如何防范采购部门舞弊行为 v2.0
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致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
组织和程序迹象
18
防范舞弊的实践
舞弊行为发现的途径
外部审计 内部审计 举报与偶然 其他
5%
10%
24%
61%
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
19
应对舞弊的关键点 必须明白为什么舞弊会发生 必须确保可能促使员工进行舞弊的因素最小化 必须了解企业中存在的舞弊机会 必须查明暴露事项和高风险的区域并抑制舞弊机 会 必须知晓舞弊征兆 必须就企业所期望的行为与员工进行沟通 必须对已识别出的问题做出适当的反应，寻求对 舞弊者的适当处罚与制裁
资源 认证
• 根据生产与销售计划 • 根据库存状态及物流 能力 • 根据市场行情
采购 供应
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
11
采购的专业目标
合适的质量 合适的数量 合适的地点 合适的时间 合适的价格
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
12
采购的效益目标
良好的供应商关系 合理的采购费用开支 合理的库存资金占用 合理的物流成本 合适的付款条件
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
8
何人舞弊？为何舞弊？
几乎没有任何企业或者个人对舞弊是免疫的 工作环境是影响舞弊发生的关键因素
不同舞弊倾向人群的分类
极端的 20%
剩下的 80%
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
9
舞弊三角理论
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
10
采购业务
• 根据公司能力 • 根据产品功能与特性 • 根据资源认证的策略
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
16
商业贿赂的危害
造成物价虚高 通过商业贿赂，使企业采购来的是质次价高的商品 妨碍了质量、价格、技术、服务等效能竞争手段作用的发挥，市场 配置资源的作用失灵 行贿的经营者作假账虚报成本，接受贿赂的单位或个人不入账或隐 瞒收入，形成了税务上的风险 加剧社会矛盾，妨碍和谐社会的构建 受贿者暗中出卖本单位利益，造成管理的困难
5
董事长 （爹）
助理
总经理 （我，小儿
副总 （叔叔）
市场总监 （嫂）
财务总监 （你，外聘）
销售总监 （叔叔儿子）
采购经理 （哥）
生产总监 （哥同学）
市场专员 （叔叔儿媳）
主管会计 （外聘）
销售经理 （外聘）
采购 （哥朋友）
出纳 （媳妇）
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
6
什么是职业舞弊？
职业舞弊可以是简单的类似于对公司物品的小偷小摸行为，也可以像精 心策划的财务报告舞弊那样复杂。一般来说，所有的职业舞弊行为都有 四个关键要素，即其行为： 是暗中进行的（舞弊都不想让人知道，我上班的第一周，我们一个 同学给我打电话） 违反了舞弊者对受害组织的信托义务（人家让你来经营企业，结果 到好，你都经营到自己兜里去了） 目的是给舞弊者带来直接或者间接的财务利益（舞弊一般都是有利 益的，收钱、各种好处，比如：出国旅游等等啊） 耗费了雇主的资产、收入或者利润（你是用公司的利益做的交换， 要不然是用了人家质次价高东西，要不然就是让你违反原则，多行 了方便之门，在招投标过程中，要不然让给及时付款等等，有的其 实不是出于恶意，比如：供应商不好要钱，就对你行贿，看似公司 并没有损失什么，但是，这种事情就那样，（吃人家的嘴短，拿人 家的手短），后面的方便之门就越让越大，慢慢就失去了原则，谁 都不是一下子变成坏人的，都是为了变成坏人进行了充分的酝酿， 找到了充分的理由，“老板对我不好，嗯。。。） 职业舞弊和滥用职权是影响每一个组织的实际存在的普遍行为
5 如何识别采购舞弊行为 6 采购环节的舞弊行为控制
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
2
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
3
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
4
董事长
助理 总经理
副总
市场总监
财务总监
销售总监
采购经理
生产总监
市场专员
主管会计
销售经理
供应商管
出纳
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
道德风险发生的前兆
行为迹象 结果迹象 第三方迹象
道德风险防范方法
在部分环节增加参与人 将部分职能设定专职人员/部门 设定审批权限 供应商参与 设置专门的调查部门 外包
