会计档案科学管理工作现状对策

浅析会计档案科学管理工作现状及对策

摘要：随着社会经济的发展，以管理各种经济材料为主的会计档案管理的重要作用日益凸显。本文通过对会计档案管理工作现状的分析，指出当前会计档案管理工作中仍然存在的相关问题和不足，并提出进一步完善会计档案科学管理工作的几点对策。

关键词：会计档案科学管理工作现状对策

顾名思义，会计档案是财务会计部门和档案部门的综合发展而来，对其管理应当是以经济档案为主，包括对会计凭证、帐薄、报表，以及现代用以记录会计账务的软件、磁盘等电子存储物的管理。经济是各个机关、企事业单位以及其他各个经济组织生存发展的基础，而以管理经济资料为主的会计档案管理部门也就具有非常重要的作用。

1、会计档案管理工作现状

会计档案记录和反映了各种资产变化情况以及引起变化的原因，是经济业务的史料和证据。随着社会经济的发展，会计档案逐渐引起国家相关部门的重视。在1999年，我国还颁布实施了《会计档案管理办法》，其中第六条中还有规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”因此，在各政府部门以及一些大型的历史较长的企事业单位，几乎都有专门的会计档案管理部门或专门的管理人员，负责将各种零散的会计文件资料进行分类整理、编目、装订和归档等工作。

2、当前会计档案科学管理存在问题和不足

(1)对会计档案材料的保存和管理重视不足。会计档案管理工作虽然在一些国家政府部门和大型的企事业单位有一席之地，但在很多公益性的事业单位，或一些私营大企业中，并没有得到足够的重视。大多数领导误将会计档案管理归为会计工作中的一小部分，他们只重视财务报表、财务核算、决策等当前的财务活动，一旦某项经济决策实施完毕，就对大堆的财务资料随意堆放，甚至置之不理，几乎完全忽视了财务资料的整理和保存，一些使用电子计算机操作做出的电子账目甚至被随意删除销毀，给日后的季度、年度财务统计带来不便，也容易因丢失重要所谓已经过时的财务资料，使日后发生经济纠纷而物确凿证据，给投机取巧，营私舞弊分子留下可乘之机。

(2)管理制度不健全。对于相当多以公益性服务为主的事业单位来说，经济账目似乎不被太重视；还有相当多成立年限不长的公司也缺乏相对完善的管理制度等等原因，致使一些单位缺乏专门的管理部门或管理人员，也没有相应的管理制度。这些单位中，会计档案的管理更是相当混乱。甚至在我国现有的制度和立法中，关于会计档案管理方面也不是很健全。如有人就曾经指出，在目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具有法律竞争力的《会计档案管理办法》，而其中一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。

(3)缺乏专业的高素质会计档案管理人员。由于对会计档案管理的重视不足，相当多企事业单位的只有专业的会计工作人员，他们能够运用现代化的计算机进行会计工作，却缺乏专业的电子化会计档案管理工作，使他们不能很好地处理电子文档的归档和管理工作；加之缺乏规范的会计档案管理办法或制度，会计工作人员使用电脑做出的电子化文件就没有规范性标准，给电子文件的存储带来不便。此外，一些财务会计人员也会利用单位领导对档案材料的忽视，通过对账目的私自篡改，挪用公款；甚至一些部门为了偷税漏税，指使会计工作人员建立假账、变換记录等，不仅给单位财务会计信息造假，还给国家带来损失。

3、完善会计档案管理工作的几点对策

(1)加强领导和会计部门对会计档案管理工作的认识和重视。加强会计档案管理工作，有利于加强对各级各部门的财务监督管理，也有利于相关领导依据财务收支状况作出适当决策，各单位领导都应提高对会计档案材料的重视，财务会计部门也应当加强对档案材料的保存和管理。此外，还可以通过法律法规强制规定一些相关单位部门必须加强会计档案的管理，达到一定规模或一定程度的单位必须设立专门的会计档案管理部门等等，这样以引起相关单位及其领导、有关工作人员对会计档案管理工作的重视。

(2)建立健全相关管理制度和法律法规。制度的不完善也是造成当前各单位对会计档案管理混乱状况的原因之一。我国相关部门应当进一步完善《会计档案管理办法》、《档案法》、《会计法》以及《会

计电算化工作规范》等等相关制度和法律规范，使各单位有法可依有规可行。首先，要明确规定会计档案的归档制度，明确哪些财务资料必须归档，不同文件的保密程度和保管期限等等；其次，在各种公私企业林立、各级政府部门繁多的状况下，要明确哪些单位必须设立专门的会计档案管理部门，哪些至少必须加强对财务会计档案的管理等等；其三，还要明确会计档案管理人员的保密责任，根据当前自动化办公的特点，设计出完善的自动化电子存档、纸质文档和电子文档相结合等合理的档案管理工作制度，保证管理人员在工作中能妥善有序做好档案材料的保存、管理工作，促使会计档案管理规范化，法制化。

(3)提高相关工作人员的综合素质，结合自动化办公特点，加快会计档案管理工作模式转型。首先，提高相关工作人员的专业技能，使传统的会计档案纸质材料堆积管理转变为现代化电子档案自动

化管理，通过计算机程序化设计和排序，将各种档案材料有序归类，并将纸质档案材料的保存和归档与电子档案相结合。其次，财务会计涉及到单位和个人经济问题，这就能需要加强对会计工作人员个人道德素养和职业道德的要求；同时，加强对会计档案材料管理的严格规定，杜绝作假行为，减少经济纠纷和国家经济损失。这就要求单位加强对会计档案管理工作人员的技能培训和道德教育，从整体上提高管理人员的综合素质，把好单位财务关。

总之，会计档案管理是当前以经济发展为核心的社会主义建设的主要工作之一，把好会计档案管理大关才能把好各个小单位的财务

关，从而使我国经济得以有序快速健康发展。

参考文献

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[3]马秀英.谈会计档案管理的规范[j]天津财会2007(04)，