人才交流服务中心档案管理问题及解决措施

人才交流服务中心档案管理问题及解决措施作者：郭素萍

来源：《卷宗》2018年第05期

摘要：对人才交流服务中心档案管理工作中存在的问题加以分析，提出了解决人才交流服务中心档案管理工作中问题的措施，在人才交流服务中心的档案管理过程中，要认识到档案管理的重要性，保证档案管理的投入，强化基础设施建设，重视档案管理工作，这样才能提升档案管理水平。

关键词：人才交流服务中心；档案管理；解决措施

1 前言

人才交流服务中心作为人才和企业间沟通与交流的重要途径，不仅是企业人才的重要依据，同时还有助于人才更加全面的了解企业。在人事档案之中，包含有很多的信息，主要包含有人才工龄、人才个人信息、组织关系等等。所以，若是人才交流服务中心能够进一步的改进档案管理工作，能够有效的促进就业，还可以有效解决企业人才短缺的问题，确保待业人员的权益得到有效保障，为社会稳定、健康发展贡献力量。

2 人才交流服务中心档案管理工作中存在的问题

现阶段，在信息技术得以快速发展的过程中，人才交流服务中心所收纳的档案数量以及档案种类均急剧增加，使得人才交流服务中心的档案管理工作变得更加复杂，同时在档案管理过程中也产生了不少的问题，导致了企业在选择人才的过程中会出现很多不利影响。

2.1 档案管理情况复杂

就现阶段人才交流服务中心档案管理工作情况而言，目前其所接收档案主要是一些高校毕业人员、出国人员以及申报职称人员等档案。人才交流服务中心所需管理的档案数量以及种类均非常多，而且由于档案对应的人员存在相对大流动性，使得人才交流服务中心在开展档案管理工作时面临着较为复杂的情况，在对档案进行管理的过程中较为困难。另外，随着高校不断的扩招，每年高校毕业生数量急剧增加，很多毕业生在毕业一段时期之内未能找到工作，或者是工作极不稳定，这些人员仅仅把自己的档案邮寄到人才交流服务中心，而自己却几乎不会再过问档案问题，由于长时间忽视了档案管理工作，导致很多档案由于各种原因而别遗弃或者是很多档案其中的信息长期无法得到更新，使得档案管理的后续工作在开展时存在较大困哪。

2.2 档案管理投入不足

在我国社会与经济快速发展的过程中，人才交流服务中心在开展档案管理工作中，对信息技术的应用是越来越多。不过，就目前很多基层人才交流服务机构具体情况而言，在开展档案

管理工作时，不管从硬件设施方面讲，或是从软件配备方面讲，均较为落后，不能满足档案管理的发展需求，在开展档案管理的过程中信息化程度以及智能化程度明显较低。虽然近年来我国颁布实施了《关于实现人才交流服务中心档案管理信息化的通知部署》，不过，很多人才交流服务机构，尤其是一些基层的人才交流服务机构，由于自身的人力、物力以及财力等各方面资源均较为欠缺，对于档案管理的投入相对不足，导致了人才交流服务中心的档案管理工作进一步发展受到了极大限制，在开展档案管理工作时多是采用人工的方式，而很少借助于信息化技术。在档案管理工作之中，对于档案的检索以及查询等工作，很多情况下还需要借助人工方式完成，没有完善达到智能化、信息化以及网络化，导致了档案管理工作效率不高，档案管理和现阶段实际需求不相符。另外，人才交流服务中心和也未能和社保组织、检察部门等档案信息形成共建共享。很多人才交流服务中心对于硬件的投入也明显不足，很多档案管理室设备较为陈旧，不能满足日常档案管理的需求，对于档案管理工作进一步创新与发展造成极为不利的影响。