例：某公司的供应商公平机制
采购集中控制 供应商选择由团队进行 供应商反馈办公室
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
22
采购环节舞弊控制手段（内控角度）
事后控制
• • • • • • 分析与评估 内部审计 绩效考核 制度修订 总结改进措施 人员轮岗
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
24
总结与问题讨论
“良好的财务管理对一个工商企 业、一个国家乃至整个世界经济状 况都至关重要。财务管理是一件较 为复杂多变的事情，因此颇具刺激 性、使人为之着迷和兴奋，同时也 给人以挑战，令人困惑”。 ——路易斯·加潘斯基
武学东
谢谢！
微博：http://weibo.com/ecfoeleven QQ：1018588
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
25
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
20
舞弊防范措施框架
内部 审计 内部 控制
公司 治理 道德 守则
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
21
采购环节的舞弊控制 道德风险
怎么理解道德风险
供应商如何参与道德风险防范细节
供应商大会 致供应商的公开信 向供应商公开公司的诚信规范 要求采购员签署诚信规范 建立供应商的投诉渠道 供应商回访
成本 标杆
内审 机制
授权 审批
相互 牵制
招标 流程
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
23
采购部门业务节点控制
事前控制
•组织架构与职责 •制度与流程 •目标与预算 •招标政策 •合同订单模板 •信息系统与实物 管理制度
事中控制
• • • • • • 审批控制 高层参与 指标预警 产销计划 库存预警 报废品管理
财务经理人网在线培训课程e 财务经理人网在线培训课程e讲堂
如何防范采购部门舞弊行为 如何防范采购部门舞弊行为
武学东 财务经理人网 微博：http://weibo.com/ecfoeleven QQ：1018588
目 录
1 舞弊行为原理分析 2 采购业务的风险点 3 采购舞弊产生的土壤 4
采购舞弊行为造成的损失
1. 价格未谈到最低 2. 质量不是最好 3. 对供应商的追索不足或失败 4. 供应商选取Hale Waihona Puke Baidu最优
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
15
商业贿赂
1. 2.
3. 4.
5.
6. 7.
给付或收受现金的贿赂行为 给付或收受各种各样的费用(促销费、赞助 费、广告宣传费、劳务费等)、红包、礼金 等贿赂行为 给付或收受有价证券(包括债券、股票等) 给付或收受实物(包括各种高档生活用品、 奢侈消费品、工艺品、收藏品等，以及房 屋、车辆等大宗商品) 以其他形态给付或收受(如减免债务、提供 担保、免费娱乐、旅游、考察等财产性利益 以及就学、荣誉、特殊待遇等非财产性利 益) 给予或收受回扣 给予或收受佣金不如实入账，假借佣金之名 进行商业贿赂
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
13
舞弊产生的土壤
管理层诚信度 忽视或不关心管控手段以及缺乏良好的报告制度 缺乏防止或发现资产挪用的控制手段 管理层压力过大 管理层自身管控失效 员工压力过大或目标不现实
14
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
14
采购环节舞弊行为的危害 有意的通过各种方式获得不正当利益。
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
17
采购环节舞弊的风险前兆
行为迹象
要职人员突然离职 重要岗人员变化快 限制或阻挠其他人员接触供应商和相关资料 提供资料异常缓慢 先斩后奏，紧急采购多
结果迹象
第三方迹象
关键岗位有与收入明显不符合的开支 重要文件有丢失 文件上有非正常修改（比如日期提前） 对账长期不符合（包括由于某些争议导致的），无法解释或解释不清 楚。 有投诉或不满，长期未处理 某一个问题长期不能解决 组织结构设置和部门/岗位分工不足，权利过于集中 重要程序/环节控制不足 供应商的文化和风格 – 网上曝光信息等等
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
7
舞弊的世界
复式簿记之父：卢卡.帕乔利（1494） 做生意但却没有了解所有相关事务的商人，将会发现他的钱像苍 蝇一样乱飞 舞弊不仅会造成重大损失，而且会产生深远影响。舞弊中受害的企 业不仅要承担舞弊本身所造成的损失（企业不能追回的资金），而 且还要承担调查舞弊、解决问题和确保不再发生的成本和费用。 舞弊行为所造成的损失可能会导致公司停止经营活动、工厂关闭， 甚至破产。也可能错过了关键的商机 更重要的，舞弊行为带来企业品牌、信誉、公众形象的负面影响是 难以挽回的。（舞弊这种行为如果泛滥，那就会污染了整个企业的 风气，员工再也没有心情尽职尽责了）
