规范管理服务建设

规范管理服务建设

努力开创重点公路建设档案管理新局面

陕西省高速公路建设集团公司

陕西省高速公路建设集团公司是承担全省高速公路建设和运营管理职能的大型国有独资企业，拥有9个高速公路项目管理机构、10个路业公司和10个经营公司。企业资产总额860亿元，运营里程1518公里，在建规模613公里。高速集团内设档案馆负责总部各门类、载体档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、检查、编研工作，并对基层单位的档案工作进行业务指导、监督和检查。近几来，在交通运输部、省交通运输厅和省档案局的支持下，档案管理工作取得了长足进步，2007年系统内率先通过省档案目标管理AAA认证。2002年被省档案局评为省级机关档案工作先进单位，2003、2008年被评为全省档案工作先进集体，2008年又荣获全省交通系统档案工作先进集体的称号。档案管理的经验和做法多次在全省重点项目档案会议、全省企业档案工作会议和省交通档案分会上交流，得到一致好评。

作为从事高速公路建设的企业，重点公路建设档案一直以来是企业档案管理的重中之重。从西部大开发战略实施以来，高速集团相继完成了铜（川）黄（陵）一级公路、西安绕城高

速公路（北段）、西（安）闫（良）高速公路、咸阳国际机场高速公路、闫良—禹门口高速公路、黄陵—延安高速公路、西安—汉中高速公路、宁强—棋盘关高速公路、西安—潼关高速公路改扩建、渭南—蒲城高速公路、十天安康—汉中高速公路、西安—铜川高速公路改扩建1400余公里的建设任务，共形成竣工各类档案（含照片、声像、电子）105154卷（册）。所有项目均顺利通过交通运输部档案馆、省档案局组织的档案专项验收，并在验收中得到肯定和好评。我们的主要做法是：

一、强化保障机制，做到档案工作与工程建设同步

重点公路工程建设项目档案记录了工程建设的历程，不仅是建设项目审计、监督、管理、维护、改扩建的重要依据，而且对工程质量评定、工程投资控制、工程竣工后的管理，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。在高速公路建设中，我们始终把档案工作作为项目管理的重要内容，从机构、制度、资金、人员和设施等方面全力保障，力求全面、准确、客观地反映高速公路建设情况，做到记录建设过程，服务建设工作，提升建设水平。

（一）夯实责任，完善管理网络。从集团、项目单位到参建单位建立了三级档案管理网络。高速集团一名副总经理负责，总部设立档案馆，配备5名专职档案人员，实现了专业化管理。把档案工作作为各建设项目单位目标考核的一项指标，考评结果与年终绩效考核挂钩。各建设管理处档案管理实行管

理处统一领导，各参建单位分级负责的管理体制。项目管理处成立以处长为组长的档案管理领导小组，由一名副处长或总工程师具体抓，科技质量科负责竣工文件材料的收集整理工作，配备1名专职档案管理人员。各参建单位按照合同要求落实工程文件材料收集整理工作的责任人，做到专人专岗，明确工程各类文件材料收集、整理、归档及移交时间、程序与责任，建立了自上而下体系健全、责任明晰的档案管理网络，为项目档案管理工作的顺利开展提供了保障。

（二）依法治档，完善制度体系。各项目严格贯彻执行《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等规定，结合工程项目建设管理的工作实际，根据档案管理各环节工作特点，进一步细化管理，建立健全了各项档案管理制度，制定了《公路工程竣工文件立卷归档实施细则》、《档案管理人员岗位职责》、《档案保密制度》、《照片档案管理办法》等管理制度。每年按要求填报《国家重点建设项目档案管理登记表》。在工程建设过程中做到了用制度来规范、控制项目文件材料的收集、积累、整理，依法治档，使项目档案管理工作有法可依、有章可循。

（三）加大投入，完善基础设施。针对项目建设期间办公地点变化、办公条件差等问题，明确要求各项目要重视档案工作基础设施建设，为档案形成、保管和利用提供保证。各项目

管理和建设单位积极落实经费，克服困难，设臵符合档案安全保管要求的专门库房，特别是在河道及地势条件复杂的施工、监理单位，注重做好防洪、防火工作，确保了档案管理万无一失。档案室配备了档案柜、空调、计算机、复印机等必要的设备，确保了打印、复印、扫描效果要符合档案管理要求。同时，做好日常的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物的等工作，坚持库房检查制度，严格控制库房的温湿度，确保了档案安全。

二、强化过程控制，扎实做好档案的收集和管理

工程形成的各类资料涉及面广、内容繁杂，稍有疏忽就可能遗漏，并且具有不可恢复性的特点。这对保证档案收集和管理的真实、完整提出了很高的要求，工作难度很大。我们严格按照国家关于重点建设项目档案工作的要求，在工程建设过程中坚持全过程参与建设管理，做到提前介入，全程控制，使项目档案管理工作逐步走向了科学化、规范化、标准化。

