. 学会说“NO！”
1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多 长 3显示慎重. 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定
A
· 干扰，一些电话 一些信件、报告 不 · 重 · 许多紧急事件 要 · 许多凑热闹的活动
D
C
不紧急
紧急
五、时间管理的工具
工作中 , 有哪些工具可以用 来管理时间?
1、时间表
2、闹钟 3、效率手册
4、商务通
5、值班表
时间表有哪些种类呢？ （电子表格 ）
• • • • • • 年度计划表 月度计划表 季度计划表 周计划表 日程表 工作日志
3. 学会说“NO！”（续）
6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
4.如何对付不速之客
1. 不要采行无条件的‘门户开放政策’ 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。
4.如何对付不速之客（续）
上司的各项活动需要秘书协助的准备的事 宜：发言稿、会议议程、订机票；草拟的 合同和订餐
上司交办的工作：签字仪式联系地点、媒 体 自己职责中应做的工作、活动：工作总结、 参加值班
1、工作日志填写的信息内容（上司个人）
上司参加的内部会议、活动情况：记清时间、 地点、内容
接待人员：来访者的姓名、单位、时间 上司参加的外部会议和活动：时间、地点、细 节、对方的联络方式 上司的个人安排：看病等 上司私人的信息：亲属的生日，并提醒
实战演练
• 2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行 五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导 叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中 午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我 公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、 办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人； 出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15： 20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15： 00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20 在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点 同中午）。请列出工作日志。
星期三
年 月 日
秘书实务题 天地公司销售部经理第三季度会议较多,七 月的前两周要在上海开会;八月的第二周要 去香港参加5天会议;每月的最后一个星期 五上午是销售部固定的部门会议;八月最后 一个星期三要参加公司的办公会议,七月的 第三周星期二要在公司开销售会议,传达上 海会议精神,八月第一周的星期一还要面试 三个营销员;九月的前两周希望安排休假