行政公文写作概述

行政公文写作概述

一、行政公文的特点和种类

（一）、行政公文的特点

1、作者的法定性

作者是根据有关法规成立的，能以自己的名义单独行使法定的职能、权力，并能承担一定任务和义务的组织。

尽管有的公文签署了领导的名字，但并不意味着作者就是以个人名义来说话，而是代表所在机关或单位制作公文。

而公文的读者一般也是特定的，读者是指公文的受文机关，根据职权范围，谁可以承办，谁就是读者，但也有些在报纸公开发表或在公共场所公开张帖的公文，如公告、通告、“白头通知”等，读者是社会的全体成员。

2、制发的程序性

公文的制发（拟稿、核稿、签发等）、处理（签收、登记、分办、批办、承办、催办等）必须严格按一定的程序来进行。

3、法定效力性

指公文具有权威性和约束力，它代表制发机关发布公文，能对受文者的行为产生不同程度的强制性影响。

公文在办理过程中所发挥的法定效力是现行效用。当公文执行办理完毕后，其现行效用消失后，将成为档案文献。

4、体式的规范性

一是公文所采用的语体是现代汉语语体；

二是文件的格式由国务院颁布了规定，

三是公文文面、格式也有特殊要求（纸的尺寸、天头地脚位置、落款、日期和印章位置等）。

5 表达的简明性

（二）、行政公文的种类

◆1、按适用范围来划分：

我们已经讲过公文按文种来划分可分为13种（P17）

◆2、按缓急程度来划分：（办理时限）

特急：一天内办理完毕

急件：三天内办理完毕

注：党的机关公文凡紧急文件分别标“特急”、“加急”

平件：一般文件。

◆3、按保密级别划分：

绝密、机密、秘密

◆4、按文件载体和发布方式划分：

文本发文——通过一定的文件传递渠道发送文本文件。绝大多数公文属于此类。

电传发文——通过电报、传真、计算机等手段迅速传递给收文单位的文件。

报刊发文——通过报刊登载发表文件。一般是面向全社会或一定范围公布公务事项。如命令、通告、公告

公开张贴——将同一文件以特殊格式印制多份并以张贴形式公布。一般为公告和通告。

◆5、按行文方向划分（P18）：

行文方向——指发文机关和主送机关之间的关系。

隶属机关——指上下级机关具有（直接）管理和被管理的关系。

下行文——具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文。↓

上行文——具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文。↑

平行文——同系统内的平级机关或不相隶属的机关之间的往来的公文。→

一般来说，我们不能孤立地根据公文的文种来划分行文方向，而要以每一篇公文发文机关与收文机关之间的关系来确定行文方向。

练习：指出下列公文的行文方向

国务院关于职工工作时间的规定（下行文、法规性公文）

国务院关于进一步深化对外贸易体制改革的决定（下行文、指挥性公文）

关于广州新白云机场投资及资金筹措问题的报告（上行文、报请性公文）

关于表彰先进单位和先进个人的通报（下行文、知照性公文）

关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函（平行文、联系性公文）

《办法》中的13种行政公文，根据其适用范围，可按行文方向作如下划分：

★命令、决定、批复、公告、通告：属下行文

★报告、请示、议案：属上行文

★通知、通报、会议纪要：①一般属下行文；②根据需要可用作平行文；③可作平行文但带有下行文性质（会议纪要很少做上行文，但也有例外）

★意见：行文方向带有多向性，可上行、下行，也可能是平行文

★函：平行文

二、行政公文的构成要素

组成公文的各要素划分为眉首（文头）、主体（行文）、版记（文尾）三部分。

我们来看一下这份文件，以一条鲜红的横线（即红色反线）隔开了眉首部分和主体部分。红色线以上各要素统称眉首；在红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素则是版记。

每个部分又包括了一些必备要素，以及一些可有可无的要素。各个部分、各个要素分别有自己的位置和职责，从不同的方面、不同的角度，反映着、传达着发文机关的撰写意图。

（一）文头部分

包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。P22

其中发文机关和发文字号是必不可少的两个要素。

1、“发文机关”是指制发公文的机关，应当使用发文机关的全称或规范化的简称。（在发文机关后加上“文件”二字，就是发文机关标识。）比如：

中国共产党中央委员会文件————简称：中共中央文件

中国共产党广东省委员会文件————简称：中共广东省委文件

如果是两个或两个以上机关联合行文，主办机关应排在前面。如：

广州市人民政府

文件

中国人民解放军广东省广州军分区

穗府〔1998〕17号

2、发文字号：由机关代字、年份、序号按顺序排列组成，作用：一是便于登记，二是便于分类和归档；三是便于引用和查找。

各个单位都有自己固定的发文字号，“机关代字”是由领导机关统一编定的，字数一般不超过3个。

注意发文字号的写法。如“穗电大”是广州电大的代字，用六角号括住的是制发文的年份，应写年份全称，序号不能编虚位，不能加“第”字。联合行文，只标主办机关发文字号。

看以下几个例子，有无不规范的地方，请试着着修改：

A、[2003]粤府13号——粤府〔2003〕13号（顺序不当，六角号误为中括号）

B、广东政府〔99〕54号——粤府〔1999〕54号

C、广府办〔一九九八〕1号——穗府办〔1998〕1号

D、国发（1999）第8号——国发〔1999〕8号

E、穗环委〔1999〕6号

关于开展世界环境日活动的通知关于开展世界环境日活动的通知穗环委〔1999〕6号

关于公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等项的注意事项我们参见课本P23-24。

（二）行文部分

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文（成文）时间、印章、附注等项。

1、公文标题：标题是公文的眼目，标题应该是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关（作者）、文件的主