办公自动化在办公室管理中的应用

办公自动化在办公室管理中的应用

【摘要】社会在发展，科技在进步，随着计算机应用的普及和信息技术的发展，办公领域也随之发生巨大的变革。到目前为止，许多企业已经摒弃了用纸张传达信息，采用办公自动化系统这种新的IT技术革命产物。不仅实现了无纸化办公，减少了环境污染和资源浪费，更加快了信息的传播速度，提高了企业的办公效率。本文通过简要介绍办公自动化的概念和发展，阐述办公自动化在办公室管理中的应用方式，希望能够对今后的办公室管理工作提供帮助。

【关键字】办公自动化概念应用方式和过程

一、前言

信息时代的到来和社会经济的快速发展，传统的利用纸张、表格传递信息或者办公的方式已经渐渐跟不上时代的步伐。不仅需要耗费大量人工成本，而且容易出错，降低了企业的效率。在科技如此发达的今天，企业要利用先进的IT技术，帮助企业处理、完成办公室管理工作，以先进的技术促进企业管理的发展和提高。

二、办公自动化的概念及发展历程

（一）办公自动化的概念。学者刘菲菲认为，所谓办公自动化，就是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物[1]。而在我国第一次全国办公自动化规划讨论会上有专家提出办公自动化是指，利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统[2]。

（二）办公自动化的发展。办公自动化简称OA，最早出现在1948年，与数据处理是同义词。办公自动化主要经历了四个发展阶段：1.第一阶段，即起步阶段。这一阶段其实并未实现真正意义上的自动化，它是以文件系统或关系型数据库系统为基础，以结构化数据处理为中心，以提高文件、信息等资料的管理水平为目的的电子信息技术在日常办公过程中的应用。此时的办公自动化只是对信息、数据、文件等资料的管理，还没有处理、沟通等的功能。2.第二阶段，办公自动化的应用阶段。办公自动化以网络为基础，为使文件、信息等资料能够在企业网络中实现共享、交流提供技术支持。企业办公中存在的弊端得到极大改善，帮助企业提高了管理水平。3.第三阶段，办公自

动化发展阶段。这一阶段办公自动化软件已趋近成熟，功能也从单一的对信息的管理、传递发展到企业管理活动的方方面面，办公自动化得到广发的发展和普及。

4.第四阶段，办公自动化的发展方向。到目前为止，数字化办公的条件还不成熟，但将会是办公自动化的主要发展方向。

三、办公室管理中办公自动化的应用方式

（一）办公自动化在简单办公事务中的应用。办公自动化系统具有文字处理、表格处理、图像处理、文件收发、行政管理、数据统计等功能。将这些常用的功能制作成软件包，数据能够共享，这样就提高了办事效率。

（二）办公自动化在信息管理上的应用。接收、收集、传递、整理信息是办公自动化的重要应用。信息管理型的办公系统，是把业型办公系统和综合信息密切结合的一种一体化办公信息处理系统，数据库中存放着大量与企业日常工作和营运有关的重要信息。作为一个现代化的政府机关或企事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA 系统[3]。

（三）办公自动化在管理决策方面的应用。信息管理级的办公自动化系统，能够针对所要决策的问题，通过对数据库中的相应数据构建数字模型，让计算机计算出数据从而执行决策程序。企业管理层可以根据计算机计算的数字，结合企业自身情况，以及竞争对手的情况，根据市场环境做出管理决策。

（四）办公自动化在云计算的应用。当前国内一些领先的OA软件企业特别针对规模小的企业，正致力于向他们开发一种经济实惠，性价比较高的办公管理服务。这项服务囊括了小型企业日常的基本管理活动和主要的IT基础设施，帮助这些小、微企业实现规范管理。

（五）物联网技术的运用。物联网是指在物理世界的实体中部署具有一定感知能力、计算能力或执行能力的各种信息传感设备，通过网络设施实现信息传输、协同和处理，从而实现广域或大范围的人与物、物与物之间信息交换需求的互联[4]。如果将物联网与OA系统连接，这样我们就可以在任何地点办公，不必拘泥于办公形式。

（六）智慧办公。借助于移动3G GPRS-VPN，网络工作人员在能上网的地方用手机OA系统接收和发布信息。

四、实现办公自动化需要的要素[5]

（一）通信平台。帮助信息和通讯实现快速、安全共享的内部邮件系统。

（二）信息发布平台。一个能够在企业内部实现信息传递的平台。

（三）工作流程的自动化。使企业各部门能够协同工作，实时监控，实现流水化作业。

（四）文档管理的自动化。使各种文档资料能分门别类的被保存在计算机上。

（五）辅助办公。与日常办公相关的辅助办公的自动化。

（六）信息集成。办公自动化与业务系统实现集成，帮助相关人员得到整体信息，提高反应速度和决策能力。

除了上诉要素外，还应该有一个可以实现高效协同管理的工作平台，能够把企业的各项管理活动及活动信息在各层级、各部门、个人中进行及时有效的共享和处理。构建知识资产管理平台，能帮助员工快速、高效获取知识并运用于工作当中，提高了员工的技能；构建系统访问门户，将适合员工需求的功能放置在员工便于访问的位置；构建企业管理文化平台，能够把企业的理念、愿景、目标和规划传播给员工，增加员

工对企业的了解从而增强员工对企业的忠诚度，激发员工工作的积极性；构建灵活的业务流程平台，能够根据客户的要求快速满足他们，减少重复工作，优化业务流程。

五、结束语

办公室的工作琐碎又复杂，不仅要求专业技能过硬，而且在面对紧急情况时要有随机应变、妥善处理问题的能力。办公自动化在办公室管理中起了相当重要的作用，相关工作人员要高度重视办公自动化系统，它的使用给工作带了便捷，使各部门、各岗位能够高效合作，提高了工作效率和企业的管理水平。

参考文献：

[1]、[5]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011，8.

[2]、[3]、[4]段晨辉.办公自动化在办公室管理中的应用及其系统构建[J].城市建设理论研究，2012，27.

作者简介：马晓花（1971.6-），女，（汉族），江苏省淮安市涟水人，淮阴工学院离退休处技师，大专