组织和程序迹象
18
防范舞弊的实践
舞弊行为发现的途径
外部审计 内部审计 举报与偶然 其他
5%
10%
24%
61%
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
19
应对舞弊的关键点 必须明白为什么舞弊会发生 必须确保可能促使员工进行舞弊的因素最小化 必须了解企业中存在的舞弊机会 必须查明暴露事项和高风险的区域并抑制舞弊机 会 必须知晓舞弊征兆 必须就企业所期望的行为与员工进行沟通 必须对已识别出的问题做出适当的反应，寻求对 舞弊者的适当处罚与制裁
资源 认证
• 根据生产与销售计划 • 根据库存状态及物流 能力 • 根据市场行情
采购 供应
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
11
采购的专业目标
合适的质量 合适的数量 合适的地点 合适的时间 合适的价格
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
12
采购的效益目标
良好的供应商关系 合理的采购费用开支 合理的库存资金占用 合理的物流成本 合适的付款条件
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
8
何人舞弊？为何舞弊？
几乎没有任何企业或者个人对舞弊是免疫的 工作环境是影响舞弊发生的关键因素
不同舞弊倾向人群的分类
极端的 20%
剩下的 80%
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9
舞弊三角理论
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
10
采购业务
• 根据公司能力 • 根据产品功能与特性 • 根据资源认证的策略
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16
商业贿赂的危害
造成物价虚高 通过商业贿赂，使企业采购来的是质次价高的商品 妨碍了质量、价格、技术、服务等效能竞争手段作用的发挥，市场 配置资源的作用失灵 行贿的经营者作假账虚报成本，接受贿赂的单位或个人不入账或隐 瞒收入，形成了税务上的风险 加剧社会矛盾，妨碍和谐社会的构建 受贿者暗中出卖本单位利益，造成管理的困难
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董事长 （爹）
助理
总经理 （我，小儿
副总 （叔叔）
市场总监 （嫂）
财务总监 （你，外聘）
销售总监 （叔叔儿子）
采购经理 （哥）
生产总监 （哥同学）
市场专员 （叔叔儿媳）
主管会计 （外聘）
销售经理 （外聘）
采购 （哥朋友）
出纳 （媳妇）
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什么是职业舞弊？
职业舞弊可以是简单的类似于对公司物品的小偷小摸行为，也可以像精 心策划的财务报告舞弊那样复杂。一般来说，所有的职业舞弊行为都有 四个关键要素，即其行为： 是暗中进行的（舞弊都不想让人知道，我上班的第一周，我们一个 同学给我打电话） 违反了舞弊者对受害组织的信托义务（人家让你来经营企业，结果 到好，你都经营到自己兜里去了） 目的是给舞弊者带来直接或者间接的财务利益（舞弊一般都是有利 益的，收钱、各种好处，比如：出国旅游等等啊） 耗费了雇主的资产、收入或者利润（你是用公司的利益做的交换， 要不然是用了人家质次价高东西，要不然就是让你违反原则，多行 了方便之门，在招投标过程中，要不然让给及时付款等等，有的其 实不是出于恶意，比如：供应商不好要钱，就对你行贿，看似公司 并没有损失什么，但是，这种事情就那样，（吃人家的嘴短，拿人 家的手短），后面的方便之门就越让越大，慢慢就失去了原则，谁 都不是一下子变成坏人的，都是为了变成坏人进行了充分的酝酿， 找到了充分的理由，“老板对我不好，嗯。。。） 职业舞弊和滥用职权是影响每一个组织的实际存在的普遍行为
5 如何识别采购舞弊行为 6 采购环节的舞弊行为控制
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致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
4
董事长
助理 总经理
副总
市场总监
财务总监
销售总监
采购经理
生产总监
市场专员
主管会计
销售经理
供应商管
出纳
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
道德风险发生的前兆
行为迹象 结果迹象 第三方迹象
道德风险防范方法
在部分环节增加参与人 将部分职能设定专职人员/部门 设定审批权限 供应商参与 设置专门的调查部门 外包
