基层央行集中采购关键风险点及审计对策

基层央行集中采购关键风险点及审计对策

内部审计鬟嚣臻

基层央行集中采购关键风险点及审计对策

■顾英东/中国人民银行天津分行

摘要:集中采购为基层央行各项职责的履行提供物质保障,正确揭示有关风险,加强集中采购工作的内部控制和

风险管理,有利于提高采购资金使用效益,降低基层央行履职成本.基层央行内审部门以风险的视角重构审计过程,为

传统集中采购审计赋予管理效益审计的新内涵,对内部审计建设性作用的发挥具有重要意义. 本文试从内部审计角度阐述基层央行集中采购工作的关键风险点以及相应的审计要点.

关键词:基层央行集中采购风险内部审计对策

姜筹

而采取的适合人民银行财务体制的一项

管理制度.正确揭示集中采购风险.加强

集中采购工作的内部控制和风险管理,

不仅有利于遏制采购过程中的钱权交易

和商业贿赂等腐败行为,而且对提高采

购资金使用效益.降低基层央行履职成

本.促进节约型机关的建设具有重要意

义.内审部门作为基层央行内部控制和

监督体系的重要组成部分.积极发挥监

督和服务的双重职能,以风险的视角重

构集中采购审计过程.一方面可以帮助

行领导和业务管理人员辨识关键风险

点.促进集中采购工作的规范有效开展:

另一方面可以适应基层央行内部审计自

身转型和发展的需要,为传统集中采购

审计赋予管理效益审计的新内涵,真正

发挥内部审计的建设性作用.

一

,基层央行集中采购风险

分析

一…一

行通盘考虑,超前采购,重复采购现象普

遍存在.在产品品牌,功能,型号的确定

方面,实践中经常存在两种错误倾向:一

种是”贪大求洋”,过度追求最新的型号

和最高的性能,超过了使用部门的需要,

造成实际上的浪费:另一种则是”睢低价

化”,认为采购程序最重要目的是节约资

金,将预算资金节约率作为评价采购成效的唯一指标.忽视了产品的质量和性能因素.供应商选择中的”唯低价化”虽然可以实现单个项目采购资金的绝对节约,但由于购人产品的技术相对落后,功能不符合需要,售后服务不佳等因素,无法实现价格性能的最佳配比.影响了采购资金使用的相对效益.

(二)内部兼职人员缺乏足够的胜任

能力.采购运作过程的操作风险较高

基层央行集中采购实行”管理与操

作职能相分离”的内部控制机制,管理职能由设在会计财务部门的采购管理委员会办公室承担.操作职能则根据采购对象的不同,电子设备采购由科技科负责, 其他采购主要由后勤服务中心负责.基层央行没有设立独立的集中采购职能机构,内部兼职人员在能力和工作方法方面的不足增加了人为的操作风险.如供应商报价资料的评审__r=作中,人民银行采购管理制度虽然规定评审人员可适当吸收当地院校,金融机构,科研机构等部门技术专家,但运作存在一定难度,实践中采购评审人员主要由基层央行内部兼职人员组成.这些人员缺乏足够的知识, 技能和经验,难以形成强有力的评标小组.无法对供应商所提供的产品和服务做出科学全面的评价.

(三)采购合同签订和执行不够规

范.法律风险增加

市场经济是法制经济.合同是维护

交易双方合法权益的重要手段.在基层央行实际工作中,负责采购管理的主要是会计,科技,后勤等部门的工作人员,

这些兼职人员缺乏足够的商业和法律知识.对合同签订和执行中的风险控制存在漏洞,主要表现为:一是合同内容不够完整,缺乏签订时间,违约责任等必备条款;二是合同条款不明确,如某基层中支在与施工方签订的办公用房修缮合同中注明”包工包料”.而对材料的品牌,规格等却没有明确具体的规定,给施工方以次充好”吃价差”留下可乘之机:三是经常以”××行后勤服务中心”或”××行科技

科”名义对外签订合同.不符合合同法要求的主体资格,一旦出现纠纷,合同很容易被法院认定无效:四是合同签订经常在法律事务部门审核之前.人民银行采购管理规定要求对外签订合同应经法律事务部门审核,这一要求对规范合同管理,防范法律风险具有重要意义.而在实际操作中,具体操作部门往往在法律事务部门出具审核意见之前已经对外签订了合同,使法律事务部门的审核形同虚设

(四)供应商选择范围比较狭窄,放

大了采购中的市场风险

基层央行为r确保采购产品的质量

和售后服务.对某些标的尤其是电子设备往往采取指定品牌的办法进行招投标,外地供应商出于招标规模,成本费用,区域代理限制等多种因素的考虑不愿参加投标,而中小城市里本地供应商数量有限,这些商家之间极有可能存在关联关系,恶意抬高价格,招标过程巾轮流坐庄等现象经常存在,供应商的过度集中增加了采购过程的市场风险.

二,以风险为导向重塑集中

采购审计过程

集中采购丁作为基层央行各项职责

的履行提供物质保障,由于其在财务管理中的重要地位,集中采购审计无论是在传统的财务合规性审计还是在转型后的管理审计理念下,都成为基层央行内审工作的重要内容.在传统的集中采购审计中,主要关注的是规章制度的健全, 组织机构的建立以及采购方式,运作过程,档案管理的合规性.近年来,基层人

民银行的业务水平不断提高,内部管理日趋规范.合规性问题的发生率和影响逐渐降低,采购风险管理和预算资金使用的效率效果则受到了行领导和干部职工越来越多的关注.在管理审计观念下, 基层央行内审部门以风险为导向重塑集中采购审计过程,通过对集中采购全过程的跟踪评价,提出改进风险管理的意见和建议,为基层央行整体目标的文现

提供保障和增值服务.

(一)实施审计前移策略,对采购合

同的签订进行审计监督

根据预防性和主动性的原则,内审

部门将审计重点前移,对采购合同的签

订进行全面的审计监督.达到事前控制

的目的,具体做好四个方面1二作:一是采购立项评估针对基层央行集中采购中

的盲目采购,立项不科学等问题,为防止不合理采购造成的损失浪费,内审部门

审查采购计划的真实性和合理性,Et常项目的消耗依据以前年度数据通过数量分析的方法确定,特殊项目根据使用部

门提供的需求分析和可行性论证资料做出评估,以保证采购资金用于基层央行

业务发展和职责履行需要的方面.二是

采购价格审查.深入进行市场调研,通过电话询价,网上查询等方式准确掌握价

格信息.三是供应商资质审查.认真审查供货单位的资质资料,对供货单位的主

体资质,代理权限,信用情况,履约能力

等进行审查,清理不符合资质要求的供

货单位.四是内部控制审计.针对集中采购的关键控制点.检查相关操作是否符

合内部控制要求.主要是有关人员的职

责划分是否清晰,不相容职责是否合理

分离,是否履行了规定的审批程序以及

采购合同是否经法律事务部门审核等. (二)实施参与式审计策略,跟踪采

购合同的履行

采购合同的履行是保证集中采购工

作实现预期效果的关键.针对实际操作

中容易出现的未留足质量保证金,不履

行合同条款,结算手续不完善等问题,内审部门以合同约定为依据,检查合同,发票,验收报告是否相符,并对所购买的产品和服务进行

抽查.对实际执

行与合同约定

的差异.应查明

原因.如属供货

方责任,应提醒

有关人员及时

催收物资或拒