（一）在源头上统一规范基础表格。施工监理表格是形成规范、完整、准确、系统项目文件材料的基础。坚持从资料产生的源头抓起，制定和使用统一、规范、系统的施工监理表格。随着高速公路建设的迅猛发展，相关技术规范不断修订完善，前些年公路建设所用的各类表格已远不能满足实际工作需要，也给项目质量控制和竣工文件材料的收集、整理工作带来了不便。为此，我们于2009年3月牵头成立了表格编制机构，广

泛收集省内外高速公路表格，按照统一、规范、适用的原则，抽调有经验的技术人员来编制表格。随后，6月组织建设、施工、监理单位有经验丰富的技术骨干分路基、路面、桥梁、隧道、交通工程、绿化环保、机电组进行专题初审修改。7月又组织省内知名专家进行评审，根据评审意见又作两次小范围的修改完善，完成了包括等各门类的管理、施工、监理800余种表格试用稿。

此套表格涉及了公路工程建设项目的所有单位分部分项工程，在原有陕西交通厅下发的表格基础上增加了机电、交通工程、绿化环保施工监理和管理类的表格。依据最新下发的质量评定标准和各类施工规范要求，对原有表格检查项目进行调整，并将采用新工艺新技术施工的内容体现在表格中，比如防护锚索框架、绿化喷播等，增加了改扩建工程中的铣刨、搭接拼接表格及施工过程中的关键环节质量控制指标，以往填写表格过程中反映出的问题，也在编制中充分考虑。化繁为简，能合并的表格尽量合并。经过一年的试用行，表格现已在集团各高速公路建设项目中使用，为有效地控制工程质量及公路建设项目的竣工验收奠定基础，更为今后的运营管理、维护改造等提供了重要依据。我们的这一做法在省内其他项目得到推广。

鉴于纸质表格在填写中出现错误后，整张表格内容都要重新填写，耗费时间和人力，而且一旦发生意外灾害如水灾，纸质表格记载的原始数据容易丢失。为此，我们正在组织研发工

程档案管理软件，实现工程原始数据计算机录入、形成的档案数据定期上传项目管理处，档案馆也可对档案形成过程进行实时监控、对存储数据进行分析统计和快速检索。目前已初步成型，进入试验论证阶段。

（二）在施工中狠抓关键环节控制。高速公路档案涉及面广、收集、整理工作量大，长一点的线路各类档案就有几万卷，只有抓好过程中的每个环节，才能确保档案的真实、完整、准确、系统。着重把好四个环节：一是抓合同管理。我们要求各项目要明确分管领导和专职档案人员责任，要求各项目从招标工作开始，将交（竣）工文件立卷归档相关要求纳入合同管理中，明确过程控制中的各环节和施工、监理单位的责任与义务。二是抓进场管理。在施工、监理单位进场技术交底时，下发立卷归档实施细则，对施工原始资料和监理资料的收集范围、整理立卷等提出明确的要求，随时抽检，定期归档，并对专职档案人员资料进行备案。三是抓同步检查。施工过程中，在定期检查工程质量的同时，档案人员参与检查各标段的考评，开展劳动竞赛时内页资料分数占一定比值，作为评比的重要组成部分。在工程交工前，管理处召集尾留施工监理单位对资料进行集中整理组卷，便于各单位间互相学习和交流，解决存在的共性问题，加快整体进度。四是抓移交管理。在工程资料移交过程中，建立了竣工文件移交登记簿，采取档案资料的移交与工程支付相挂钩，档案人员未签字的工程不予支付，资料不全的

不办理移交手续，扣除履约保证金，保证了资料的齐全完整。

（三）在交工后加强专项验收工作。严格执行重点建设项目档案专项验收制度，加强对项目档案专项验收前的整理、立卷工作的指导、监督和检查，对组卷后的形成的档案完善细节，查漏补缺，整理工作整体结束后，组织设计、监理、施工等有关单位的工程技术负责人、档案人员对各自整理的档案进行自检，对查出的问题集中整改。集团档案馆根据项目自检报告，对可能存在问题的地方集中排查。由省交通运输厅档案部门组织有关人员对工程项目档案进行初验后，将初验及整改情况报上级档案主管部门，由档案行政管理部门组织档案专项验收。由于我们在档案验收工作中坚持高标准、严要求，档案部门与建设管理处、参建单位密切配合，工作到位，使我单位建设并已竣工的公路工程项目档案在工程验收中获得好评。

三、强化工作举措，着力提高工程档案质量

项目建设是一项复杂、系统的工程，往往工期紧，头绪多，一旦管理措施跟不上，往往会出现重视干实体工程，而忽视了对每天所干工程资料的填写、收集，从而无法保证资料的质量。我们根据项目管理的特点，采取有效的手段，确保档案收集整理的时效、真实和质量。

