企业文秘工作的基本特征秘书人员的重要价值和作用

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一、秘书ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
高级文秘人员的知识技能 ——具备初、中级文秘人员的基础 ——有良好的文字处理能力，能策划大型文案 ——有良好的沟通协调能力，授权： A、代表领导裁决内部人际事务 B、代表领导出席外务活动（演讲、发言） ——艺术气质，能主持大型商务、文化活动 ——计算机熟练，多种外语 ——有一定的概念、判断、决策能力（助手）
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二、秘书人员事务处理技能
4、会务处理与会议分类
党政机关的会议 学术团体的会议 民间组织的会议 企业常有的会议 ——按时间推进划分 ——按业务类型划分 ——按层次级别划分 ——按业务区域划分 ——按会议特点划分 ——其它
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一、企业文秘工作的基本特征
2、秘书的分类
从服务对象和经济来源来划分
——公务秘书
——私人秘书
从工作的分工或业务的侧重点来划分
——文字秘书
——机要秘书
——通讯秘书
——信访秘书
——外文秘书
——生活秘书
——教学秘书
——科研秘书等
秘书的层次
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——加强工作领导 个人途径
——勤于学习，完善知识结构
——巧于思考，强化认识能力
——善于修养，优化心理素质
——勇于实践，不断总结提高
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一、秘书人员的知识结构 二、秘书人员事务处理技能 三、口头表达能力的培养 四、文字组织能力的培养 五、企业公文的类型与应用
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一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
中级文秘人员的知识技能 ——具备初级文秘人员的基础 ——有较好的文字处理能力，能起草一般性文件 ——有较好的沟通协调能力， A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷 B、能外部公共关系协调 ——艺术气质，能主持一定的文艺活动 ——计算机熟练，英语优秀 ——摄影、驾驶等
主观态度上的问题
——服从和服务意识淡薄
——没有敬业精神，工作态度不佳
——保密意识差，导致泄密事件
——向上错位，擅作主张
客观能力上的问题
——专业技能水平差
——各类知识较浅薄
——概念、判断、概括能力差
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四、秘书性格和心理素质修养
1、秘书人员素养能力构成
思想素质
素质
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一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
现代秘书的涵义 ——为政府机关、企事业单位、团体或个人提供
辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手 企业单位的秘书 ——为企业单位各层次管理组织和领导者个人提
供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员 ——组织的秘书 ——领导的秘书
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一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
辅助性
——主体上的从属性
——工作上的被动性
——权力上的非强制性
——绩效上的间接性
机密性
文牍性
事务性
政策性
综合性
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一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
综合性
——从职能范围上看
人际关系等知识 ——所在工作部门
岗位的专业知识
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一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
基础知识 ——政治哲学类 ——语言文学类 ——数学统计类 ——历史地理类 ——法律知识类
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相关的辅助知识 ——管理知识 ——外语知识 ——地方志知识 ——导游和礼宾
一、秘书人员的知识结构
1、不同层次秘书人员技能程度分析
不同层次秘书的知识结构异同 ——三个层次，两个趋向
秘书的层次
三
越高，知识越
个
丰富，知识结
层
次
构越趋于完善
两个趋向
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一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
专业知识：秘书业务知识 ——秘书学知识 ——秘书写作知识 ——文书档案知识 ——调研、会务、
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三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
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三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同
各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设
法减轻领导者的负担
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二、秘书人员事务处理技能
3、事务处理中的关键点
理：事务本身的内在逻辑性 ——技术层面的原理 ——哲学层面的哲理 ——人际关系中的做人的道理 情与法： ——情理与法理 ——注重平时感情的积累 ——心中的法制观念 ——大事讲原则，小事讲团结
职业 性格
热忱
豁达
温和
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四、秘书性格和心理素质修养
4、优秀秘书人员的性格塑造
现实 性
独立 性
亲和 性
情趣
性格
性
塑造
包容 性
专业 性
计划 性
适应 性
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五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
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一、企业文秘工作的基本特征 二、秘书人员的重要价值和作用 三、秘书人员的自我角色定位 四、秘书性格和心理素质修养 五、秘书情感和意志力修养 六、个人职业道德品质修养
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一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
《辞海》中“秘书” 的5种涵义 ——职务名称之一，是领导的助手 ——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等 ——外交人员，介于参赞和随员之间 ——宫中的藏书 ——谶纬（chen wei），汉代流行的迷信书
A、不承担某一具体工作
B、承担全面了解、联络、沟通
C、起全局性整体协调工作
——从工作内容上看 A、管理事务
B、搞好服务
C、参与政务
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二、秘书人员的重要价值和作用
1、秘书人员的助手作用
文件 处理
文字 把关
助手 作用
事务 处理
检查 督促
2、秘书人员的参谋作用
提供依据
——勤： ??????