2.3 对于档案管理工作不太重视

目前，很多管理人员未能认识到档案管理工作的重要作用，正是由于受到上级管理者思想的影响，很多基层人才交流服务中的工作人员仅仅把自身工作看成了简单的材料接收与整理，而对于档案接收与整理之外的人力资源配置、制度进一步健全和技能培养等工作却非常轻视。很多工作人员自身不具备较强的专业知识与技能，在工作过程中也未能全面的进行教育与培训。很多基层人才交流服务中心所制定的管理制度以及管理规程在相当长一段时期之内未能加以更新，有些制度中存在不合理问题，正是由于这些问题的存在，导致了档案管理工作进一步发展受到了极大的限制。比如，依照相关规定，管理达到1千卷档案，便要求应当配备上1名档案管理人员。不过，在很多人才交流服务中心，因为人才交流服务中心的人员编制较为欠缺，导致了档案管理人员配备数量也不足，使得很多档案管理问题不能得到有效解决。

3 解决人才交流服务中心档案管理工作中问题的措施

3.1 确保档案所有人能够认识到档案管理的重要性

对于人才交流服务中心来说，应当依照自身的具体情况，定期的在社区之中以及在企业之中开展宣传工作，并且通过当地的电视媒体、广播媒体、人才交流服务中心微博、微信公众平台等，进行全面的宣传活动，要让人们能够认识到档案的重要向。特别是在学生面临毕业之前，要求人才交流服务中心应当主动的走到高校之中，面向高校毕业生开展档案宣讲工作，让毕业生能够全面了解到档案的具体流转方法以及途径，认识到档案管理的重要性，确保毕业生能够更加的重视档案管理工作，进一步拓展人事档案代理工作的影响面，确保档案管理工作的得以有效宣传，档案所有者可以通过各种宣传活动认识到人事代理和档案管理之间存在的差异，避免出现弃档问题，确保后期能够更好的管理档案，提升档案的利用率。

3.2 保证档案管理的投入，强化基础设施建设

由于很多人才交流服务中心，尤其是一些基层人才交流服务中心，无论是人力资源、财力以及物力等方面均较为欠缺，因此，便要求人才交流服务中心应当对各种资源进一步合理配置。首先，在人才交流服务中心开展档案管理工作的过程中，应当得到各方共同的支持，要将档案管理所需的经费纳入至政府预算之中，要购进更加先进的管理设备，为档案管理水平的进一步提升提供可靠保障。其次，应当依照目前档案管理技术具体发展情况，进一步的改进人才交流服务中心档案管理信息化水平，要推行大数据技术、信息技术以及网络技术的应用工作，增设档案管理软件以及硬件，确保档案管理拥有更加良好的环境。并且，也应当进一步的改进档案管理室环境，严格的依据“九防”要求，确保档案在保存过程中拥有更为安全与优良的环境。

3.3 重视档案管理工作，提升档案管理水平

在人才交流服务中心档案管理工作之中，很多情况下由于领导对档案管理不够重视，导致了档案管理过程中基层管理人员对自身的工作也不够重视，很多基层工作人员认为自己的工作仅仅是接收档案、将档案归档等，未能充分的认识到自己工作的内容与重要性。这就要求档案管理过程中，要重视档案管理工作，人才交流服务中心还应当招聘一些具备较高专业素养的档案管理人才，确保档案管理一线人员的整体素养能够得以进一步提升，并且定期的针对档案管理一线人员开展专业知识与技能教育培训工作，确保他们掌握足够的档案管理知识与技能，并进一步提升档案管理人员的工作积极性。档案管理人员还应当加强教育工作，建立更加完善的档案管理制度，同时确保制度能够切实的执行，确保人才交流服务中心能够提供更加优质的档案管理服务。

4 结语

在信息技术快速发展的过程中，人才交流服务中心档案管理工作同样应当结合信息技术，确保档案管理工作的信息化程度有所提升，为档案管理工作水平进一步提升提供可靠的技术保障，推动人才交流服务中心档案管理工作不断发展。

参考文献

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[2] 高春晖.关于人才交流服务中心档案管理工作的探讨[J].民营科技，2017（01）：100.

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