公文智能交换系统介绍

公文智能交换公文智能交换与与OA 系统系统

融合管理融合管理简介简介简介

2012年7月

目录

目录

(2)

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系统融合管理概述 ................................

1.系统融合管理概述

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(3)

系统融合管理内容 ................................

2.系统融合管理内容

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(3)

系统应用融合 ................................

2.1.系统应用融合

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(3)

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系统功能融合 ................................

2.2.系统功能融合

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(5)

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3.系统流程介绍

系统流程介绍 ................................

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(5)

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业务流程介绍 ................................

3.1.业务流程介绍

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3.1.1.外来文流程 (5)

3.1.2.督办流程 (7)

3.1.3.发文流程 (9)

3.1.4.发信流程 (10)

3.1.5.收信流程 (11)

3.1.6.签报流程 (12)

(13)

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数据流程介绍 ................................

3.2.数据流程介绍

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3.2.1.收文数据流 (13)

3.2.2.发文数据流 (14)

3.2.3.签报数据流 (15)

1. 系统系统融合管理融合管理融合管理概述概述概述

当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。

随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、交换工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。且由于文件的收发交换信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。

另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件交换作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。

公文交换智能一体化管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。该系统将条码识别技术应用于纸质公文管理，文件、信件的相关信息（如发文单位、文号、标题、紧急程度等）生成一维或二维条码附在文件、信件上，通过带有条码识读装置的“智能交换箱”来记录纸质公文流转的全部信息，并将数据自动载入电子化公文系统（OA 系统），同时，实现在电子化公文系统（OA 系统）中对纸质公文流转的管理和控制，从而建立公文智能交换与OA 系统的融合管理系统。

“智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。交换箱箱体可根据用户要求改型设计。在系统中，参与交换交换的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。特别适用于机要文件交换单位及负责文件交换的文书通信部门。

利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。这一系统的建立，