（一）抓培训，多指导，提高档案人员业务能力。在项目开工前，举办竣工文件材料立卷归档管理知识培训班，组织施工监理单位的分管领导、技术人员和专兼职档案员参加，并

针对项目分批招标与分段建成通车及人员变动等特点，对档案人员进行分期分批培训和再培训，提高了全体人员依法治档的意识和收集、积累、整理竣工文件的能力。每年培训参建单位档案相关人员700余人次。组织各级档案管理人员参加交通运输部、省档案局、省交通厅主办的档案专业知识、重大建设项目档案培训班和继续教育，鼓励项目档案管理人员走出去，到外省先进单位学习和交流。同时，在公路建设过程中，集团档案馆经常组织上级档案部门、档案专家和业务能力较强的档案人员深入施工现场进行指导，发现问题及时纠正，解决施工监理单位档案人员遇到的具体困难。

（二）勤检查，严奖罚，确保资料收集整理正常进行。为确保施工过程中原始资料收集整理的完整和规范，集团档案馆定期对建设项目档案进行专项检查，并及时通报检查结果。各工程项目在每月的质量进度考评中，都成立了内业资料检查组，做到工程资料与工程质量、进度同检查、同考核、同奖惩。每次检查有重点，检查完后下发通报，对检查出的问题跟踪落实直至解决。各驻地办把资料检查作为监理工作的重要组成部分，施工单位每一分项工程、分部工程形成的施工原始记录、各种试验检测资料等必须完整、真实、规范，且工程质量符合技术规范要求，经监理工程师检查签字认可后，方准进行下道工序施工。对于少数立卷归档严重滞后的施工单位，分别采取了全线通报批评、经济处罚与函告法人单位派驻工作组等措

施，成效明显。如西铜改扩建管理处在2010年档案专项检查达到25次，下发通报12次，奖励15.5万元，处罚8.5万元。

（三）抓典型，树样板，以点带面推动整体工作。鉴于各单位的实际情况不同，选择基础工作好的、有特色的单位作为示范单位，组织其他项目人员观摩、交流，对好的经验和做法在集团内部推广。2010年高速集团档案工作会议上，我们在培训结束后专门组织档案人员在西铜高速公路项目工地现场，并参观一家施工单位的档案，学习借鉴好的经验、做法，一年一度的档案工作会议上，我们都安排先进单位和个人作经验交流，树立典型，以点带面，推动集团档案整体工作不断前进。

四、强化服务工作，积极开展档案利用工作

为经济建设和社会发展服务是档案工作的永恒主题，也是档案事业发展的根本动力。我们找准档案工作的最佳切入点，积极为工程建设各项工作提供服务，做到工程建设项目发展到哪里，档案服务工作就延伸到哪里；工程建设项目人员需要解决什么问题，档案部门就主动提供相应的档案，有效发挥了档案资源的价值。

（一）深入研究，开发档案资源。根据档案信息资源和利用情况，科学、有序地挖掘、收集、整理档案信息资源，编写了一些工作上需要的专题资料、编制了各种简明、准确的检索工具。如《公路工程档案分类目录》、《科技档案总目录》、《陕

西省高等级公路管理局公路工程项目建设概况汇编》（获交通部编研成果优秀奖）、《公路基本建设管理文件汇编》等，为充分发挥档案工作的服务功能奠定基础。

（二）依靠科技，创新服务手段。集团档案馆不断加快档案信息化建设进程，运用计算机及网络技术等现代化手段，完成了永久档案和项目竣工图等部分档案的数字化工作，建立了较为完善的档案数据库，档案管理的各项法规、办法、条例、术语及高速集团制订的各种办法、制度和岗位职责，也实现了计算机网上查询，逐步建立起了方便、快捷的计算机检索体系，最大限度地实现信息资源共享，提高了档案的查准率、查全率和使用效率，为提高档案服务水平创造良好的条件。

（三）转变观念，档案利用成效显著。利用档案信息资源的优势，为集团各级领导科学决策、财务审计、编制招标文件、公路养护、改扩建工程设计、解决纠纷、维护合法权益等提供档案信息，创造出巨大的社会效益和经济效益。如依据档案化解了蒲城县沿线部分村民因边角地征地问题引起的纠纷，维护了公司的合法权益和社会稳定；为禹阎高速公路金水沟特大桥被评为国家优质工程银奖提供了所需全部档案，评审工作得以顺利进行；经调档查阅征迁协议，剔除统征统赔项目，为黄延公司节约费用56万元；2007年5月，在西安市东三环路施工过程中，要对西临高速公路一处旧桥进行拆除。详细查阅了该桥梁工程竣工图，节省了对旧桥勘察的人力、物力和财力，并

发现该桥中心4个桩可继续使用，又节约了重建的费用。2009年4月下旬，西汉公路XH-55合同段因与其劳务合作单位的发生劳务纠纷诉诸法律，西汉公司为其提供施工文件116份，工程档案作为人民法院判决案件的主要依据，维护了相关人员的合法权益。

“十二五”我省高速公路仍处于大建设、大发展的重要阶段。未来五年，高速集团还将新建高速公路1000公里，工程建设项目档案管理任务艰巨、要求更高。我们将积极新时期适应项目管理的要求，不断总结经验，拓展工作思路，提高管理水平，实现工程建设项目档案管理科学化、规范化、现代化，全面提升陕西高速公路发展水平。

二〇一一年六月