陕西广播电视台的档案信息电子化管理

论陕西广播电视台的档案信息电子化管理

【摘要】陕西电视台将纸质档案转化为电子档案的档案信息电子化管理，为检索查找提供了方便，提高了办公效率，降低了安全成本。实行档案信息电子化管理，重在培养和提高人员素质和建立档案利用、管理制度。

【关键词】陕西电视台；档案管理；信息电子化；益处；措施一直以来文书档案管理在档案工作中发挥着重要的作用，它记裁着一个单位发展的历史过程，但是在目前，随着办公自动化、无纸化等事物的出现，我们面对信息化快速发展，如何提高文书档案的管理水平，方便、快捷地向对方提供文书档案信息，这是我们在整理档案工作中遇到的新课题。运作计算机进行电子归档，使档案信息更具有系统性、真实性、价值性是非常有价值和意义的。

一、档案信息电子化概念

所谓档案信息电子化，就是把我们的文件纸质档案资料用微机进行收集、筛选和不同层次的归档，使之转化成为电子文档的形式供人们使用的过程。

二、文件纸质档案与档案信息电子化“两套制”归档的必要性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，所以在现在技术条件下，我们对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。但是传统的档案管理模式由于占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。通过对纸质档案的进行信息电子化处理，利用电子档案

替代原件使用，实现了对档案原件的有效保护。数字化档案可以副本异地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。就是把我们的文件纸质档案资料用微机进行收集、筛选和不同层次的归档，使之转化成为电子文档的形式供人们使用的过程。同时就档案信息电子化来说，将文件纸质档案转化为电子文档，即使是最普通的电子数据，保存电子文档也存在着巨大的风险，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。所以将传统的文件纸质档案管理办法和档案信息电子化管理有机整合，才能发挥档案管理的综合优势。由此说明档案采取“两套制”是非常有必要的。

三、如何将文件纸质档案转化为档案信息电子化

从理论上讲，将纸质档案转化为电子档案的方法有三种：即键盘输入法、扫描输入法和数码摄影输入法。各有其优缺点，其中键盘输入法因其效率低、误差大的缺点而很少使用；扫描输入法转化为doc文件，容易出现乱码，和扫描不完备等现象。数码摄影输入法因目前数码相机的解像力较低、价格高而未实际应用。我们目前是使用文档存入软件将文件纸质档案的类型、归档时间、条目、题要、档号用键盘输入法输入到电脑中，系统自动按件产生档案号，并根据档案的、题要、等级等进行分类，很实用，检索起来也非常方便。

四、档案信息电子化的益处

1、手工操作转为机器操作，提高了办公效率

档案信息电子化是利用计算机强大的信息处理能力，把过去依赖

手工操作，转化为电子信息，这样就把我们从过去繁重的手工中解放出来，过去整理文书档案时要求收集完整、用笔规范、耐用，大到分类、统计，小至一个订书针都要求防锈质量，又费时、费力还不定能达到满意的效果。在现在，在我们使用档案信息化软件处理后，将我们从这些繁重的工作中解放出来，查阅文件变得简单易行，大大提高了办公效率。

2、类别明晰，检索、查找方便

举例说明，目前陕西广播电视台共有档案6680卷，其中原保存永久卷453卷，长期330卷，短期159卷，合同类文本档案5088卷，等，而一个卷册则是由一份或多份文件组成，每当有干部职工来借阅、查阅文件时，我们首先需要请对方提供一个较为准确的信息，比如说是哪一年的文件，然后再将文本档案登记本拿出来，翻阅出当年的文书档案登记本逐条筛选，非常麻烦，有时找一个文件需要很长时间，而且还要求对方提供的条件比较准确才行，而现在实行档案信息电子化管理则是将每一卷（册）中的每一份纸质文件按类别、条目、关键词、保管时期等重新归档，检索、查找起来非常方便，一目了然。大大提高了时效性。

3、大大降低了单位安全成本

随着房地产市场的快速发展，个人住房贷款也迅速上升，陕西广播电视台从2001年以来共办理个人收入证明430人（次）。2008年9月央行与银监会联合下文对商业银行发放“第二套房贷”提出调控要求，如果有职工需要再次购买房产，我们在不了解对方是购买

“第一套”还是“第二套”就盲目提供职工收入证明进行担保，这必将使我单位的安全成本大大提高，而具体要知道某位职工是“第一套房贷”还是“第二套房贷”就需要查找该职工有没开个人收入证明的档案。虽然我们一直保存着职工的个收证明申请档案，但是需要逐一翻阅，工作量巨大，纸质档案也不易于多次翻阅，我们实行电子化管理后，只用将职工的个人收入证明的申请按姓名、部门、时间、贷款数额，工资等情况输入计算机，计算机进行逐一分类存档。现在如果需要查阅对方是几次房贷，我们只用在计算机里调出任意一个条目检索就可以了解对方的房贷情况，大大降低了我单位的安全成本，减少了风险。

五、档案信息电子化如何进行管理

1、培养和提高人员素质

由于档案信息电子化是利用计算机进行操作，涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术等基础知识，不仅仅是只懂得计算机技术或者是只懂得纸质档案管理人员所能

胜任的，因为必须加强对档案管理人员的管理，首先要从思想上让他们认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，不仅要进一步使档案信息利用最大化，还要使这些电子化的档案做到可靠、有效的、安全的保护。总之，必须提高制作者和管理人员的责任心，使他们养成踏实可靠的工作作风，忠于职守的工作态度，在输入文件目录和关键词、保管时限等能做到认真负责、精益求精，这才能是保证档案信息电子化的完整性和快捷性。

2、要建立档案利用、管理制度

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须要获得档案主管领导的审批，才能借阅、查阅档案，媒体单位有很多获奖栏目或者是个人都将自己的获奖证书个人保存，这样就造成职工在评职称时没有奖励证明，给部分职工评职称带来了麻烦和因扰，所以还需要建立完备的档案管理制度，将各类档案及时收集，同时及时更新档案信息，真正做到电子档案利用和纸质文本档案利用互补，进一步整合管理档案资源，实现档案需求利用质的飞跃。

六、小结

现代社会正在跨入“信息时代”，文书档案归档、保管与利用电子化管理，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应档案工作需要和发展，档案电子化的管理与利用着眼点要高，立足点要实，我们要紧紧围绕我单位的客观实际，顺应电台发展的规律，加强科学管理，确保档案电子化能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在单位的不断发展中发挥更大的作用。

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