——人格高尚
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 ——修身、齐家、治国、平天下 关键的个人品质 ——有社会责任感 ——对领导和团队忠心耿耿 ——有敬业精神 ——有认真的工作态度 ——有任劳任怨的胸怀
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出谋划策
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二、秘书人员的重要价值和作用
3、秘书人员的耳目作用 4、秘书人员的桥梁作用
上情下达 内情外达
下情上达 外情内达
上情下达
5、不管部作用 6、窗口作用
内情外达
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
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三、秘书人员的自我角色定位
一、企业文秘工作的基本特征
3、国际上秘书工作的特点
当前国际上秘书工作有四个特点 ——职业化（门类众多、具有广泛前途） ——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高 ——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高 ——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科
四句顺口溜：
——秘书工作职业化 ——秘书人员知识化
——办公设备自动化 ——学科研究独立化
二、秘书人员事务处理技能
5、会务处理的流程
明确会议目的（凡事皆有因） 作好充分准备（预则立，不预则废） ——通知、会议资料、会场布置、发言人等 人员要有限制（会议的保秘范围） 会场强调纪律（严肃性/领导带头/会风） 会中充分讨论（畅所欲言） 会议要有决议（记录/纪要/归档）
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四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业
的精神
乐于奉 献的精
神
四个 精神
积极进 取的精
神
具有坚定的信念
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开拓创 新的精
神
要有较高的思想水平
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四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
内敛
正直
善良
缜密 坚毅
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接待知识
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一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人
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心理素质 文化素质
文秘专业技术修养
秘
身体素质
理论修养 知识修养 相关行业知识修养
书 修养 人
品质修养 其他社会常识修养 性格修养
员
学习能力 艺术修养
OA
逻辑思维能力
INTERNET
能力
文秘技术能力 口头表达能力 执行能力
口头 文字
办事办会
公文写作 文档管理
交际能力
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二、秘书人员事务处理技能
1、什么是办事能力
秘书人员有效地处理各种日常事务的本领 ——文书事务 ——会议事务 ——值班事务 ——接待事务 ——电话事务 ——生活管理事务 ——领导交办的其他事务
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二、秘书人员事务处理技能
人物 人才 人手
替身 替心 替脑
——价值在哪里？
现场连线
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一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用 应知应会与操作技术 ——OA：办公自动化系统应用
A、计算机操作：打字、制表 B、网络应用：互联网与局域网 C、数据库（各类资讯） ——其它办公设备设施使用 ——接待人员与电话管理
五、秘书情感和意志力修养
3、秘书人员的作风修养
思想作风和工作作风 人际交往作风
——正： ?????? ——贤： ?????? ——实： ?????? ——真： ?????? ——严： ?????? ——细： ?????? ——敏： ??????
——文明礼貌 ——谦虚谨慎 ——不卑不亢 生活作风 ——先公后私 ——勤俭戒奢
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
秘书人员的职业道德
实事 求是 文明 礼貌
忠于 职守 职业 道德 善于 合作
恪守 信用 严守 秘密
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六、个人职业道德品质修养
2、提高秘书人员素质的途径
组织途径
——优化组织氛围——提供成长机会
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身
参谋 助手
下级 角色
报告人
服务员
职责 履行人
事务 执行者
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三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
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一、秘书人员的知识结构
1、不同层次秘书人员技能程度分析
三种能力
高级 秘书
中级 秘书
初级 秘书
类型 评价
工作 模式
战术能力
人事能力
战略能力
人手型 用? 人才型 用? 伙伴型 用?
备
注
代表含义：
很重要 较重要 次重要 不重要
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A、开朗活泼
A、沉着 B、冷静
B、敏锐大胆
C、谨慎 D、细心
C、善于交际
E、稳健 F、持重
热情与沉稳的结合
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宽广与容忍
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五、秘书情感和意志力修养
2、秘书人员的意志力修养
培养 自觉性
培养 自控性
意志力 修养
培养 果断性
培育 坚韧性
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一、秘书人员的知识结构
3、高级秘书人员的综合素质
优秀——对高级秘书人员的评价
优秀的八点表现 责任
分寸
礼貌
忠诚
优秀 评价
谦虚
爱好
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自制
敏感
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一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用
——人手型：代替的是哪一部分？
——内容及特点
A、日常事务性工作 B、服务性工作内容 C、动手而无需动脑 D、简单重复又耗时