例：某公司的供应商公平机制
采购集中控制 供应商选择由团队进行 供应商反馈办公室
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
22
采购环节舞弊控制手段（内控角度）
事后控制
• • • • • • 分析与评估 内部审计 绩效考核 制度修订 总结改进措施 人员轮岗
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
24
总结与问题讨论
“良好的财务管理对一个工商企 业、一个国家乃至整个世界经济状 况都至关重要。财务管理是一件较 为复杂多变的事情，因此颇具刺激 性、使人为之着迷和兴奋，同时也 给人以挑战，令人困惑”。 ——路易斯·加潘斯基
武学东
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25
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20
舞弊防范措施框架
内部 审计 内部 控制
公司 治理 道德 守则
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
21
采购环节的舞弊控制 道德风险
怎么理解道德风险
供应商如何参与道德风险防范细节
供应商大会 致供应商的公开信 向供应商公开公司的诚信规范 要求采购员签署诚信规范 建立供应商的投诉渠道 供应商回访
成本 标杆
内审 机制
授权 审批
相互 牵制
招标 流程
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
23
采购部门业务节点控制
事前控制
•组织架构与职责 •制度与流程 •目标与预算 •招标政策 •合同订单模板 •信息系统与实物 管理制度
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• • • • • • 审批控制 高层参与 指标预警 产销计划 库存预警 报废品管理
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目 录
1 舞弊行为原理分析 2 采购业务的风险点 3 采购舞弊产生的土壤 4
采购舞弊行为造成的损失
1. 价格未谈到最低 2. 质量不是最好 3. 对供应商的追索不足或失败 4. 供应商选取Hale Waihona Puke Baidu最优
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15
商业贿赂
1. 2.
3. 4.
5.
6. 7.
给付或收受现金的贿赂行为 给付或收受各种各样的费用(促销费、赞助 费、广告宣传费、劳务费等)、红包、礼金 等贿赂行为 给付或收受有价证券(包括债券、股票等) 给付或收受实物(包括各种高档生活用品、 奢侈消费品、工艺品、收藏品等，以及房 屋、车辆等大宗商品) 以其他形态给付或收受(如减免债务、提供 担保、免费娱乐、旅游、考察等财产性利益 以及就学、荣誉、特殊待遇等非财产性利 益) 给予或收受回扣 给予或收受佣金不如实入账，假借佣金之名 进行商业贿赂
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
13
舞弊产生的土壤
管理层诚信度 忽视或不关心管控手段以及缺乏良好的报告制度 缺乏防止或发现资产挪用的控制手段 管理层压力过大 管理层自身管控失效 员工压力过大或目标不现实
14
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14
采购环节舞弊行为的危害 有意的通过各种方式获得不正当利益。
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采购环节舞弊的风险前兆
行为迹象
要职人员突然离职 重要岗人员变化快 限制或阻挠其他人员接触供应商和相关资料 提供资料异常缓慢 先斩后奏，紧急采购多
结果迹象
第三方迹象
关键岗位有与收入明显不符合的开支 重要文件有丢失 文件上有非正常修改（比如日期提前） 对账长期不符合（包括由于某些争议导致的），无法解释或解释不清 楚。 有投诉或不满，长期未处理 某一个问题长期不能解决 组织结构设置和部门/岗位分工不足，权利过于集中 重要程序/环节控制不足 供应商的文化和风格 – 网上曝光信息等等
致力于财务管理实践，打造卓越财务经理人
7
舞弊的世界
复式簿记之父：卢卡.帕乔利（1494） 做生意但却没有了解所有相关事务的商人，将会发现他的钱像苍 蝇一样乱飞 舞弊不仅会造成重大损失，而且会产生深远影响。舞弊中受害的企 业不仅要承担舞弊本身所造成的损失（企业不能追回的资金），而 且还要承担调查舞弊、解决问题和确保不再发生的成本和费用。 舞弊行为所造成的损失可能会导致公司停止经营活动、工厂关闭， 甚至破产。也可能错过了关键的商机 更重要的，舞弊行为带来企业品牌、信誉、公众形象的负面影响是 难以挽回的。（舞弊这种行为如果泛滥，那就会污染了整个企业的 风气，员工再也没有心情尽职尽责了）